Дневни ред састанка је листа ствари за које се учесници надају да ће постићи на састанку. Дневни ред треба да буде подељен пре састанка, минимално 24 сата унапред, тако да учесници имају прилику да се припреме за састанак. По могућности, ако је могуће, дневни ред треба да буде доступан неколико дана пре састанка. Што више времена имају ваше колеге на располагању да се припреме за састанак, већа је вероватноћа да ће присуствовати спремни да ефикасно учествују.
Израда дневног реда састанка
Први корак у развоју дневног реда је да идентификујете да ли су други запослени потребни да вам помогну у планирању састанка. Затим одлучите шта се надате да ћете постићи одржавањем састанка и утврдите изводљиво циљеве за ваш састанак. Циљеви које поставите успоставиће оквир за ефикасан план састанка. Уверите се да нисте планирали више него што је разумно могуће постићи у временском оквиру вашег састанка.
Као што је Степхен Цовеи рекао у „7 навика високо ефикасних људи“, „Почните с циљем на уму“. Сврха вашег састанка ће одредити фокус састанка, дневни ред састанка и састанак учесника.
Затим размислите колико времена очекујете да вам треба за сваку тачку дневног реда. Ако састанак треба да траје један сат и имате пет тачака дневног реда, то вам даје општу представу о временском оквиру у којем радите. То не значи да свака тачка дневног реда мора бити тачно 12 минута, али пет заједно очигледно не може у просеку више времена од тога.
Одлуке које треба донети
Након што одредите свој општи циљ, ви или ваш тим морате да донесете одређене одлуке. Поред сврхе или циља састанка, у свој дневни ред укључите и:
- Датум, време и место састанка
- Потребни учесници на састанку
- Ставке за дискусију
- Време које очекујете да ће група требати да разговара о свакој ствари
- Пре-рад за састанак. Ово ће укључивати свако читање, документацију, подаци, записници са састанка са претходног састанка или било која друга припрема која ће ваш стварни састанак учинити успешним. Релевантна документа треба да буду приложена обавештењу о састанку и дневном реду када их поделите позваним учесницима.
Идентификација учесника
Када одлучите да је састанак неопходан да бисте постигли свој циљ, потребно је да направите листу учесника. Не може или треба сваки запослени да учествује на сваком састанку, али позивање правих учесника повећаће вашу вероватноћу за успех. Одредите своје учеснике постављањем неколико питања:
- Ко мора да поседује решење које група развија?
- Ко је власник процеса о коме група расправља?
- Ко треба да зна информације које дистрибуирате?
- Ко може да пружи податке и чињенице за усмеравање доношења одлука?
- Ко има искуство или стручност да подели са групом?
- Ко мора да подржи имплементацију било каквих решења или задатака?
- Ко мора да обезбеди дозволу или ресурсе да би се постигао исход састанка?
- Ко би могао да се противи примени било каквих решења или правца?
Дневни ред за редовно заказане састанке
Није за сваки састанак потребан посебно развијен дневни ред. Већина запослених редовно заказује састанке за своја одељења или радне групе. Такође имате тимове и пројекте у којима учествујете.
Пројекат који је у току можда неће захтевати новоразвијени дневни ред за сваки састанак, али ће ваш тим бити добро услужен усвајањем стандардног приступа вашем састанку. Редовно заказани састанак запослених подељен је у три сегмента за које сваки има стандардне тачке дневног реда:
Информативне ставке
Напишите све тачке дневног реда које су информативне за сваки састанак. На пример, менаџер ажурира групу о резултатима састанка вишег менаџмента.
Акционе ставке
Ставите на дневни ред све ставке за које очекујете да ће група желети да прегледа на сваком редовном заказаном састанку. На пример, учинак према буџету за временски период и идентификација уштеда трошкова и сталних побољшања која група планира да постигне.
Планирање унапред
Ставите на дневни ред све тачке за које група жели да планира или да се припреми унапред. На пример, краткорочни циљеви за следећи месец или потреба за помоћи сарадника на предстојећим задацима.
Ако пратите ове смернице када састављате дневни ред састанка, повећавате вероватноћу да ће ваш састанак бити продуктивнији.
Шта да укључите на дневни ред састанка
Дневни ред за редовно заказане састанке може помоћи у добијању резултата које тражите укључивањем неких основних ставки:
- Загревање и поздрав. Размотрите кратак ледоломац у зависности од тога колико се често група састаје. Чак и на онлајн састанку, учесници могу бити добро служи ледоломац.
- Прегледајте сврху састанка, дневни ред и очекиване резултате и производ.
- Прегледајте, исправите (ако је потребно) и одобрите записник са претходног састанка.
- Обезбедите одговарајуће информације одељења и компаније које су потребне тиму.
- Прегледајте напредак на акционим ставкама, акционим плановима и обавезама. Прегледајте напредак групе у постизању циљева.
- Разговарајте и доносите одлуке о тачкама дневног реда овог састанка.
- Идентификујте следеће кораке.
- Идентификујте сврху, исход и дневни ред за следећи састанак.
- На крају састанка, особа која води белешке треба да размотри обавезе које су људи преузели током састанка.
- Идентификујте потребну помоћ од људи који нису у групи и доделите учесницима да успоставе контакт.
- Одредите ко ван учесника састанка треба да зна шта и одлучите како ћете остварити комуникацију.
- Дистрибуирајте записнике у року од 24 сата од састанка или одмах ако их је белешки узео електронским путем.
Доња граница
Своје састанке на мрежи или састанке можете учинити ефикаснијим и вјероватнијим да ће произвести резултате које тражите када направите детаљан дневни ред. Дневни ред је резултат вашег дисциплинованог размишљања о резултатима које желите да постигнете. Дневни ред састанка је спољна манифестација вашег плана и циљева.
