Ако размишљате о каријери као планер догађаја, било као независни ентитет или са компанијом за планирање догађаја, уверите се да се добро уклапате за ту улогу. Највише успешан планери догађаја имају импресиван скуп вештина. Испод је пет вештина планирања догађаја за којима ћете редовно посезати. Ове вештине могу допринети или сломити ваш успех.
Планери догађаја су добро организовани
У планирању догађаја успех је у детаљима. А има их много! Праћење бројних задатака, више добављача и стално мењање спискова обавеза одједном — уз истовремено задовољство вашег клијента — може бити изазов за неке, а застрашујуће за друге.
Бити високо организован је неопходно за успешно планирање догађаја. За оне који праве и управљају листама обавеза у свом личном животу, организовање може доћи природно. За друге који се боре да запамте рокове или да покупе хемијско чишћење, организовање може захтевати више труда.
Планери догађаја могу да управљају једним догађајем у исто време или да буду у фазама планирања више догађаја истовремено. За неке догађаје, као што су годишње конференције, потребно је више од годину дана планирања, тако да планери догађаја морају остати организовани на дуге стазе.
Организациони алати за планере догађаја обилују, од софтвера који прати регистрацију до шаблона за обрасце и табеле. Планирање догађаја Контролна листа који је прилагођен за сваки пројекат један је од највреднијих алата које можете имати, без обзира на ваше природне организационе способности.
Смислите организациони систем који вам најбоље одговара јер је организовање кључно за каријеру планирања догађаја.
Планери догађаја су љубазни
Шта је заједничко свим догађајима? Људи. Успешни планери догађаја су лични, занимљиви, добри саговорници и одлични слушаоци. Планирање догађаја је друштвена професија по томе што ће резултат – сам догађај – укључити групу људи, велику или малу. Разумевање људи и уживање у разговору са њима је део посла.
То не значи да ћете, као планер догађаја, већину свог дана провести на ручковима за клијенте и на коктелима на друштвеним догађајима. Планирање догађаја је тежак посао, и велики део се проводи за столом са телефоном или компјутером; међутим, лично понашање је неопходно када се бавите једним од ових уобичајених задатака планирања догађаја:
- Преговарање са хотелима
- Разговор о јеловницима са кетеринг менаџерима
- Састанак са продавцима
- Представљање ваших идеја за догађаје потенцијалном клијенту
- Умрежавање било када и било где
- Особље које надгледа догађаје
- Рад на вашем догађају и интеракција са гостима и радницима
У свакодневном животу, већина нас се сећа пријатних, корисних људи са којима комуницирамо, а та интеракција може учинити искуство много конструктивнијим за обе стране. Знати како се односити према различитим личностима, како се повезати са неким и оставити позитиван утисак су кључ успеха. Нико не жели да сарађује или помаже некоме са ким је тешко разговарати, тешко разумети или је на било који начин непристојан и непрофесионалан, па сматрајте да је лично представљање суштинска вештина планирања догађаја.
Слушајте и јасно комуницирајте
Одлично комуникационе вештине су неопходни у многим професијама. У планирању догађаја, погрешна комуникација може резултирати бројним проблемима и за планера догађаја и за клијента, а једноставан неспоразум може имати катастрофалне резултате. Стога је способност слушања кључна како бисте разумели потребе клијента.
Ево неколико примера комуникације и начина на који се ове вештине планирања догађаја користе приликом планирања догађаја:
Писана комуникација:
- Писање предлози догађаја за потенцијалног клијента
- Креирање материјала за оглашавање ваше фирме
- Писање уговора за клијенте и продавце
- Израда захвалница за гостујуће говорнике и ВИП особе
Вербална комуникација:
- Способност да се објасни обим и сврха догађаја
- Ефикасно преношење ваших идеја супервизору, клијенту или продавцу
- Разумевање и обрада информација које се пружају, као што су забринутости клијента или питања угоститеља
- Вешто преговарање о хотелским ценама, контакт детаљима или додацима од продавца
Планери догађаја су креативни
Успешни планери догађаја имају идеје – много њих. А са том креативношћу долази и способност да се идеја трансформише у нешто опипљиво. Планери догађаја могу узети визију и оживјети је. Од развоја јединствене теме за забаву до изналажења приступачног решења за декорацију које задовољава мали буџет, креативност је неопходна када планирате догађај.
Креативност такође игра улогу у решавању проблема. Бити у стању да креативно размишљате како бисте развили решења за проблеме може позитивно утицати на успех вашег догађаја.
Планери догађаја су мултитаскери
У различитим фазама процеса планирања догађаја постоје бројни задаци којима треба управљати. Можда преговарате о уговору о хотелу, састајете се са клијентом како бисте разговарали о потенцијалним гостујућим говорницима, резервисали угоститеља, интервјуисали продавце за изнајмљивање и истражујући могућности забаве. И то само за један догађај. Додајте више догађаја у фазама планирања одједном, а крајњи резултат је жонглирање. Успешни планери догађаја морају да знају како да ефикасно обављају више задатака и одржавају многе аспекте догађаја да се одвијају истовремено, а да не испусте лопту на било који од тих задатака.
Успех у планирању догађаја лежи у способности да одредите приоритет и да се фокусирате на сваки задатак, а да вас не ометају друге ствари или да будете преоптерећени бројним детаљима који захтевају вашу пажњу. Остати миран, фокусиран и флексибилан су атрибути успешног мултитаскера.
