Každá organizácia a podnikanie (od právnických firiem až po výrobné spoločnosti) potrebujú politiku, ktorá osloví návštevníkov pracoviska. Tieto zásady na pracovisku chránia návštevníkov, zamestnancov a podniky ako celok. Návštevníci si môžu ublížiť, ublížiť iným alebo spôsobiť škodu na majetku.
Existuje tiež riziko krádeže (duševnej alebo fyzickej), sabotáže a dokonca aj terorizmu. Zatiaľ čo každá organizácia vyžaduje niečo iné (kancelária Fortune 50 HQ má oveľa viac návštevníkov ako malá dielňa na výrobu elektroniky), nižšie uvedená vzorka pokrýva hlavné body.
Zásady prístupu návštevníkov sú vypracované oddelením ľudských zdrojov a väčšina HR profesionálov buď má zásady, alebo vie, ako ich napísať. Ak nie, môžu ho získať od profesionálnej organizácie, ako je SHRM (Spoločnosť riadenia ľudských zdrojov).
Ukážka prípadu
Zipline International (fiktívna spoločnosť) je úspešná, pretože najíma talentovaných odborníkov a vyrába špičkové produkty vo svojom odvetví. Pretože neoprávnení návštevníci môžu ukradnúť duševné vlastníctvo, zraniť sa v nebezpečných výrobných priestoroch alebo spôsobiť škodu zamestnancom, spoločnosť Zipline zaviedla prísnu politiku prístupu návštevníkov. Politika ide ďaleko, aby chránila obchodné tajomstvá a chránila návštevníkov a zamestnancov.
Check in a Check out
Všetci návštevníci musia byť zaregistrovaní v softvérovom systéme na správu návštev, ktorý prevádzkuje recepčná pred vchodom. Systém zaznamenáva meno a firemnú príslušnosť každého návštevníka, ako aj účel a trvanie jeho návštevy.
Odznak návštevníka
Pri registrácii sa každý návštevník odfotí a dostane preukaz totožnosti s fotografiou. Odznak spolu s fotografiou zobrazuje meno návštevníka a trvanie jeho návštevy. Odznak návštevníka je potrebné nosiť neustále.
Návštevníci musia byť po celý čas sprevádzaní sponzorom
Všetci návštevníci musia byť počas pobytu v sprievode zamestnanca (zamestnancov), ktorých navštevujú. Táto požiadavka sa nevzťahuje na návštevníkov z pobočiek Zipline. Môžu sa prijať osobitné opatrenia na ubytovanie dodávateľov najatých na dlhodobé úlohy, ale tieto opatrenia musia byť schválené s riaditeľom bezpečnosti.
Fotografie
Žiadne fotografie sa nesmú robiť bez predchádzajúceho súhlasu právneho oddelenia alebo riaditeľa bezpečnosti. Okrem toho povolené fotografie nie je možné publikovať bez predchádzajúceho súhlasu riaditeľa marketingu.
Nezverejnenie
Všetci návštevníci musia pri registrácii podpísať NDA (dohoda o mlčanlivosti).
Prístup k sieti pre hostí
Návštevníkom, ktorí vyžadujú prístup na internet, sa poskytne používateľské meno a heslo hosťa pre bezdrôtovú sieť Zipline. Hosťovi nie je v žiadnom momente umožnený prístup k firemnému intranetovému programu pomocou notebooku alebo iného mobilného zariadenia.
Úloha Floor Marshalla
Každý zamestnanec, ktorý zbadá návštevníka bez odznaku, by mal na to okamžite upozorniť určeného traťového komisára pre jeho oblasť. Za presadzovanie politiky riadenia návštev nesie zodpovednosť v prvej línii traťový komisár. V prípade núdzovej evakuácie vytlačí recepčná na recepcii zoznam všetkých návštevníkov a doručí ich poschodovému riaditeľovi v evakuačnom priestore. Poschodoví traťoví komisári sú zodpovední za zúčtovanie všetkých návštevníkov počas evakuácie.
Vylúčenie zodpovednosti:Toto je vzorová politika a nepredstavuje právne poradenstvo. Má byť len východiskovým bodom pri vytváraní politiky prispôsobenej špecifickým potrebám vašej spoločnosti. Zipline International je fiktívna spoločnosť (podľa môjho najlepšieho vedomia) a názov bol použitý len ako príklad pri písaní tejto politiky.
