Суседске организације у градовима широм земље су домаћини посебних јавних и друштвених догађаја као што су фестивали на отвореном, улични сајмови и карневали. Многи од ових јавних догађаја – посебно успешни – постају очекиване свечаности, а понекад и понос заједнице домаћина. Иако постоје аспекти планирања и извођења догађаја који су заједнички за све врсте догађаја, од венчања до корпоративних конференција, јавни догађаји обично имају своје потребе и изазове. Један од ових јединствених фактора планирања јавних догађаја је рад са владиним агенцијама и добијање дозволе од њих.
Понекад је најбољи начин да научите само да ускочите. Други пут вреди учити из лекција и искустава других. У овом случају, учићемо од града Чикага. Имајући искуство са организовањем око 350 специјалних догађаја широм Чикага, Канцеларија градоначелника за посебне догађаје је креирала свој Ресурс за посебне догађаје Водич и пакет дозвола за посебне догађаје, који укључује практичне идеје које други градови можда желе да уграде у своју заједницу догађаји. Ево најбољих савета за планирање успешних догађаја у заједници од самих мајстора.
Имајте формални процес пријаве
у Чикагу, општински код захтева од организација које желе да буду домаћини догађаја у заједници да поднесу званичну пријаву која се слаже са одређеним смерницама догађаја, као што су:
- За пријем се не може наплаћивати накнада (одредите износ донације).
- Продавци хране морају имати лиценцу и сертификат.
- Продавци алкохолних пића морају имати лиценцу (само пиво и вино).
- Продавци робе морају имати лиценцу.
- Управа за транзит Чикага мора бити обавештена.
Поседовање формалног процеса пријаве за јавне догађаје и посебне догађаје у заједници може смањити оптерећење посла и поједноставити одобрења, што је добит за све.
Захтевајте дозволу за посебне догађаје
Поред процеса пријаве догађаја, град Чикаго такође захтева од организатора да поднесу захтев за дозволу за посебан догађај, који носи сопствене захтеве као што су:
- Пријаву је потребно поднети најмање 45 дана пре догађаја.
- Пријаве морају бити оверене код нотара.
- Организатори морају да приложе потврду о осигурању за 1 милион долара за општу комерцијалну одговорност и именују град Чикаго као додатног осигураника.
Иако би се у почетку могло чинити да Чикаго једноставно ствара поприличан број бирократских обруча да прескочи када су у питању догађаји у заједници, без чинећи апликације превише тешким, град је обезбедио да сви јавни догађаји испуне њихов скуп захтева - од којих се многи односе на сигурност.
Захтевајте мапу догађаја са апликацијом за дозволу
Организатори треба да поднесу, као део захтева за добијање дозволе за посебне догађаје, мапу догађаја која идентификује предложене области за затварање улица и план промене руте. Мапа такође треба да узме у обзир јавне гаражне просторе, приступ прилазу и простор против пожарне траке. Знакови за обилазнице и барикаде морају бити у складу са захтевима града, а организатори су обавезни да директно набаве ове залихе. Приликом издавања дозволе узимају се у обзир следеће ставке:
- Јавна безбедност.
- Близина другог догађаја у области у исто време.
- Претходно издавање дозволе за други догађај на истој мапи локације.
Потребне су дозволе за шатор и надстрешницу
У Чикагу, шатори или надстрешнице веће од 240 квадратних стопа на јавним догађајима захтевају дозволе града. Ако су већи од 600 квадратних стопа, цртежи морају бити печатирани од стране лиценцираног архитекте или грађевинског инжењера, а морају се доставити и планови за излаз и хитне случајеве, укључујући знакове и осветљење. Ако величина прелази 4.000 квадратних метара, захтев за дозволу мора поднети компанија одговорна за подизање структуре. Овај процес осигурава да су сигурносне мјере схваћене озбиљно.
Захтевати партнерство са службеницима за јавну безбедност
Посебни догађаји у Чикагу морају укључити полицију и ватрогасне службе. Организатори морају да се састану са командиром полиције (и/или његовим или њеним представником) ради решавања проблема као што је саобраћајна трака за возила хитне помоћи, безбедносни планови и одређено командно место на догађај. Организатори треба да одреде особу која ће деловати као веза са полицијом, ватрогасном службом, уличним и санитарним службама, канцеларијом за посебне догађаје и другима. Биће вам од помоћи да имате барем једну образовану и искусну особу у свом тиму која ће служити као тачка координације за све ове јавне службе.
Обезбедите контролну листу кодова за безбедност од пожара
Организатори фестивала и догађаја на отвореном у Чикагу добијају контролну листу и захтевају да испуне одређене захтеве кодекса заштите од пожара, укључујући:
- Шатори морају бити направљени од ватроотпорног материјала (потребан је сертификат).
- Апарати за гашење пожара су обавезни у свакој кабини.
- Привремени редови седења могу да приме 5 до 14 особа (максимално).
- Привремени пролази за седење морају бити најмање 36 инча.
- Запаљиве течности се не смеју чувати ни у једном шатору, надстрешници или кабини.
- Не сме се дозволити да се гомила смеће.
- Електричне каблове треба залепити траком, а препоручује се више утичница.
- Препоручују се ватрогасне траке за возила хитне помоћи (пожарна трака од 10 стопа).
- Основни Ц.П.Р. а запосленима се препоручују курсеви прве помоћи.
Искусни и нови планери јавних догађаја подједнако цене добру контролну листу.
Обезбедите безбедно руковање храном
Град Чикаго захтева од продаваца да присуствују часу Министарства здравља пре подношења било какве пријаве. Такође, продавци морају да добију обуку и сертификацију о санитарним условима летњег фестивала (коју нуди Удружење ресторана Илиноис). Здравствени службеник, који одлучује да ли ће продавац добити дозволу за рад, задржава овлашћење да суспендује било коју дозволу у било ком тренутку.
Град наводи детаљна правила за храну, контејнере, етикете, заштиту хране, личну хигијену особља, опрему за храну, отпад, конструкцију штандова и токсични материјал. Такође захтева од продаваца да присуствују обавезном санитарном семинару.
С тим у вези, дозвола(е) за алкохолна пића за посебне догађаје морају бити примљен 20 дана пре догађаја.
Имајте план за уговарање градских услуга
Јавни или приватни извођачи морају бити ангажовани за низ услуга, укључујући и постављање Забрањено паркирање знакове, обезбеђивање барикада, вучу, бачве за отпад, бубњеве за рециклажу, кошуљице, чишћење, сакупљање отпада, електричне услуге и/или озвучење. У Чикагу, Одељење за улице и канализацију је доступно за пружање таквих услуга по распореду накнада по сату на основу стручности.
Такође, програм рециклаже је неопходан као део пакета дозвола за посебне догађаје у Чикагу. Са порастом популарности зелених догађаја, ово није лоша идеја!
Захтевати дозволе за животиње
Ако су животиње на било који начин укључене у догађај, град Чикаго захтева да се уз пријаву за догађај достави име локалног ветеринара који ће бити присутан на догађају. Ова особа ће бити одговорна за збрињавање свих болесних или повређених животиња. Такође, Комисија за негу и контролу животиња може прегледати животиње пре употребе у јавним делатностима.
Управљајте означавањем и промоцијом догађаја
Организатори јавних догађаја у Чикагу имају прилику да добију додатну експозицију догађаја уз транспаренте са расветним стубовима. Наравно, град решава ове захтеве захтевајући од организатора захтев за добијање дозволе за банер укључујући копију предложене графике банера, датум догађаја и све друге значајне аспекте захтев. Одељење за улице и канализацију управља овим врстама захтева.
