Udržiavanie viacerých skupín na jednej stránke je jednou z najväčších výziev, ktorým čelia plánovači udalostí každý deň. Zatiaľ čo každý, kto sa podieľa na udalosti, chce, aby bola úspešná, bez definovanej cesty pre komunikáciu bude vždy existovať šanca, že detaily prepadnú cez trhliny. Predchádzaniu prehliadnutiu je možné predísť vytvorením informačného diagramu od samého začiatku. Postupujte podľa nižšie uvedených pokynov, aby všetky strany pracovali rovnakým smerom.
Staňte sa Náčelníkom
Väčšina podujatí je spoločným úsilím niekoľkých rôznych oddelení, ale na konci dňa musí byť jeden vedúci, ktorý bude dohliadať na celú produkciu. Každá osoba v tíme by sa mala zamerať na svoju špecializáciu a pochopiť dôležitosť svojich hraníc. Identifikujte sa ako vedúci plánovač od samého začiatku projektu. Vysvetlite svojim spolupracovníkom dôležitosť toku informácií a znázornite, čo sa stane, keď sa ignorujú protokoly. Keďže nikto nechce byť zodpovedný za vytvorenie problému, vysvetlite pravidlá interného dialógu v prvý deň.
Organizovať výbory pre podujatie
Cieľom je tu spárovať pracovníkov, ktorých povinnosti sa budú nejakým spôsobom prelínať. Napríklad marketingové oddelenie by malo byť v rovnakej komisii ako audiovizuálny tím, aby sa zabezpečilo správne zobrazenie všetkých grafických prvkov a log. Vytvorenie tímov, ktoré prirodzene potrebujú spolupracovať, odstráni veľa nadbytočných e-mailov, ktoré sa pri náhodnom miešaní zvyčajne strácajú. Vyberte si jeden kontakt z každého výboru, aby vás informoval o poslednom vývoji.
Uverejnite termíny, aby plánovacie tímy zostali na správnej ceste
Zverejňovanie termínov v dostatočnom predstihu zníži úroveň stresu pre všetkých zúčastnených. Hodnotu svojich termínov môžete posilniť vytvorením vývojového diagramu, ktorý ilustruje, ako sa práca každého výboru použije na spojenie všetkého. Zamestnanci vo všeobecnosti reagujú lepšie, keď vedia, že iné oddelenie čaká na ich odpoveď. Zdieľanie týchto informácií udržuje proces transparentný a zdôrazňuje zodpovednosť bez použitia negatívnej akcie.
Informovať vedúcich pracovníkov
Jednou z najväčších chýb, ktoré môžete urobiť, je pracovať v zákulisí, kým nebudete pripravení prezentovať nápady svojim výkonným lídrom. Zriedka, ak vôbec, vojdete do ich kancelárie a odídete bez toho, aby ste museli zmeniť nejaký aspekt vašej udalosti. Ušetrite si túto frustráciu tým, že sa s nimi budete proaktívne stretávať v pravidelných intervaloch počas procesu plánovania. Je oveľa jednoduchšie robiť zmeny v strede projektu, ako točiť späť na konci.
Kontaktujte svojich predajcov
Ďalšou zdanlivo nevinnou chybou, ktorá môže nastať, je sekundárna komunikácia s predajcami. Stáva sa to, keď spolupracovník prevezme iniciatívu a kontaktuje priamo predajcu, aby sa podelil o podrobnosti plánovania, o ktorých neviete. Výsledok týchto vedľajších rozhovorov môže mať veľký vplyv na to, ako sa udalosť spája. Jediným spôsobom, ako tomu zabrániť, je obmedziť vášho dodávateľa v prijímaní objednávok od iných zamestnancov. Možno si budete myslieť, že to na prvý pohľad znie tvrdo, ale budete spať oveľa ľahšie, keď budete vedieť, že cez vás prúdia všetky informácie.
Poskytujte proaktívne aktualizácie informácií
Byť hlavným plánovačom udalosti si vyžaduje, aby ste zdieľali toľko informácií, koľko dostanete. Uschovajte si hlavný plánovací dokument, ktorý načrtáva podrobnosti o udalosti, a posielajte týždenné aktualizácie všetkým členom vášho výboru. Udržujte svoju komunikáciu stručnú a vecnú. Chcete, aby si všetci prečítali poznámky vo vašich týždenných e-mailových aktualizáciách, ale ak sa budete neustále túlať, rýchlo stratíte ich pozornosť.
Riadenie toku informácií o vašich udalostiach vyžaduje rovnaké postupy ako medzirezortná komunikácia. Uvedomte si všetkých svojich povinností a zdieľajte dôležité aktualizácie so všetkými zúčastnenými stranami. Zásadný rozdiel je v tom, že ste generálnym riaditeľom projektu. Vašou úlohou je spravovať všetky detaily ktoré prídu a premietnu ich do spoločnej vízie, ktorá spĺňa potreby každého oddelenia. Základom úspechu je zabezpečiť, aby všetky informácie prúdili rovnakým smerom.
