Одговарање на захтев за проверу референце је тежак посао. Страх од одмазде и тужбе спречавају многе послодавце да уопште реагују. Ове препоруке ће вам помоћи да разумно одговорите на захтеве за проверу референци, истовремено штитећи легитимне интересе ваше компаније и ваших тренутних запослених. Видите шта да радите.
Следите утврђену политику провере референци ваше компаније
Прво, многе компаније захтевају да менаџери пошаљу писмене захтеве за референцу Људским ресурсима. Ако је менаџерске референца је позитивна, међутим, можете се сложити да менаџер да усмену референцу директно послодавцу.
Све што се шаље у писаном облику требало би да долази од људских ресурса, или особље за људске ресурсе треба да прегледа одговор да ли је доследан и штити најбоље интересе компаније. Уобичајени формат за проверу референци тражи од вас да дате ове информације о бившем запосленом.
- Назив радног места, а повремено и радне обавезе,
- Коначна плата,
- Датуми запошљавања,
- Пружа контролну листу која тражи од бившег послодавца да рангира карактеристике као што су „тимски рад“ и „поузданост“, и
- Пита да ли бивши запослени испуњава услове за поновно запошљавање у вашој организацији.
Ову папирологију је најбоље препустити Људским ресурсима – барем замолите особље за људске ресурсе да прегледа сваки писани одговор који можда мислите да пошаљете. Не одговарајте на питања која од вас траже да нумерички оцените бившег запосленог у било ком аспекту његовог посла или радних карактеристика.
Бројчане оцене нису упоредиве засновано на било ком заједничком значењу дефиниције појма, нити је значење бројева на нумеричкој скали дефинисано на овим обрасцима. Дакле, у најбољем случају, то је погрешна комуникација. У најгорем случају, то може наштетити изгледима за посао вашег бившег запосленог.
Уверите се да запослени има потписано овлашћење у фајлу
Друго, проверите да ли је потпис бившег запосленог којим се овлашћује провера референце налази на папирима који је послала компанија која је поднела захтев. Без потписа бившег запосленог који даје дозволу, не би требало да дајете никакве информације о запосленом.
Повремено, запослени који одлазе ће оставити потписани образац дозволе за проверу референце у свом досијеу о запошљавању. Ово ће се десити само ако запослени није нашао нови посао – што је неуобичајено за већину запослених који напуштају свој тренутни посао.
Одговорите на захтев за проверу референци са позитивном референцом
Ако менаџер може, уз мало резерви, да препоручи бившег запосленог, у консултацији са особљем за људске ресурсе, менаџер може да врати позив послодавцу који се пита. Када одговара на телефонски позив, менаџер треба да се увери да је потпис запосленог којим се овлашћује провера референце у евиденцији кадровске службе пре него што узврати телефонски позив.
Када је бивши запосленик био добар радник и напустио вашу компанију у добрим односима (можда се супружник преселио и удаљеност није била променљива), ви желе да пруже помоћ бившем запосленом да пронађе нову позицију.
Или вас је као референцу можда користио запослени који вам је својевремено пријавио, мада не у последње време. Ако имате позитивне коментаре о запосленом, можете одговорити потенцијалном послодавцу позитивним коментарима којима можете допринети.
Референтна питања за проверу која не желите да додирнете
Одговарајте само на питања на која желите да одговорите ако добијете телефонски позив или документ са захтевом за референцу. Менаџер треба да говори само о областима вештина и искуства запосленог о којима он или она има директно знање. Постоји неколико питања на која менаџер не треба да одговори:
Пример питања:
Предвидите да ли ће ваш бивши запослени бити успешан на позицији за коју се разматра. (Имате ли неко кристалну куглу?) Ви никако не можете одговорити на ово питање. Чак и ако позиција звучи слично, не можете предвидети колеге, култура послодавца, њихов однос са купцима или безброј фактора који помажу запосленом да успе — или не.
Добар одговор:
Када је запосленик радио за мене, на њиховој позицији у мојој компанији, он или она је био снажан сарадник чији је рад био цењен.
Пример питања:
Које су биле слабости запосленог?
Добар одговор:
Он или она нису имали слабости вредне помена које су утицале на њихову способност да способно обављају посао када је радио за мене.
Пример питања:
Зашто је запослени напустио радно место на којем вам је пријавио?
Добри одговори:
- Тражио је повећану одговорност и заокруживање знања о нашој компанији и производима, или
- Он или она су напустили нашу организацију из личних разлога који су им били важни.
Ово су врсте питања за проверу референци потенцијални послодавац ће питати да ли узвратите телефонски позив за проверу референце.
Одговор на захтев за проверу референци: није позитиван
Ако је запослени напустио вашу компанију под облаком, да ли је запосленик била лоша за њихов посао, запослени који не доприноси из других разлога, или се не може управљати, упутите позив или образац особљу за људске ресурсе ради стандардног одговора.
Понекад постоје необичне околности у којима запослени напушта вашу компанију. Можда је запослени гледао порнографију на свом рачунару - да, замолио је свог директора за људске ресурсе да послужи као једна од његових референци. Други бивши запослени је можда претио насиљем или починио насилни чин док је био запослен у вашој фирми.
Иако ће ови бивши запослени ретко навести вашу компанију као референцу, будите спремни. Ове позиве треба послати ХР особљу ради стандардног одговора.
Међутим, овде постоји упозорење. Разговарајте са својим адвокатом пре него што одговорите на сваку проверу референце о потенцијално насилном запосленом. Ако потенцијалном послодавцу не откријете насилничко понашање, а бивши запослени изврши насилни поступајте док сте запослени код новог послодавца, ваша компанија може бити одговорна ако ово не открије информације. Дакле, проверите са својим адвокатом у свим необичним околностима у којима сте се растали са запосленим.
Када бивши запослени затражи генеричко референтно писмо
Давање генеричког референтног писма бившим запосленима се не препоручује као добра политика. Једном када постоји документ, он живи заувек. Будући запослени су обезбедили канцеларије за људске ресурсе копије писама који су били 10 и 20 година застарели, понекад једва читљиви са вишеструких сесија фотокопирања.
Након што прође одређени временски период — немате појма какав је ваш бивши запосленик постао — осим ако он или она није редак изузетак који остаје у контакту са вама. И никада не знате како ће запослени користити ваше писмо или како ће ваше речи протумачити потенцијални послодавци. Усвојите политику која каже да менаџери никада не смеју давати писана, генеричка референтна писма.
Обавестите бившег запосленог да ће ваша компанија радо доставити потврду о запослењу од Људских ресурса одређеним послодавцима који се директно распитују.
Завршна размишљања о одговору на захтев за проверу референци
Мало запослених је поставило циљ да не успе на послу. Ипак, запослени пропадају, а компаније и запослени се разилазе. Имајте на уму када се од вас тражи референца да сваки бивши запослени заслужује прилику да почне испочетка — без обзира на услове под којима су се растали од ваше организације.
Можда је бивши запослени био неприкладан за позицију коју је обављао у вашој компанији. Култура ваше компаније можда је била потпуна неусклађеност са потребама запосленог. Запослени је можда имао а другачију визију за захтеве свог посла од оног његовог шефа. Можда су се његов лични живот и брак расплитали током његовог боравка у вашој фирми.
Никада не знате све детаље и разлоге зашто запослени не успе или иде даље. Лако је са запосленим са високим учинком због којег пожалите што сте изгубили бољи посао, породично пресељење широм земље или прилику из снова. Са маргиналним извођачем је теже.
Будите искрени или пружите минималне информације. Не предвиђајте успех у кристалној кугли нити дајте нумеричке оцене и рангирање за недефинисане термине. Ако је потребно, наведите минималне информације које описују учинак бившег запосленог. Кад год је могуће, дајте запосленом паузу и разговарајте са потенцијалним послодавцем.
Доња граница
Недавне бројке које се односе на проверу референци указују на то да послодавци веома озбиљно схватају проверу референци. Као наведен на веб страници Друштва за управљање људским ресурсима (СХРМ)., приступљено 6-26-19, „У извештају ХР.цом за 2018. спонзорисаном од стране Националне асоцијације позадинских прегледача (НАБС), 95% анкетираних послодаваца је навело да они користе једну или више врста провере запослења." Кад год је то могуће, дајте својим бившим запосленима паузу - када то можете учинити уз добар савести.
