Управљање може бити један од проблематичних субјеката у управљању пројектима, али је и један од најважнијих. То је начин на који виши менаџмент зна да њихови тимови раде добар посао, и то их уверава да се пројекат одвија како треба. Такође пружа провере и равнотеже неопходне да менаџери знају да се новац троши на начине који су прикладни и усклађени са пословним случајем.
На крају крајева, одговорност је спонзора пројекта да осигура да постоји адекватно управљање, али менаџери пројекта такође могу преузети активну улогу у томе. Без обзира на вашу улогу, помаже да се разуме управљање пројектом и како оно помаже тимовима да постигну своје циљеве.
Дефинисање управљања пројектом
„Управљање“, у смислу управљања пројектима, односи се на политике, процесе, стандарде, процедуре и смернице које одређују како ваша организација води, води и контролише пројекте. То је оквир унутар којег пројекат напредује. Укључује финансијске аспекте пројекта, као и логистику, особље и материјале везане за пројекат.
Управљање може бити опсежно и „тешко“, са пуно бирократије, или „лагано“, са минималним надзором. Менаџери треба да имају за циљ прави ниво управљања за своје окружење и културу. Уверите се да ваше политике управљања одговарају сврси пројекта је кључни фактор у обезбеђивању њихове ефикасности.
Управљање почиње на врху. У великим компанијама, ово би требало да укључује посвећеност смерницама за управљање пројектом од стране одбора компаније. Став и стандарди које очекују чланови одбора филтрираће се до пројектних одбора, вођа пројеката и тимова.
Зашто је управљање пројектом важно
Ваш спонзор пројекта и друге кључне заинтересоване стране желе да знају да трошите буџет пројекта на прави начин. Они желе да виде да ефикасно пратите напредак вашег пројекта и да се по потреби укључите у управљање пројектним ризиком — али образложење за добро управљање пројектом иде даље од тога.
Управљање није само унутрашње питање. Управљање захтевају клијенти, посебно они у јавном сектору. Владе и регулатори траже (иу неким случајевима и спроводе) одређене стандарде за одређене пројекте. Многе компаније морају да се придржавају упутстава из спољног законодавства, као што је Сарбанес-Оклеи закон, који је усвојен 2002. да захтева од компанија да предузму одређене кораке како би осигурале тачне ревизије, одговорност и транспарентност. Снажно управљање пројектима је само један мали начин да докажете да ваша компанија функционише ефикасно иу оквиру одређених смерница и прописа за вашу индустрију.
Управљање пројектом вам такође помаже:
- Побољшајте повраћај улагања и ефикасно пратите та улагања
- Добијте учешће за пројекте
- Избегните уобичајене узроке неуспеха пројекта тако што ћете створити више могућности да их препознате у раној фази процеса
- Комуницирајте ефикасније
- Уведите стандардизацију у све пројекте, што олакшава упоређивање перформанси
- Минимизирајте ризик
- Развијте и мотивишите особље у структурираном окружењу
Како изгледа управљање пројектом
Дакле, како изгледа добро управљање пројектом на пројекту? Препознаћете одређене активности и квалитете када пројекат има одговарајуће управљање.
Постоји дисциплинован животни циклус управљања пројектима што укључује дефинисане тачке за одобрење. То су тачке на којима се расправља о одрживости пројекта и доноси одлука да ли да се настави са радом или не.
Пројекти имају јасан пословни случај, а пословни случајеви имају довољно информација да омогуће менаџерским тимовима да донесу исправне одлуке. Те одлуке су адекватно документоване и саопштене.
Људи који раде на пројектима имају дефинисане улоге и одговорности. Појединци који чине пројектни тим су искусни и квалификовани за своје релевантне улоге. Процеси и процедуре треба да омогуће пројектним тимовима да прегледају свој пројекат и да затраже независну подршку ако је потребно.
Има култура континуираног учења што омогућава пројектним тимовима да се континуирано побољшавају и да разговарају о наученим лекцијама у окружењу без кривице.
Заинтересоване стране су ангажоване и верују у процес. Управљање пројектом је повезано са структурама управљања у организацији у целини. Главни циљ управљања пројектима је да обезбеди да се пројекти спроводе на прави начин, тј суштински везан за финансијско управљање на корпоративном нивоу, корпоративно управљање ризицима и још много тога.
Управљање пројектом треба неприметно се уклапају у ваше тренутне организационе процесе. Другим речима, немојте креирати потпуно нови процес финансијског управљања када већ имате онај који функционише у другим областима! Користите оно што тренутно постоји и прилагодите корпоративне процесе како бисте их учинили погодним за употребу у пројектном окружењу.
5 области фокуса за управљање пројектом
Када почнете да га испитујете, схватићете да је управљање пројектом свеприсутно кроз све елементе управљања пројектима. Међутим, постоје неке кључне области фокуса у којима је управљање посебно релевантно.
- Методологије и процеси: Они вам помажу да посао обављате поуздано и одрживо.
- Управљање знањем: Ово је кључно за осигурање да организација учи из пројектног искуства. Управљање знањем је неопходно ако желите да престанете да правите исте грешке више пута.
- Зрелост управљања пројектима: Како ваше организационо управљање пројектима буде сазревало кроз искуство, тако ће расти и ваша способност да успешно испоручујете.
- Прихватање на вишим нивоима: Посвећеност управљању пројектом почиње на врху. Ако имате подршку менаџмента, ово ће се спустити кроз све нивое пословања и приступ управљању ће бити одрживији.
- Култура подршке: Култура подршке, а не окривљавања, обезбедиће менаџерима пројеката право окружење у којем ће напредовати. Култура подршке, коју води канцеларија за управљање пројектима или директор пројекта, помоћи ће пројектним менаџерима да постигну своје циљеве и циљеве пројекта.
Шта учинити ако не постоји корпоративни стандард
Многи менаџери пројеката у мањим организацијама воде пројекте у окружењу које пружа подршку и где постоји подршка за концепт управљања пројектима, али постоји недостатак формалних организационих структура из којих би се хранили ван.
У тој ситуацији – која није ексклузивна за мале организације – осмислићете свој модел управљања пројектом од нуле. Ако не постоји приступ управљању пројектом који можете скинути са полице и уклопити свој пројекат, мораћете да изградите сопствени.
То није тако тешко као што се чини. Почните са постављањем основа:
- Направите документ „улоге и одговорности“.
- Уверите се да имате спонзора пројекта.
- Уверите се да имате пројектни одбор или управну групу и организујте редовне састанке за које узимате и делите записнике.
- Поставите процес управљања ризиком.
- Поставите процес управљања променама.
- Уградите тачке у свој распоред пројекта где проверавате одрживост пројекта у односу на првобитни циљеви пословног случаја (крај сваке фазе фазе је природна тачка за постављање ових чекови).
