Менаџери пројеката имају тежак посао. По природи своје улоге, они преузимају одговорност за формирање ефикасног тима који ће наставити и успети са новим иницијативама. Пошто пројекти могу да обухвате сав посао обављен у фирми, сваки пројекат је нова авантура.
Један од најважнијих фактора који промовишу успех пројекта је присуство ефективног, ангажованог извршног спонзора. Док менаџери пројеката могу знати да извршни спонзори чине много да помогну да пројекат успе, многи руководиоци не разумеју како могу да помогну или шта да раде.
Одговорности извршног спонзора
Извршни спонзор је од суштинског значаја за успех пројекта. Постоји много разлога зашто пројекти не успевају, али недостатак подршке у организацији не би требало да буде један од њих. Извршни спонзори треба да:
- Преузми одговорност на извршном нивоу за исход пројекта
- Поверите пројекат и доделите овлашћења менаџеру пројекта и члановима главног тима
- Подржите тражење ресурса и видљивости пројектног тима
- Обезбедите присуство и подржите ефективне вредности тима, укључујући одговорност и транспарентност
- Подржите тим у суочавању са изузетним потешкоћама
- Одбранити пројектни тим од организационог мешања
- Останите укључени и заинтересовани
- Будите одговорни као менаџер пројекта и чланови тима ако је иницијатива неуспешна
Присуство извршног спонзора
У недостатку извршног спонзора који подржава, све горе наведене одговорности падају на ионако преоптерећене вођа пројекта, коме обично недостаје утицај на друге менаџере или руководиоце који могу бити отпорни на пројекат.
Недостатак ефикасног спонзора повећава ризик од пројектних проблема, укључујући али не ограничавајући се на неуспех, субоптимални учинак, повећани трошкови и циљеви квалитета и могуће повећање тима превирања.
Једноставно речено, присуство ефикасног извршни спонзор је позитиван креатор разлика за пројекат који су спонзорисали. С обзиром на очигледну важност улоге, могло би бити разумно претпоставити да већина организација свој рад са извршним спонзорима схвата озбиљно.
Организациони третман улоге
Иако би било разумно очекивати да ће већина фирми показати зрелу праксу око улоге извршни спонзор у ери у којој су праксе управљања пројектима добро успостављене, ситуација је управо таква супротно.
- Многе фирме немају формалну праксу око извршног спонзорства
- Неколико фирми има било какву формализовану обуку или стандардизован опис улоге и одговорности спонзора
- Ретка је фирма која обезбеђује обуку за своје извршне спонзоре
- Мало је доследног договора о одговорности спонзора за успех пројекта
- Већина менаџера пројеката изражава фрустрацију због недостатка подршке својих спонзора
Према Институту за управљање пројектима у 2018. 38% организација анкетиран нису имали активне извршне спонзоре за пројекте.
Иако тренутно стање праксе извршног спонзорства може оставити простора за побољшање, менаџери пројеката немају избора него да наставе са својим иницијативама. Међутим, постоје неки кораци које менаџери пројеката могу предузети да би ангажовали преко потребну подршку извршних руководилаца.
Кораци за добијање подршке извршне власти
- Ангажујте спонзора. Ако ваш пројекат има стратешке импликације за вашу фирму, било директно за купце или индиректно омогућавајући ефикасније и ефективније интерне активности у подршци клијентима, требало би да регрутујете а спонзор. Радите директно са својим извештајем менаџеру или шефом ваше канцеларије за управљање пројектима да бисте појачали важност пројекта и затражили помоћ. Нагласите улогу и одговорности спонзора и укажите на истраживање индустрије који повезује успех пројекта и ефективно спонзорство.
- Обучите свог спонзора. Нагласите улогу спонзора као стратешку, а не тактичку или као фигуру. Већина руководилаца долази у улогу спонзора без формалне обуке или чак контекста за своје одговорности. Иако сте у помало незгодној улози обучавања руководиоца, већина ових особа ће ценити ваш контекст и смернице. Питања одговорности, јачања вредности и заштите тима требало би да буду ваш примарни фокус када укључите свог извршног спонзора.
- Активно се ангажујте и укључите свог спонзора. Односи са најбољим пројектним менаџером и извршним спонзором су веома интерактивни. Важно је да две стране успоставе јасан протокол комуникације за ажурирања пројектних активности, као и за означавање и реаговање на хитне случајеве. Менаџер пројекта треба да подстакне извршног спонзора да присуствује статусним састанцима или састанцима тима из с времена на време да покаже истинско интересовање и да служи као активна навијачица у организацији за тим успеси.
- Затражите подршку тренера од свог спонзора. Увек је корисно имати некога са више искуства од вас који посматра и нуди конструктивне и позитивне повратне информације и подучава о вашем учинку.
- Пажљиво искористите спонзора за велике проблеме. Пазите да не привучете превише од свог спонзора за тактичка питања. Најбоља употреба вашег спонзора је помоћ у обезбеђивању ресурса, служећи као портпарол пројектног тима широј управљачкој групи и помажући вам да ојачате основне вредности тима.
Финал Питцх
Улога извршног спонзора је један од важних делова слагалице за успех пројектних иницијатива. Успешни менаџери пројеката схватају колико је ова улога важна и раде на томе да добију подршку извршне власти на правом нивоу и интензитету.
Ако је спонзор одсутан или нејасан, преузмите на себе да регрутујете и/или обучите своје извршне спонзоре да подрже вас, ваш тим и вашу фирму за успех.
