Након што сте пронашли људе који ће служити у вашем саветодавном одбору, слање позивних писама, и резервишете место, време је да почнете да планирате дневни ред за ваш први састанак саветодавног одбора. Кључ за добар почетак вашег саветодавног одбора је да структурирате почетни састанак за максималну продуктивност.
Већ сте доста размишљали о томе шта се надате да ћете добити од саветодавног одбора и радујете се саветима и стручност коју чланови вашег одбора могу да пруже о различитим аспектима вашег пословања, укључујући менаџмент, маркетинг, рачуноводство, особље, кориснички сервис, технологија и тако даље.
Стога желите да будете сигурни да ће ваш први састанак остати на свом путу и да пружа много могућности члановима одбора да дају свој допринос.
Планирајте дневни ред око проблема или теме за дискусију
Ваш први састанак, као и сви будући састанци саветодавног одбора, треба да буде планиран око питања или проблема. Можда ће вам бити најлакше да наведете проблем као циљ. На пример, „Желимо да повећамо нашу продају за 25 процената у следећем кварталу. Како то можемо да урадимо?" Или можете да оквирите тему за дискусију уопштеније: "Како можемо да смањимо трошкове пословања?" или "Како можемо
Прикупите релевантне позадинске материјале
Када се одлучите за тему дискусије, време је да прикупите материјале који ће бити потребни члановима вашег саветодавног одбора.
Пошто је ово први састанак, укључите пословни план и све друге релевантне документе, као што су графикони, графикони и листови са чињеницама који осветљавају позадину теме дискусије. Ако је могуће, пошаљите копију ових докумената свим члановима саветодавног одбора најмање две недеље унапред, заједно са копијом дневног реда састанка.
Направите дневни ред састанка
Дневни ред састанка није ништа друго до нацрт који наводи, по редоследу, тачке о којима ће се разговарати на састанку и количину времена које се очекује да се додели свакој од њих. Уграђивање временског распореда у свој дневни ред и придржавање истог осигурава да се ваш састанак не заглави и стимулише дискусију на тему.
План за снимање записника са састанка
Такође ћете желети да направите аранжмане за снимање записника са састанка. Не покушавајте да то урадите сами јер морате бити у могућности да у потпуности учествујете слушањем и доприносом. Ако немате некога ко може да присуствује и служи као секретар, питајте чланове свог саветодавног одбора за дозволу да снимите састанак.
Омогућите освежење
Обезбеђивање освежења је добра идеја. Кафа, чај, вода, сокови и здраве грицкалице, попут воћа и мафина, су леп додир који је увек добродошао на састанцима. Након вашег првог састанка, имаћете осећај преференција учесника за пиће и грицкалице и у складу с тим можете планирати следећи састанак.
Покушајте да се опустите
Изнад свега, не брините око своје презентације. Ви сте ту да поделите своју визију и нада се вашем друштву и да тражите савет, да никога не импресионирате ефектима мултимедијалне презентације и сл.
Ваш дугорочни циљ је да успоставите радни однос поверења са члановима вашег саветодавног одбора, па се усредсредите на то да се удаљите од имају осећај да су саслушани и да су значајно допринели управљању вашом компанијом — и да се радују следећем одбору састанак.
Пример дневног реда
Прегледајте узорак дневног реда, који укључује предложене активности са белешкама које ће вам помоћи да ефикасно водите састанак. Затим га одштампајте и прилагодите својим потребама. Можете га копирати директно у Ворд, Екцел или сличан документ тако што ћете изабрати, копирати и налепити текст.
[Назив ваше компаније]
Дневни ред
[Датум]
[Локација]
| Време почетка/завршетка | Активност |
| 10:00–10:05 часова |
Позив за наруџбу и упознавање (Сазовите састанак како бисте наручили и, под претпоставком да се чланови вашег саветодавног одбора нису састали, представите себе и све чланове одбора, дајући кратак преглед њихове стручности.) |
| 10:05–10:10 часова |
Зашто саветодавни одбор? (Дајте кратку изјаву о томе како видите рад саветодавног одбора и доприносе за које се надате да може дати вашој компанији. Укључите детаље као што је колико често ће се одбор састајати.) |
| 10:10–10:20 часова |
Питања (Укључите питања ако их има. Ако не постоје, питајте чланове свог одбора како виде рад саветодавног одбора и како се надају да ће допринети.) |
| Тема дискусије: [Унесите своју изјаву/проблем.] | |
| 10:20–10:25 часова |
Презентација теме дискусије (Наведите преглед историје теме и како она тренутно утиче на компанију; уздржите се од давања својих ставова/решења у овом тренутку.) |
| 10:25–11:35 часова |
Дискусија (Желите да задржите да те идеје теку, зато немојте одбацити или одбацити идеје у овом тренутку. Али доприносите и својим идејама и ставовима.) |
| 11:35–11:50 часова |
Предлози/резолуције (Процените идеје које је група поделила и изаберите најбоља решења.) |
| 11:50–11:55 часова |
Резиме (Сажмите тему, дискусију и резултате за групу и реците им шта планирате да урадите.) |
| 11:55 часова | Одгода |
[Датум следећег састанка]
Ако планирате јутарњи састанак, одмах након прекида је савршено време да одведете своје чланове саветодавног одбора на ручак (нарочито ако ужина није сервирана током састанка). Запамтите, међутим, да је састанак завршен и да ручак првенствено треба да буде друштвена прилика.
Нека састанци буду кратки
Никада не би требало да заказујете састанак одбора да траје дуже од два сата, што је довољно дуго да већина људи посвети неподељену пажњу задатку.
Прегледајте претходну тему дискусије
На будућим састанцима, почните са прегледом онога што сте урадили у вези са темом о којој се разговарало на последњем састанку и позовите чланове свог саветодавног одбора да дају коментаре о поступцима ваше компаније.
Пошто састанак и поздрављање није на путу, можда ћете желети да имате две теме за дискусију на будућим састанцима. Можете чак имати и три ако мислите да ће се удобно уклопити у двочасовни формат, али никада не би требало да покушавате да угурате више од три.
