Зашто одређени пројектни менаџери доносе своје пројекте на време, у складу са буџетом и са задовољним клијентима, док други имају тешкоће? Погледајмо десет навика које деле веома успешни менаџери пројеката да бисмо сазнали.
Ове навике се помињу изнова и изнова у оценама учинка и у прегледима на крају пројекта где клијент, тим или спонзор дају повратне информације менаџеру пројекта.
Не морате имати десет година искуства да бисте сваки пут постигли успех. Променом навика и усавршавањем својих вештина можете драстично побољшати шансе да ваш пројекат буде успешан и да себи обезбедите мање стресног времена на послу.
#1. Користећи прави тим
Најефикаснији и најуспешнији пројект менаџери познају могућности чланова свог тима. То значи да они могу да доделе прави посао правим људима.
Коришћење погрешног ресурса на задатку може довести до тога да потраје дуже или да буде лоше обављен. Помаже да знате предности и слабости особа које раде са вама како бисте их најбоље распоредили на пројектне задатке.
#2. Управљање проблемима пројекта
Сви пројекти с времена на време наилазе на проблеме. Успешни менаџери пројеката не дозвољавају да их то брине. Они знају процесе за управљање проблемима, као и како се најбоље носити са проблемима када се појаве.
Можеш и ти то. Једном када знате како да процените проблем пројекта, открићете да управљање проблемима постаје лака навика за укључивање у вашу недељну рутину. Одвојите мало времена да прођете кроз своје дневник издавања сваке недеље и ускоро ћете открити да је лак посао бити у току са решавањем проблема.
#3. Суочавање са променама
Пројекти су дизајнирани да промене ствари, али таква промена се дешава и другим људима. Теже је управљати променом која је директно усмерена на пројектни тим, пореметећи детаљан распоред пројекта и креирајући нови рад и читаву гомилу ажурирања документације.
Успешни менаџери пројеката имају процес управљања променама који прате. Праћење дефинисаних корака олакшава претварање било које радње у навику јер је структурирано и понављајуће.
Процес управљања променама изгледа овако:
- Примите информације о промени
- Процените промену
- Утврдите колико би посла било да се изврши промена
- Припремите препоруку о томе да ли је вредно ићи даље
Када припремите препоруку, замолите свог спонзора да добије одлуку о томе да ли треба да унесете промену или не. Можете сами да одобрите неке мале промене све док су у оквиру ваших надлежности и нивоа овлашћења. Успешни пројектни менаџери знају да је суочавање са променама део посла и имају план да се носе са њима када и када до њих дође.
#4. Управљање трошковима пројекта
Врло је вероватно да ће ваш пројекат изазвати трошкове, чак и ако сами немате потпуну контролу над новчаником. Бити у стању да управљате финансијским елементима у вашој контроли мора бити навика. Ако му не приступате редовно и рутински, видећете да посао постаје толико огроман да је немогуће добро обавити.
Фантастични менаџери пројеката остају на врху трошкова са системима архивирања који раде за фактуре, понуде и процене. Стекните навику да користите свој софтвер за буџетирање (чак и ако је то само табела).
Не можете управљати трошковима пројекта све док не направите план шта ћете потрошити. Научите како да креирате а буџет пројекта тако да можете почети.
#5. Тимски рад
Пројектни тим можда не ради директно за вас. Дакле, зашто је тим изградња део навика успешних менаџера пројеката? То је зато што вам је потребан ваш тим да ефикасно ради заједно и потребни су вам појединци укључени у пројекат да брзо дођу до тачке у којој верују једни другима. То добијате кроз изградњу тима. Пазите на ситуације у којима се ваш тим распада. Посебно је неприхватљиво малтретирање.
#6. Разумевање процеса
Шеста навика веома успешних менаџера пројеката је да разумеју процесе који постоје у њиховој сфери контроле. То значи да знају које процедуре рада треба поштовати. Они не губе време покушавајући да смисле како да напишу пословни случај јер знају да постоји процедура за то и могу да прате кораке.
Најуспешнији менаџери пројеката нису робови процеса. Они знају када је права ствар да прате процес. Они знају када је боље да га мало подесе да би задаци били лакши за све. Пример за то би био уклањање бирократије из малог пројекта прилагођавањем процеса у складу са тим.
#7. Ажурирање распореда
Распоред пројеката не треба препуштати случају. Најуспешнији менаџери пројеката ће стећи навику да редовно проверавају тачност својих распореда и ажурирају их.
Постоји много начина да пратите напредак вашег пројекта. Најважније је да то урадите. Ако се трудите да ову навику учините својом, онда закажите кратак састанак у свом дневнику са собом и својим распоредом једном недељно. Користите исто време сваке недеље и одвојите 30 минута да прегледате где сте и где треба да будете. Направите потребне измене, реците тиму и наставите са пројектом.
Ако промене вашег распореда утичу на датум завршетка пројекта или на датум испоруке за главни прекретнице, а затим разговарајте са својим спонзором. Не би требало да мењате основе свог основног плана без проласка кроз формални процес одобрења.
#8. Управљање пројектним ризиком
Знајући шта да укључите у свој регистар ризика је једна ствар, али редовно преиспитивање и реаговање на ризике је нешто друго. Није довољно користити почетак свог пројекта да идентификујете ризике, а затим не размишљате о њима поново. Управљање ризиком треба да буде део ваших пројектних навика јер без тога ћете открити да се ризици претварају у проблеме и стварају проблеме за вас.
То је још једна област у којој стандардни процеси и резервисање редовног места за преглед ризика могу помоћи. Можете га укључити као део састанака вашег тима. Нека вам постане навика да прегледате своје ризике са тимом, затворите све који више не представљају претњу и планирајте акције за оне које желите да ублажите.
#9. Праћење времена
Менаџери пројеката знају много о томе управљање временом пројекта, али то тежи да буде у домену заказивања и планирања. Оно о чему говоримо је редовније, свакодневно праћење времена. Говоримо о временским листовима.
Пројектни тимови често нису толико вољни да користе временске таблице ако то раније нису радили. Многи софтверски алати за управљање пројектима имају праћење времена својствено производу. То може олакшати увођење преласка на праћење времена као тим.
Без обзира да ли пратите време свог тима (што се препоручује), важно је да знате где ваше време пролази у дану. Требало би да имате навику да водите белешке о томе како проводите своје време. То ће вам помоћи да схватите да ли трошите време на најважније пројектне задатке. Можда мислите да јесте, али јесте ли? Временски листови или бележење времена у неком облику ће помоћи, чак и ако је то само дневник по сату у бележници.
#10. Испорука пословне промене
Коначно, навика која менаџере пројеката чини најуспешнијим је њихова способност да изједначе резултате пројекта са пословним резултатима. Ако корисници не користе ваш производ или софтвер брзо застари или купци нису толико задивљени као ви, онда је ваш пројекат био губљење времена.
Најуспешнији пројектни тимови се постарају да знају каквим пословним резултатима циљају. Они граде решење које доноси ту пословну промену на одржив начин. Оно што испоручују када се пројекат заврши, купац у потпуности користи и потпуно усваја. То је успех јер је направљен да буде успех од самог почетка.
Разумевање пословних циљева је кључни критеријум за сваког менаџера пројекта који жели да утиче на купце и актери. Ако можете да покажете да сте испоручили нешто вредно, онда је лако показати утицај који имате и вредност коју доносите компанији.
Нека вам постане навика да питате своје заинтересоване стране коју пословну вредност очекују и како желе да искористе све што им ваш пројекат пружа. Разговарајте са њима о томе како они дефинишу успех. Ово можете да уградите у процес који се понавља на почетку сваког пројекта.
