Организовање а конференција од темеља захтева огромну количину промишљања и прикупљања података. Цео процес може потрајати неколико година у зависности од величине групе, али могуће је покренути а успешна конференција у једној години ако можете брзо да доносите одлуке.
Реалност планирања конференције је да, без икаквог искуства, можете изгубити много времена превише размишљајући о сваком малом детаљу док превиђате важнија питања. Да бисмо олакшали процес за почетнике, навели смо најважније кораке и пружили вам везе до наших детаљнијих водича о свакој одређеној теми. Резултат је водич за планирање конференције који ће вам помоћи да почнете са чврстим шаблоном.
Корак 1: Направите визију ваше конференције
Сваки догађај почиње визијом, али ћете морати да трансформишете своју визију у речи и бројеве како бисте измерили трошкове и донели информисане одлуке о планирању. Прво, морате почети са основама планирања догађаја као што су ко, шта, када, где и зашто.
Корак 2: Креирање пословног плана
Осим ако се ваша конференција не финансира из гранта или организације, мораћете одредите одакле вам новац долази и за шта се користи. Први део ове једначине, приход, треба да се израчуна на почетку процеса планирања.
Сада, да бисте одредили цену за конференцију, морате имати идеју о томе шта планирате да понудите учесницима. Ваш план пута и састав говорника биће фактор продаје за потенцијалне регистраторе.
Корак 3: Поређење места и услуга
Након што имате конкретнију идеју о томе када ће се ваша конференција одржати и колико људи желите да присуствујете, можете почети да купујете одговарајуће место. Имајте на уму да ће ваш избор места такође одредити ваш угоститељство и аудио/визуелне трошкове. То је зато што већина конференцијских центара и хотела за догађаје захтева да користите њихове интерне услуге за било које догађаје на лицу места.
Већина конференција ће морати да обезбеди неку врсту смештаја за ноћење за госте који путују ван региона. Ова неопходност ствара још један скуп разматрања које треба узети у обзир одлука о месту одржавања.
Корак 4: Регрутовање и управљање регистрантима
Чак и најпопуларнији конференцијама морају ефикасно да пласирају свој догађај како би попунили свако место у кући. Присуство је најважнији фактор за успех вашег догађаја. Добар број посећености доноси приход и могућности спонзорства. И што више људи будете регистровани створиће већу потражњу за оглашавањем и отварањем за учешће. Укратко, ако можете да привучете гомилу, онда ће све остало много лакше доћи на своје место.
Управљање регистрацијом постаје све теже како ваш догађај расте. Овде је ан онлајн систем регистрације може вам помоћи да пратите број, обрађујете плаћања и организујете податке.
Корак 5: Планирање детаља на лицу места
Коначно, након организовања и имплементације пословних елемената конференције, можете почети да размишљате о детаљи на лицу места. Ово укључује како ће учесници навигација кроз конференцију, општи распоред сваке собе и дистрибуцију хране и пића. Ово је део планирања конференције који већина људи повезује са планирањем догађаја. Најбољи начин да ускладите све детаље је да прођете кроз свој план пута као што би то чинили гости. Замислите како ће размишљати и деловати у сваком тренутку у току дана како би решили проблеме пре него што се појаве.
Корак 6: Савети за управљање изложбом
Конференције обично имају изложбени простор или конгресни спрат где спонзори и продавци изнајмљују простор за промоцију својих производа. Ово може бити врло уносна прилика за вашу конференцију ако све добро организујете. Имајте на уму да ће изложбени простор захтевати значајну посвећеност и једног и другог времена и ресурса, па се уверите да сте спремни да управљате потребама више добављача пре него што се посветите овом формату.
