Ak ste ako väčšina ľudí, ktorých poznám, predstava, že by ste strávili deň na stretnutiach typu back-to-back, môže byť strašný pocit. Stretnutia môžu byť nudné, často zbytočné a rozhodne oberajú o čas od inej (kľúčovejšej) práce. Ale stretnutia môžu byť veľmi efektívne a produktívne, keď sú správne naplánované. Tu je niekoľko jednoduchých krokov na plánovanie efektívnych stretnutí.
Rozhodnite sa, či naozaj potrebujete stretnutie
Najprv sa rozhodnite, či je plánovanie stretnutia naozaj potrebné. Často si myslíme, že formálne stretnutie je najlepší spôsob, ako zdieľať informácie alebo diskutovať. Ale ak sa vaše správy dajú doručiť prostredníctvom e-mailu alebo konferenčného hovoru, alebo len zhromaždením niekoľkých ľudí vo vašej kancelárii na 15 minút, potom je pravdepodobne dobré formálne stretnutie úplne vynechať.
Pozvite len tých, ktorí tam naozaj musia byť
Boli ste niekedy pozvaní na stretnutie a v polovici ste sa pýtali, prečo ste tam? Nestrácajte čas ľudí tým, že ich pozvete na stretnutie, na ktorom sa nemusia zúčastniť. Nebude to efektívne stretnutie. Musí byť na stretnutí prítomný niekto z účtovníctva, aby odpovedal na otázky týkajúce sa rozpočtu? Potom pozvite jednu osobu z účtovníctva, ktorá sa na túto úlohu hodí.
Ak kolega alebo nadriadený potrebuje byť informovaný o tom, o čom sa diskutovalo na stretnutí, nemusíte ho pozývať na skutočné stretnutie. Jednoducho pripravte súhrn stretnutia a pošlite im ho. Ocenia úsporu času a vy máte istotu, že – keďže informácie napíšete – sú plne informovaní o diskusiách.
Rozosielajte pripomenutia schôdzí
Život je zaneprázdnený a kalendáre sa rýchlo zaplnia naplánovanými aktivitami. Dva dni pred stretnutím odošlite pripomienku následného stretnutia. Tí, ktorí povedali, že sa zúčastnia, potom budú môcť potvrdiť, že sa ešte môžu zúčastniť, alebo ak sa ich plány zmenili a musíte zmeniť termín.
Mať agendu
Ak chcete naplánovať efektívne stretnutia, mali by ste sa najskôr rozhodnúť, o čom sa bude diskutovať. Čo je cieľom stretnutia? Čo sa snažíte dosiahnuť? Vypracujte program stretnutia vopred a rozdajte ho účastníkom. Uveďte čas začiatku a uveďte krátky zoznam tém, ktorým sa treba venovať. Nezahlcujte svoje vlastné stretnutie zdĺhavým a príliš podrobným programom. Menovite uveďte osoby, ktoré budú zodpovedné za podávanie správ o konkrétnej oblasti.
Pamätajte, že je to dôležité pre účastníkov, ale aj pre vás. Keď si stanovíte agendu, budete sa môcť lepšie držať témy.
Jasne vyjadrite očakávania
Keď prvýkrát posielate oznámenie o stretnutí, ujasnite si jeho účel a vaše očakávania. Bude sa stretnutie točiť okolo prezentácie? Budú si účastníci musieť robiť poznámky? Alebo je toto brainstorming, od každého sa očakáva, že príde s nápadmi a návrhmi?
V niektorých podnikových kultúrach sa zamestnanci nemusia zúčastňovať – iba počúvajú a idú späť do svojich pracovných priestorov. V iných spoločnostiach sa zamestnanci zúčastňujú voľne. V dnešných spolupracujúcich pracoviskách je interakcia a zdieľanie nápadov nielen vítané, ale často je to aj účel celého stretnutia.
Keď stanovujete svoje očakávania, je tiež vhodný čas na odoslanie akéhokoľvek povinného čítania alebo materiálu, ktorý si majú účastníci pozrieť. Takto sú pripravení, keď prídu na stretnutie a nečakajú ich žiadne prekvapenia.
Začnite včas
Začať včas je skutočne dôležité, a to z hľadiska logistiky aj produktivity. Ak ste osoba, ktorá sa zvyčajne objavuje na stretnutiach načas, potom chápete, aké frustrujúce môže byť, keď veci nefungujú, keď ľudia vchádzajú do miestnosti. Čo sa nevyhnutne stane je, že odteraz každý vie, že tieto stretnutia nikdy nezačínajú načas každý sa začína objavovať neskoro. Postarajte sa o svoje stretnutie. Začnite okamžite v danom čase začiatku. Zatvorte dvere a začnite. Stragglers rýchlo dostanú správu, že prichádzajú neskoro, a túto chybu by mali urobiť len raz. A okrem toho sa všetci musia vrátiť do práce, takže nechcete narušiť celý pracovný deň.
Nech je to krátke a jednoduché
Väčšina stretnutí je naplánovaná na hodinu, kedy v mnohých prípadoch postačí kratší časový úsek. Keď je prideleného príliš veľa času, stráca sa čas. Ľudia sa zdržiavajú po skončení stretnutia alebo trávia príliš dlho daným bodom programu. Udržujte stretnutia krátke a vecné.
Zostaňte na tému
Samotná agenda nebude viesť vaše stretnutie efektívne. Držte sa programu a zabráňte tomu, aby sa diskusie zatúlali na tangenty. Odošlite akékoľvek otázky mimo témy a uveďte, že je to téma na ďalšie stretnutie alebo sa bude riešiť súkromne. Nikto nemá rád schôdzku na úteku, na ktorej sa celý zámer odsunul do úzadia v iných rozhovoroch.
Usporiadajte menšie stretnutia mimo konferenčnej miestnosti
Sedieť v tej istej známej konferenčnej miestnosti zhromaždenej okolo toho istého známeho stola je práve to – je to príliš známe. Ak chcete povzbudiť zamestnancov k interakcii, tvorivému mysleniu a živej diskusii, zvážte možnosť usporiadať stretnutie mimo štandardnej konferenčnej miestnosti.
Zvážte stretnutie pri stole vonku, ak to miesto a počasie dovoľujú. Skúste sa zhromaždiť v spoločnom priestore s pohovkami a malými stolíkmi namiesto veľkého konferenčného stolíka a otočných stoličiek.
Nebojte sa zvoliť iný prístup
Ak prístup k stretnutiu nefunguje, nebojte sa zmeniť kurz. Napríklad, ak brainstorming prináša tichú miestnosť s veľmi malým množstvom dialógov, zmeňte smer. Buďte flexibilní a všímajte si, ako prebieha celkové stretnutie.
Použite technológiu
Plánujte použiť technológiu na udržanie pozornosti účastníkov. V dnešnom digitálnom svete je väčšina ľudí zvyknutá vidieť grafiku alebo videá na podporu slov, ktoré počujú. Odvolajte sa na tento spôsob myslenia a pri plánovaní stretnutia začleňte audiovizuálny materiál.
Počítače premietané na veľké obrazovky a prezentácie Smart Board, ktoré podporujú interakciu, sú vítanou zmenou oproti štandardným zdĺhavým prezentáciám v PowerPointe.
Jeden bod k technológii – určite si ju najskôr vyskúšajte. Posledná vec, ktorú potrebujete, je znechutiť vás, pretože laptop nefunguje alebo si nemôžete prezerať vizuálne pomôcky, keď ich potrebujete. Ak technológia nie je vašou silnou stránkou, požiadajte niekoho iného, aby si to pred stretnutím prebehol. Určite vám to ušetrí čas a udrží vás podľa plánu, ak si dopredu urobíte malú prípravnú prácu.
Odošlite zhrnutie stretnutia
Do jedného dňa po stretnutí pošlite krátke zhrnutie toho, o čom sa diskutovalo. Je dobré poslať e-mail všetkým prítomným, tým, ktorí sa stretnutia nemohli zúčastniť, a komukoľvek inému, koho možno bude potrebné informovať. Zahrňte aj všetky akčné položky, špecifikujte, kto je zodpovedný za každú položku, ako aj dátum splatnosti.
