Послодавци никада не би требало да стављају одређене ставке у вашу општу кадровску евиденцију. Садржај досијеа и евиденције ваших запослених генерално је доступан особљу људских ресурса, запосленом и менаџеру или надзорнику запосленог у неким компанијама.
У другим случајевима, приступ је ограничен на особље за људске ресурсе и запослени могу затражити приступ својој евиденцији. Адвокати такође могу да поднесу судски позив садржају кадровске евиденције за тужбе и жалбе Комисије за једнаке могућности запошљавања (ЕЕОЦ). Бивши запослени такође може затражити копију своје кадровске евиденције.
Најбоља пракса омогућава да досјеу особља приступе само чланови особља људских ресурса. Досијее особља морате држати под кључем у складишту које их чини недоступним другим запосленима.
Уз све ове потенцијалне употребе и потенцијалне гледаоце ваших кадровских досијеа, послодавац мора да узме водите рачуна о одржавању непристрасне, чињеничне документације о историји запослења запосленог у вашем особљу записи.
Сходно томе, ове опште смернице ћете желети да примените на документацију коју чувате у кадровској евиденцији ваше организације.
Смернице за садржај досијеа запослених
Подаци у кадровској евиденцији морају бити чињенични.
мишљења менаџера или особља за људске ресурсе; насумичне белешке; оговарање; неосноване гласине; питања, извештаји или лажне тврдње других запослених који су неистражени; оптужбе које нису покренуте, истражене и закључене; и све друге нечињеничне информације, коментари или белешке треба искључити из персоналног досијеа запосленог.
Један од најгорих примера увредљивих коментара које је менаџер за људске ресурсе нашао уписан у досије запослених, укључивао је белешке са интервјуа менаџера за запошљавање. Један је рекао: „Можда предебео да би се по потреби пењао и спуштао низ степенице. Замислите запосленог, адвоката, па чак и будуће запослене и надређене који читају коментаре попут ових.
У другој компанији, менаџер је пронашао непоткријепљене белешке које су менаџери и други ставили у досијее запослених, као што су: „Мери је љута јер није добила повишицу. Намерно је успорила свој рад да би се обрачунала са својим менаџером." Видите проблем?
Кадровска евиденција мора бити пажљиво додељена њиховим одговарајућим локацијама.
Одредите протокол за кадровску евиденцију ваше компаније на основу државних и савезних закона, закона о запошљавању као што је Закон о преносивости и одговорности здравственог осигурања из 1996. (ХИПАА), а најбољи послодавац пракси.
Затим се држите протокола. Не желите да нађете насумичне лекарске изговоре увучене у досије особља када припадају медицинском досијеу. Нити, да ли желите образложење и оправдање за унапређење запосленог у платном списку.
Такође не желите евиденцију одлуке о запошљавању која укључује проверу прошлости или белешке из разговора са бившим послодавцима у досијеу особља.
Надзорницима, руководиоцима и другим запосленима који стављају документацију у кадровску евиденцију потребна је обука.
Свакој особи која има приступ и може да стави документе у досије запослених потребна је обука за правилно писање документације.
Изјавом у укору запосленог да је запосленик био потпуни мртав неће освојити никакву награду у вашој кадровској евиденцији. Али, познато је да необучени супервизори пишу сличне изјаве и стављају их у досијее запослених.
Још боље, ограничите приступ досијеима на особу која је задужена за евиденцију и зна шта треба, а шта не треба стављати у досије особља. Ваше особље за људске ресурсе може да провери сву документацију пре него што је поднесе како би се уверило да је чињенично и исправно написано. Процес прегледа и повратних информација ће помоћи вашим менаџерима да науче како да напишу одговарајућу документацију.
Уравнотежите информације које стављате у кадровску евиденцију.
Укључите и позитивне и негативне аспекте историје запослења запосленог. Пречесто, кадровска евиденција наглашава сваку негативну појаву и пропушта позитивне компоненте које сваки запослени доживљава. Размислите о чувању доказа о повишицама, унапређењима, наградама за одличан учинак и копијама похвала и захвалница.
Препознајте разлику између личних белешки супервизора о њиховом извештајном особљу и службене евиденције особља компаније.
Белешке супервизора које се користе за побољшање перформанси, за праћење пројеката и испуњења циљева и за правично утврђивање подизања и планови за развој учинка, на пример, припадају приватном досијеу супервизора, а не службеном особљу компаније записи.
Препознајте, такође, потребу да се надзорници обуче како да воде белешке и одржавају документацију у свом досијеу управљања. За приватне белешке важе исти критеријуми за чињенице, а не мишљења, и конкретне примере, а не гласине.
Приватне белешке супервизора могу бити позване у судски позив у случају тужбе, па се препоручује опрез чак и за приватне белешке. Поред тога, пракса неких супервизора или менаџера да чувају копије евиденција које постоје у службеном досијеу запослених у свом досијеу управљања се не препоручује.
Запошљавање документације и белешки са интервјуа представљају малу дилему.
Најбоља пракса је да одржавате посебну датотеку за сваку позицију коју попуњавате која укључује сву документацију у вези са попуњавањем те позиције од огласа за посао до провера референци. Биографије кандидата, пропратна писма и пријаве спадају у овај фајл, осим што треба да преместите пријаву ангажованог радника у досије запослених.
Према Друштву за управљање људским ресурсима (СХРМ). „Досије о запошљавању укључује документе и радње предузете за запошљавање сваке позиције. Укључени су огласи за посао, биографије, пријаве за запошљавање, налози за посао достављени било којој агенцији, процене интервјуа, провере референци, резултати физичког испите, резултате тестова запошљавања, кредитне извештаје, документацију о валидности тестова коришћених у процесу селекције, податке о кандидатима за кандидате који нису примљени и информације“.
Ова датотека такође садржи званичне контролне листе и обрасце које користите да бисте тежили непристрасној заступљености квалификација потенцијалног запосленог и подржати вашу одлуку да запослите најквалификованије кандидат. Мишљења и белешке менаџера за запошљавање које су снимљене током процеса запошљавања не припадају овој датотеци.
Људски ресурси могу да прикупљају ове белешке ради одржавања комплетне документације о решењу о запошљавању, али оне не спадају у кадровску евиденцију.
Чињенично документација о решењима о запошљавању.
Ова документација обухвата одлуке као што су унапређење, прелазак у бочну прилику и повећање плата и оне спадају у кадровску евиденцију. Мишљења супервизора или ХР-а о запосленом немају. Документација о службеним дисциплинским мерама као што је писмено упозорење такође спада у персонални досије запосленог.
Конкретни примери документације која не би требало да буде у кадровској евиденцији
Следеће информације не треба стављати у кадровску евиденцију. Документација може захтевати посебан досије, може бити класификована као белешке о надзору или руководству или уопште не треба да је чува послодавац.
- Све медицинске информације припадају медицинском досијеу.
- Подаци о платном списку припадају датотеци платног списка.
- Документи који укључују бројеве социјалног осигурања запослених или информације о заштићеним класификацијама запосленог као што су старост, раса, пол, национално порекло, инвалидитет, брачни статус, верска уверења, генетски састав, тежина и тако даље никада не треба држати у особљу фајлови.
- Надзорна документација у сврху управљања послом запосленог, постављања циљева, пружања повратних информација и тако даље треба да се похрањује у приватну фасциклу, фасциклу у власништву надзорника или менаџера.
- Истражни материјал укључујући притужбу запослених, разговоре са сведоцима, разговоре са запосленима, налазе, препоруке адвоката, и решавање, плус праћење како би се осигурало да нема одмазде, треба да се налази у истражном досијеу који је одвојен од особља записи.
- Дајте И-9 обрасце за запослене у датотеци И-9 или на локацији, далеко од евиденције запослених. (У случају федералног прегледа ваших И-9, не желите да изложите никакве друге информације које се односе на ваше запослене.)
- Поставите провере прошлости, укључујући криминалну историју, кредитне извештаје и тако даље, и резултате тестирање на дроге у посебном поверљивом фајлу који надзорници, менаџери и запослени не могу приступ. СХРМ препоручује или овај посебан поверљиви досије или алтернативно, да се ове информације такође могу унети у поверљиви медицински картон запосленог.
- Евиденција једнаких могућности запослених, као што су обрасци за самоидентификовање и владини извештаји, не би требало да се чувају у досијеу особља нити било где где супервизор има приступ.
Доња граница
Ако се придржавате ових смерница, ваша организација ефективно складишти чињеничну, подржану историју запослења и евиденцију особља на одговарајућим локацијама.
Имајте на уму да дате информације, иако су меродавне, не гарантују се за тачност и законитост. Сајт чита публика широм света, а закони и прописи о запошљавању разликују се од државе до државе и од земље до земље. Потражите правну помоћ или помоћ од државних, савезних или међународних владиних ресурса како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе за смернице, идеје и помоћ.
