Pred koronavírusovou krízou sa spoločnosti rozhodovali samy, ak chceli zamestnancov pracovať na diaľku alebo mať požiadavku na celodennú dochádzku do kancelárie. Zrazu sa svet obrátil hore nohami a väčšina podnikov musela prejsť a prispôsobiť sa modelu práce na diaľku.
Avšak aj keď sa príkazy na pobyt doma nakoniec skončia, vedieť, ako efektívne viesť stretnutie na diaľku, bude stále veľkou zručnosťou. Je tiež pravdepodobné, že táto skúsenosť práce na diaľku – aspoň časť, ak nie celý čas – si získa niektorých priaznivcov. Tu je 10 spôsobov, ktoré vám pomôžu zefektívniť vaše vzdialené stretnutia.
Potrebujete skvelé technologické nástroje
Keď pracujete v rámci a priniesť kultúru vlastného zariadenia (BYOD), ľudia budú mať rôzne systémy a schopnosti. Vaši zamestnanci však nemusia mať to, čo potrebujú, aby sa mohli zúčastniť úspešnej videokonferencie. Zvážte štandardizáciu notebookov alebo aspoň stanovenie minimálneho štandardu, aby boli videokonferencie prehľadné a efektívne.
Budete chcieť mať niekoľko typov technológií, ktoré sa dohodnú na stretnutiach na diaľku, aby sa zamestnanci stali efektívnymi a skúsenými. To môže znamenať aj investíciu do kvalitných náhlavných súprav, ktoré môžu pomôcť blokovať hluk na pozadí a zabrániť spätnej väzbe od ostatných počas videohovoru.
Pri stretnutiach na diaľku sa držte základov úspešných stretnutí
Vedľajšie konverzácie a četovanie pred osobným stretnutím sú bežné, no nie vždy fungujú tak dobre vo virtuálnych situáciách. Experti na stretnutia Bob Frisch a Cary Greene navrhujú mať formálnu štruktúru, prideleného facilitátora, program a stanoviť časové limity, aby vaše virtuálne stretnutie prebehlo hladko.
Ako pri každom úspešnom stretnutí, budete tiež musieť byť vopred informovaní o dôvode, prečo sa zvolávate, o cieli a o tom, ako očakávate, že rozhodnutie, výstup alebo výsledky budú potom vyzerať.
Nepodceňujte socializačný faktor
Existujú rôzne dôvody, prečo vzdialení zamestnanci môžu chcieť organizovať stretnutia: zdieľanie informácií, riešenia brainstormingu, koordinácia aktivít a všeobecne budovanie tímu. Ale jedným z dôležitých dôvodov na usporiadanie stretnutia na diaľku je socializácia. Vzdialene umiestnené tímy si musia vybudovať sociálne väzby, aby mohli lepšie spolupracovať. Práve teraz možno budete musieť mať viac stretnutí ako v „normálnych“ časoch, pretože toľko ľudí sa cíti izolovaní a odpojení jeden od druhého.
„Čím viac dokážete vybudovať zmysel pre komunitu práve teraz, tým lepšie pre emocionálne zdravie a pracovný výkon každého,“ hovorí autora a výkonný riaditeľ digitálnej agentúry Howard Tiersky. "Dobre vedené stretnutie môže byť v skutočnosti jasným bodom v inak pochmúrnom a depresívnom dni."
Virtuálny ľadoborec alebo aktivita vám tiež pomôže začať schôdzku na diaľku pozitívne a podporí rozumný prechod k hlavnej téme lepšie ako nečinné rozprávanie. Dokonca aj a pomáha zábavný ľadoborec zahriať konverzáciu skupiny.
Stlmiť, keď je to potrebné
Zvuky v pozadí, ako napríklad ľudia, ktorí si robia poznámky na svojich notebookoch, pridávajú virtuálnemu stretnutiu obrovský hluk. Pripomeňte účastníkom, aby stlmili zvuk, ak budú písať (pokiaľ nehovoria) alebo ak majú na pozadí iný hluk, ako sú deti, televízory, premávka a domáce zvieratá.
Podeľte sa o svoje reakcie
Aj keď vidíte členov svojho tímu, čím viac ľudí je na vzdialenom stretnutí, tým menej môžete vidieť si navzájom náznaky tváre a čítať reč tela – základné zložky komunikácie v takom životné prostredie. To môže viesť k nepríjemnému zážitku.
Keď sú ľudia stlmení, v spojení s nedostatočnou rečou tela a všeobecnou nepríjemnosťou situácie na stretnutí na diaľku, môžete mať problém povedať, ako ľudia reagujú.
Ak niekto urobí vtip, povedzte nahlas: „To je smiešne“, pretože nemusí vidieť váš úsmev ani počuť váš smiech.
Majte kód obliekania na stretnutia na diaľku
Práca doma vo všeobecnosti znamená uvoľnenejší pracovný deň, no niektorí ľudia zachádzajú s moderovaním príliš ďaleko. Napríklad sudca na Floride musel advokátom pripomenúť, aby na virtuálne súdne pojednávania vstali z postele a obliekli si bežné oblečenie.Uistite sa, že vaši zamestnanci poznajú firmu očakávania od ich obchodného oblečenia.
Dajte šancu všetkým účastníkom vystúpiť
Na bežnom stretnutí môžete očakávať, že sa ľudia v prípade potreby ozvú. Kvôli nedostatku sociálnych podnetov a odporúčaného stlmenia môžu mať ľudia ťažkosti povedať, čo chcú povedať. The facilitátor alebo vedúci stretnutia by sa mal pýtať ľudí konkrétne hovoriť alebo dať všetkým účastníkom možnosť poskytnúť spätnú väzbu alebo zdieľať nápady.
Na stretnutí na diaľku je niektorým zamestnancom príjemnejšie hovoriť a nechcete nikomu dovoliť, aby dominoval. Preto môže facilitátor chcieť zavolať ľudí menovite, aby umožnil každému členovi tímu komunikovať.
Využite funkciu chatu a možnosti videa nástroja
Ak má váš nástroj na virtuálne stretnutia funkciu četovania, povedzte ľuďom, aby ju používali. Okno rozhovoru je cenným miestom na zaznamenávanie dôležitých myšlienok a kladenie otázok bez prerušenia prezentujúceho.
Môžete tiež požiadať svojich vzdialených účastníkov schôdze, aby zapli video komponent nástroja alebo prenosného počítača. Je to užitočný spôsob, ako pomôcť ľuďom zostať pri úlohe a efektívne sa zúčastňovať na stretnutí na diaľku.
Ak sa vidíte, viete, či je váš spolupracovník zapojený do stretnutia. Ak používate vizuálny kontakt, požiadajte účastníkov, aby sedeli v oblasti ich domova, ktorá je pokojná a nebude vizuálne rozptyľovať.
Nebojte sa riešiť zložité problémy počas stretnutia na diaľku
Ako uvádzajú Frisch a Greene z Harvard Business Review, môže byť lákavé navrhnúť, aby všetci počkali, kým sa vrátia do kancelárie, aby vyriešili určité naliehavé problémy.Teraz sa však musíte zaoberať témami, ktoré vás znepokojujú. Odkladanie problémov im umožňuje zrýchliť, čo je kontraproduktívne pre obchodný úspech.
Správajte sa k ľuďom láskavo a s úctou
Zatiaľ čo ľudia majú tendenciu byť sebavedomejší pred kamerou ako pri osobných rozhovoroch, prejav zdvorilosti je vždy dobrou radou pre akúkoľvek formu stretnutia. Počas stretnutia nekritizujte ľudí za osvetlenie, umiestnenie kamery alebo iný vizuálny problém. Čas na nápravu týchto vecí je pred stretnutím, jeden na jedného.
Spodný riadok
Dúfajme, že tieto tipy pomôžu vašim vzdialeným stretnutiam byť efektívnejšie a hodnotnejšie. Nemali by slúžiť len ako pomôcka, ktorá pomôže vašim zamestnancom pohodlnejšie sedieť vpredu kamery a účasti, ale posilnite svoju schopnosť viesť a riadiť tok rozhovor. A ako mnohé pracovné výzvy predtým, aj vaše virtuálne stretnutia sa časom, praxou, vytrvalosťou a trpezlivosťou zlepšia.
