Као менаџери, проводимо превише свог дана покушавајући да више посла уклопимо у мање времена. Уобичајени одговор за преоптерећене професионалце на свим нивоима је покушај да обављају више задатака обављајући више активности у исто време. Проблем је у томе мултитаскинг не ради.
Зашто мултитаскинг није најефикаснији приступ
На пример, замислите да док ујутро перете зубе, почнете да размишљате о томе дневни ред за велики састанак касније у току дана. Није потребно много процесорске снаге вашег мозга за прање зуба, а можда ћете моћи да се концентришете на дневни ред док се механички бавите задатком јутарњег чишћења зуба.
Али шта је са два задатка која захтевају више капацитета вашег мозга? Можда разговарате телефоном док припремате доручак. Можда ћете оба задатка обавити исправно, али могућност за грешке због пропуста пажње је велика.
Комадовање као алтернатива мултитаскингу
„Цункинг“ описује како функционише коришћење људске меморије. Важно је запамтити овај концепт док гледамо на обављање неколико задатака истовремено. У ствари, пребацујемо се између њих уместо да их радимо у исто време (иако, у случају прања зуба, може изгледати као да су истовремено).
Замислите да телефонирате када неко уђе у вашу канцеларију. Траже ваш савет или брзу одлуку о неком питању. Накратко престанете да слушате особу на телефону, скенирате белешку испред себе, нажврљате одговор и вратите се на телефонски позив. Нисте радили две активности (телефонски позив и лични разговор) у исто време.
У ствари, урадили сте три задатка у низу: започели телефонски позив, имали лични разговор, а затим наставили телефонски позив. Баш као у горе наведеном примеру доручка, обоје сте могли да урадите боље и за мање укупно времена, да сте их радили један за другим уместо у исто време. Разлог је тај што када започнете сваки задатак, морате се фокусирати на њега и започети.
Неефикасно време покретања мултитаскинга
Када сте започели телефонски позив, морали сте да размислите о томе, пронађете број телефона и упутите позив. Када сте били прекинути, морали сте да схватите шта особа жели од вас да бисте могли да јој дате одлуку. Коначно, када сте наставили телефонски разговор, морали сте да се сетите где сте стали. Можда сте чак морали да кажете, „Упс, извини, неко је ушао. Шта си рекао?"
Што више стартовања и заустављања правите током дана, имате више ових дуготрајних почетних тренутака. Ови тренуци су непродуктивно време. Ако имате дневни извештај за припрему, почетни тренутак је вероватно прилично кратак у поређењу са извештајем који правите само квартално. Ипак, ако припремате тај извештај и будете прекинути, сваки пут имате скоро исто време за покретање.
Рецимо, на пример, можете написати извештај за 30 минута без икаквих прекида. Међутим, може потрајати неколико сати ако се непланирани задаци и прекиди појаве током дана. Ово значајно кашњење често не долази толико од стварних прекида колико времена потребно да се извештај поново и изнова покреће.
Зашто би требало да покушате са ломљењем
ОК, понекад морате радити више задатака. Ваш посао је можда оперативан, па шта је боље од мултитаскинга? Комадање је боље за продуктивности.
Комадовање је концепт разбијања дана на веће делове уместо да реагујете на сталне прекиде. Што више комада времена можете посветити одређеним задацима, то ћете имати мање почетних тренутака, а ваша ефикасност се сразмерно побољшава. Пошто нећете проводити толико времена у почетним тренуцима, имаћете више времена и више ћете радити. Као бонус, пошто ћете моћи да се фокусирате на један задатак који имате, урадићете то боље.
Као бочна трака, пројект менаџери давно су схватили моћ ове технике и креирали сопствену верзију "комадања" кроз процес структуре разлагања рада.
Како да почнете са ломљењем на послу
Дакле, како можете почети да сечете?
- Почните са малим све док то не осетите. Изаберите један задатак, можда ваш недељни извештај.
- Одвојите 30 минута за које знате да ће вам требати.
- Затворите своја врата или поставите натпис на коме пише "Геније на послу" или тако нешто и онда се концентришите на извештај и ништа осим извештаја.
- Занемари телефон.
- Не проверавајте е-пошту.
- Само напишите извештај.
Покушајте исто са телефонским позивима, састанцима запослених и другим редовним активностима. Усредсредите се, раздвојите дане и после неколико недеља вежбања осећаћете се и бити ефикаснији.
Доња граница
Не губите толико времена покушавајући да обављате више задатака. Уместо тога, учините себе више ефикасан и продуктивнији ломљењем. Иако је термин незгодан, концепт је ефикасан.
Ажурирао Арт Петти
