Е-пошта је постала толико популарна да је, у неким случајевима, људи користе чешће него телефон. Јер писана реч се тако лако може погрешно разумети, разумети правилан е-маил етикет је од суштинског значаја у пословном окружењу.
Нажалост, многи људи не разумеју како да користе е-пошту у своју корист, а користи које она може донети предузећу често се пропуштају. Следећа правила понашања е-поште могу помоћи вашим запосленима да састављају е-поруке које су ефикасне и ефективне.
Шаљите само јасне и концизне е-поруке
Прво правило доброг понашања е-поште је избегавање дуготрајних е-порука које садрже непотребне информације и небитне чињенице. Држите се теме о којој се комуницира и користите што мање речи. Ако вам је потребна одлука, тражите је. Ако су вам потребне информације, тражите их. Ако желите да неко нешто предузме, тражите то. Немојте терати своје читаоце да се питају зашто им се обраћате. Када састављате е-пошту, сматрајте да је то дело публицистике. Немојте то правити мистеријом.
Увек користите смислену тему
Никада не остављајте наслов е-поште празан. Празан предмет може да означи вашу е-пошту као нежељену пошту и никада неће стићи на одредиште. Е-поруке са празним насловима такође се често занемарују, посебно ако прималац обично прима много е-порука сваког дана. Увек користите тему која на одговарајући начин одражава садржај ваше е-поште. То ће помоћи вашим примаоцима да ефикасније сортирају своје имејлове и подстаћи ће бржи одговор на вашу е-пошту.
Избегавајте екстравагантно форматиране е-поруке
Шаљите е-пошту у професионалним форматима. Избегавајте вишебојне фонтове и слике за позадину. Ти додаци могу одвући пажњу читаоца или отежати читање поруке. Све позадинске слике које додате могу повећати величину датотеке ваше е-поште. То може приморати примаоце са спорим везама да чекају мучно дуго док се ваша порука не преузме. све позадинске слике које додате могу повећати величину датотеке ваше е-поште. То може приморати примаоце са спорим везама да чекају мучно дуго да се ваша порука преузме.
Ако ваша компанија инсистира да користите одређену дописницу за е-пошту за пројектовање доследног изгледа и осећаја, искористите то. Лого компаније и линија потписа могу да пројектују професионалну слику на ваше имејлове.
Пошаљите благовремене одговоре
Немојте терати људе да чекају правовремене одговоре на њихову е-пошту. Одмах одговорите јасном, сажетом поруком. Ако вам треба више времена да истражите одговор или прикупите више информација, реците пошиљаоцу е-поште када може очекивати одговор.
Користите алатке за одговор ван канцеларије
Ако ћете бити ван канцеларије и не можете да прочитате своју е-пошту, користите алатку система е-поште ван канцеларије да бисте аутоматски одговорили сваком ко покуша да вас контактира. Уверите се да ваш аутоматски одговор шаље пошиљаоцима да знају када могу да очекују да добију одговор.
Не плачи Вук са заставицама високог приоритета
Већина система е-поште вам омогућава да означите е-пошту као „Високи приоритет“ или „Брзо“. Немојте да ово буде ваша подразумевана ознака е-поште. Користите га штедљиво или ће ваши примаоци игнорисати ознаку приоритета. Када коначно пошаљете истински важну е-поруку, она неће добити пажњу коју заслужује.
Размислите да ли је „Одговори свима“ неопходно
Немојте инстинктивно кликнути на дугме „Одговори свима“ за сваку е-пошту која има више пошиљалаца или прималаца. Размотрите тему и одлучите ко треба да прочита ваш одговор. Непрекидно беспотребно одговарање свима брзо ће вам донети репутацију „пословног спамера“, а људи ће можда почети да потпуно игноришу ваше имејлове.
Одвојени пословни и лични налог е-поште
Осим ако није хитан случај, никада не користите своју пословну е-пошту за личну преписку. Чак и ако имате сопствени бизнис, добра је идеја да имате два одвојена налога е-поште. То ће вам омогућити да одредите приоритет својих е-порука и држите неповезане личне поруке ван пословне мреже.
Користите професионална имена налога е-поште
Користите своје име као део било које пословне адресе е-поште. На пример јамес.буцки@екампле.цом, или јбуцки@екампле.цом. Избегавајте надимке, ручке, надимке или нејасне референце. На пример, немојте користити соццер.мом@екампле.цом или басебалл.нут@екампле.цом.
Да ли је е-пошта најбоља за овај одговор?
Не користите е-пошту као једини алат за комуникацију. Нису све поруке прикладне за е-пошту и биће тренутака када кратак телефонски позив или кратка посета канцеларији могу бити ефикаснији начин за преношење поруке. Састанак или разговор преко телефона може увести људски елемент у интеракцију, а то може учинити све разлика када покушавате да објасните нешто, или желите да убедите некога да прихвати поступак.
Будите осетљиви и приступачни
Никада не користите е-пошту за раскид односа или уговора. У професионалној пословној кореспонденцији увек укључите линију за потпис која пружа алтернативне начине да вас контактирамо. На пример, можете да наведете бројеве своје канцеларије, факса и мобилног телефона, као и поштанску адресу своје канцеларије.
Избегавајте слање великих прилога е-поштом
Никада не знате како или где ће ваш прималац приступити својој е-пошти. Мобилни уређаји могу почети да преузимају датотеку пре него што затраже од корисника да потврди преузимање. То може потрајати дуго и потрошити пропусни опсег који прималац мора да плати. Држите комбиновану величину прилога испод 50 МБ.
Ако морате да пошаљете велику датотеку, прво контактирајте примаоце и питајте их како би желели да приме датотеку. Такође користите услугу преноса датотека за слање датотеке.
Размислите пре него што пошаљете ту е-пошту
Коначно, одвојите тренутак и размислите шта сте написали пре него што притиснете дугме „пошаљи“. Да ли је то нешто што не треба слати у е-поруци? Да ли је то личне природе и није прикладно за коришћење система електронске поште компаније? Да ли сте написали е-поруку док сте били љути и укључили одломке због којих ћете можда касније пожалити? Ако јесте, притисните дугме "избриши".
