Keď robíte pohovor pre práca administratívneho asistenta, anketár sa bude chcieť dozvedieť, aká dôležitá je vaša kvalifikácia pre danú pozíciu a ako by ste zapadli do spoločnosti a oddelenia.
Keďže práca si vyžaduje administratívne aj medziľudské zručnosti, náboroví manažéri sa na to často pýtajú špecifické atribúty, ktoré máte a ktoré vás kvalifikujú na danú pozíciu, ako aj vaše menej kvantifikovateľné schopnosti ľudí.
Príprava na pohovor
Jedným zo spôsobov, ako sa pripraviť, je analyzovať popis práce a pokúsiť sa získať predstavu o tom, či existuje konkrétny súbor zručností, na ktorý sa pozícia zameriava.
Dôraz sa kladie napríklad na plánovanie ciest, koordináciu projektov, plánovanie každodenných stretnutí, osobnú asistenciu alebo čokoľvek iné?
Pri odpovedaní na otázky súvisiace s pracovným pohovorom nezabudnite zdôrazniť svoje najdôležitejšie skúsenosti.
Urobte si zoznam zručností uvedených v pracovnej ponuke a pokojne pridajte aj ďalšie, o ktorých si myslíte, že by boli tiež použiteľné. Potom sa pozrite na svoje administratívne a kancelárske zručnosti a priraďte svoju kvalifikáciu k práci.
To vám pomôže prispôsobiť vaše odpovede tým najrelevantnejším spôsobom pre konkrétnu pozíciu.
1:14
Pozrite si teraz: Ako odpovedať na 4 bežné otázky týkajúce sa administratívnych úloh
Tipy na zvládnutie rozhovoru
Je dôležité si uvedomiť, že diskusia bude pravdepodobne presahovať rámec medziľudských mäkkých zručností, ako sú vaše komunikačné schopnosti, organizačné schopnosti alebo včasnosť. Mali by ste byť pripravení hovoriť aj o tvrdých zručnostiach.
Buďte pripravení diskutovať o softvérových programoch
Keďže mnohé pozície administratívnych asistentov vyžadujú časté používanie špecifického softvéru, možno budete musieť diskutujte o rôznych programoch, s ktorými ste pracovali, o tom, ako ste tieto programy používali, a o vašej úrovni odbornosť.
Rád používam technológie a učím sa o nových programoch. Mám tiež talent učiť spolupracovníkov, ktorí nemusia byť tak dôvtipní v používaní systémov. Vo svojom poslednom zamestnaní v Kent Associates som sa dobrovoľne prihlásil na preskúmanie systémov riadenia projektov pre tím profesionálov, ktorých som podporoval. Môj šéf schválil moje odporúčanie a zaviedli sme webový systém Asana, ktorý nám pomáha sledovať projekty a zdieľať informácie na webovej platforme.
Som kontaktnou osobou v kancelárii pre prezentácie v PowerPointe a rád pomáham našim predajcom ohromiť zákazníkov svojimi prezentáciami. Som tiež pokročilý používateľ Excelu a vytváram komplexné makrá na prípravu rozpočtových projekcií pre návrhy projektov.
Vaše odpovede budú pôsobivejšie, ak poskytnete konkrétne anekdoty, ktoré ilustrujú vaše ovládanie administratívnych nástrojov a procesov.
Buďte pripravení diskutovať o administratívnych procesoch
Mali by ste byť pripravení diskutovať o svojom pracovnom postupe a administratívnych procesoch na predchádzajúcich pozíciách. Ako administratívny profesionál by ste nemali pochybovať o tom, že ste organizovaní a orientovaní na detaily. Váš anketár to bude chcieť vedieť ako tieto vlastnosti prejavujete vo svojom každodennom pracovnom procese.
Organizačné schopnosti a zmysel pre detail patria medzi moje najsilnejšie prednosti. Darilo sa mi v situáciách, keď môžem vniesť poriadok do zložitých projektov. Predtým som napríklad podporoval osem profesionálov, ktorí plánovali propagačné akcie pre klientov. Vyvinul som šablónu na sledovanie cieľov a pokroku pre každý projekt a nastavil som ju na spoločný disk aby všetci zainteresovaní zamestnanci mohli sledovať svoj pokrok týkajúci sa projektov tímu a diania.
Keď som pracoval pre Alfred Group, vytvoril som príručku postupov, ktorá načrtla kroky potrebné na spracovanie žiadosti o pôžičky a potom ich nahrali online, aby všetci úradníci o pôžičkách mohli postupovať rovnako postupy.
Vždy reagujte pozitívne
Dávajte pozor na svoje správanie počas celého pohovoru. Usmievajte sa, udržujte očný kontakt so svojím anketárom a hovorte nadšeným (ale stále pokojným a sebavedomým) tónom hlasu.
Keďže administratívni asistenti sú často v úzkom kontakte s jednotlivcami, pre ktorých pracujú, je nevyhnutné byť vždy pozitívny, profesionálny a zdvorilý.
Budete chcieť, aby osoba, ktorá vedie pohovor, nepochybovala o tom, že práca s vami bude príjemným zážitkom.
Pracoval som na recepcii v našej agentúre a bolo dôležité, aby som urobil pozitívny prvý dojem na súčasných aj budúcich klientov. Som prirodzený človek, ktorý „môže“ a moje recenzie pravidelne chválili moju orientáciu na služby zákazníkom.
Spoločnosť robí prieskum klientov po interakciách a moje meno sa neustále objavuje ako pracovník, ktorý je užitočný, príjemný a profesionálny. Môj šéf sa vyjadril k tomu, ako často ma klienti žiadajú, keď volajú do kancelárie o pomoc.
Otázky a odpovede na pohovor s administratívnym asistentom
Počas prípravy môže byť užitočné zopakovať si otázky, ktoré sa vás môžu pýtať. Zamyslite sa nad tým, ako sformulovať odpoveď, pričom zdôraznite konkrétne skúsenosti a úspechy z predchádzajúcich zamestnaní.
- Aké počítačové zručnosti ovládate a aké programy vám vyhovuje? - Najlepšie odpovede
- Vyhovuje vám používanie telefónu s viacerými linkami a vybavovanie veľkého objemu telefónnych hovorov? - Najlepšie odpovede
- V tejto spoločnosti o sebe radi uvažujeme ako o tíme, ktorý spoločne pracuje na rovnakých cieľoch. Ako vnímate prácu v tímovom prostredí? - Najlepšie odpovede
- Ako by ste sa cítili, keby ste dohliadali na dvoch alebo troch ďalších zamestnancov? - Najlepšie odpovede
- V čom je tvoja najväčšia sila a ako by to pomohlo tvojmu výkonu na tejto pozícii? - Najlepšie odpovede
- Čo je tvoja najvačšia slabina? - Najlepšie odpovede
- Ako zvládate stres a tlak? - Najlepšie odpovede
- Aké to bolo pracovať pre vášho nadriadeného? - Najlepšie odpovede
- Čo očakávate od supervízora? - Najlepšie odpovede
- Pracujete radšej samostatne alebo v tíme? - Najlepšie odpovede
- Pracuje sa vám dobre s ľuďmi? - Najlepšie odpovede
- Uveďte niekoľko osobných príkladov tímovej práce. - Najlepšie odpovede
- Otázky na pohovore s recepčnou: - Zoznam otázok
Otázky, ktoré treba položiť anketárovi
Mali by ste si tiež urobiť prieskum o spoločnosti a byť pripravený klásť relevantné otázky, keď sa naskytne príležitosť.
Ak ste nedostali príležitosť skôr na pohovore, môže byť užitočné vymyslieť si vopred niekoľko otázok, ktoré by ste mohli položiť alebo o nich ďalej diskutovať.
Často sa to blíži ku koncu pohovoru, takže je dôležité zanechať v anketárovi dobrý dojem. Skvelý spôsob, ako to urobiť, je ukázať svoj záujem a prípravu na pracovný pohovor spojením otázok, ktoré ste dostali, s niektorými vlastnými otázkami.
- Aké sú povinnosti na tejto pozícii?
- Môžete opísať typický deň (týždeň) na tomto oddelení?
- Aké sú silné stránky tohto oddelenia? Aké sú slabé stránky?
- Čo by vaši bývalí asistenti povedali, že bola najlepšia časť práce pre vás? Čo by povedali, že bolo najhoršie?
- Akým smerom sa podľa vás bude spoločnosť uberať v najbližších piatich rokoch? Máte pocit, že existujú nejaké hrozby pre jeho úspech?
- Prečo váš posledný asistent odišiel z pozície? Aké boli jeho/jej silné stránky? Aké boli jeho/jej slabé stránky? Čo robí teraz?
- Aké atribúty mal váš najlepší asistent? A čo tvoj najhorší asistent?
- Ako často sa vykonávajú kontroly výkonnosti? Kto ich vedie?
- Aké zručnosti sú pre vás najdôležitejšie u administratívneho asistenta?
- Ako odmeňujete a povzbudzujete ľudí, ktorí pracujú vo vašom oddelení?
- Vyskytujú sa v tomto oddelení nejaké problémy s výrobou?
- Ako ste v minulosti riešili personálne problémy?
- Aké sú pre človeka na tejto pozícii najväčšie výzvy?
- Čo je podľa vás na tejto pozícii najprínosnejšie?
- Podporujete (spoločnosť/oddelenie) členstvo v profesijných združeniach a neustály profesionálny rozvoj?
- Čo by ste opísali ako úlohu administratívnych pracovníkov v tomto úrade?
- Očakávajú sa nadčasy alebo víkendové hodiny?
- Čo sa vám na práci v tejto spoločnosti najviac páči? Urobili by ste nejaké zmeny?
- Čo sa vám na práci tu najmenej páči?
- Podporujete oddelenie, aby pracovalo ako tím, alebo sa viac sústredíte na individuálne príspevky?
Pripravte sa na ďalšie otázky na pracovnom pohovore
Okrem otázok na pohovore, ktoré sú špecifické pre danú prácu, sa vás spýtajú aj všeobecnejšie otázky o vašej histórii zamestnania, vzdelaní, silných a slabých stránkach, úspechoch, cieľoch a plánoch.
Tu je zoznam najčastejších otázok na pohovor a vzorové odpovede.
