Управљање временом је заправо све у управљању собом. Не можете заиста да „управљате“ временом јер постоји 24 сата у дану, 60 минута у сату, 60 секунди у минуту — а то се никада не мења. Међутим, можете да контролишете где и како проводите своје време и да предузмете мере да смањите или елиминишете расипнике времена. Ево десет безвременских начина да преузмете контролу над својим распоредом сваког дана како бисте максимално искористили време које имате на располагању.
1) Поставите приоритетне циљеве
Без циљева, можда ћете открити да сте склони да јурите за оним што вам се чини најхитнијим или вам гледа у лице. Тешко је да вас не ометају сјајни предмети. Да бисте то спречили, схватите своје праве приоритете у животу и идите ка њима постављањем годишњих, месечних, недељних и дневних циљева или жељених резултата. Рангирајте сваки од њих користећи следећи систем:
- Важност: (А=високо, Б=средње, Ц=ниско)
- Хитност: (1=висока, 2=средња, 3=ниска)
Увек прво радите на најхитнијим и најважнијим циљевима и задацима (А1), а затим идите даље на својој листи.
2) Пратите правило 80/20
Правило 80/20, такође познат као Паретов принцип, каже да 80 процената ваших резултата долази из 20 процената ваших акција. То је начин да видите ваше коришћење времена, да одредите приоритет изабраних задатака у односу на најважније циљеве. Да ли се фокусирате на 20 посто активности које производе 80 посто ваших жељених резултата?
3) Научите да кажете не
Иако је сјајно бити тимски играч, такође је важно знати када и како бити упорни и дозволити људи знају да тренутно не можете да одговорите на њихов захтев ако је у супротности са постизањем ваших циљева. Ако пристанете да преузмете задатак, договорите рок који ће им помоћи да постигну своје циљеве без жртвовања ваших.
4) Превазиђите одуговлачење користећи 4Д систем
- Избриши то: Које су последице ако се задатак уопште не уради? Размотрите правило 80/20; можда то уопште не треба да се ради.
- Делегирајте то: Ако је задатак важан, запитајте се да ли је то заиста нешто за шта сте одговорни. Може ли се задатак дати неком другом?
- Урадите то сада: Одлагање важног задатка који треба обавити само ствара осећај анксиозности и стреса. Урадите то што раније можете.
- Одложи: Ако је задатак онај који се не може брзо завршити и није ставка високог приоритета, једноставно га одложите.
5) Поједи жабу
Да цитирам Брајана Трејсија из његове књиге "Једи ту жабу",
„Ако је прва ствар коју урадите сваког јутра да поједете живу жабу, можете да прођете кроз дан са њом задовољство сазнањем да је то вероватно најгора ствар која ће вам се десити цео дан дуго."
Ваше жабе сваког дана су задаци који ће имати највећи утицај на постизање ваших циљева, а то су обично задаци за које ћете највероватније одлагати почетак.
6) Смањите број састанака
Лоше вођени састанци губе време, помножено бројем људи на састанку. Проверите да ли сте имају дневни ред и не одржавате састанак само ради састанка.
7) Стаклена тегла: камење, шљунак, песак
Категоризуј свој рад на овај начин:
- Стене: Ваши најважнији стратешки пројекти
- шљунак: Пројекти и задаци који су важни, али не и најкритичнији
- Песак: Мањи, безначајнији задаци
Прво се ухвати у коштац са стенама. Ако наставите да се бавите малим стварима (песак и шљунак), а не важним стратешким ставкама, камењем, онда ће се ваша тегла брзо напунити без места за више камења.
8) Елиминишите електронске расипнике времена
Свако има одређене сметње које га прекидају и одузимају му време од посла. Да ли је ваш Фејсбук? Твиттер? Провера е-поште? Непрекидна размена порука са пријатељима и породицом? Престаните да их тако често проверавате и почните да групишете ове врсте активности. Одредите време, а затим проверите и позабавите се свима одједном. Дајте себи 30 минута, а затим се вратите на задатак.
9) Организујте се
Да бисте ефикасно управљали својим временом и били продуктивни сваки дан, морате створити право окружење. Уклоните бескорисни неред, поставите ефикасан систем архивирања, имајте у близини место за сав посао ставке које су вам често потребне и користите алате за управљање токовима посла који ће вам помоћи да креирате продуктиван Животна средина.
10) Водите рачуна о свом здрављу
Добар ноћни сан, здрава исхрана и вежбање ће вам дати енергију, фокус и издржљивост који су вам потребни да на најбољи начин искористите свој дан. Можда се чини да је посао важнији и да увек можете да надокнадите спавање, храну и вежбање касније. Међутим, ако изгубите своје здравље, не можете да радите, нити да радите било шта друго по том питању, тако да не штедите на бризи о себи.
