Да ли треба да напишете писмо у пословне, професионалне сврхе или у сврху запошљавања? Садржај и формат писма које пишете зависиће од околности. Можда ћете морати да напишете писмо или поруку е-поште да бисте се пријавили за посао или контактирали клијента. Или можда треба да пошаљете писмо захвалности, пословно саопштење или писмо о оставци или пензионисању.
Без обзира на разлог због којег пишете, важно је да пошаљете добро написану кореспонденцију која је пажљиво лекторисана и уређена.
Нисте сигурни шта да напишете или како да почнете? Погледајте листу типова писама, као и примере сваког од њих. Такође, прегледајте листу елемената које треба укључити у свако пословно писмо или е-пошту.
Катие Карпел / Тхе Баланце
Шта укључити у пословно писмо или е-пошту
У неким случајевима, шта укључујете, како пишете преписку и шта формат писма ће варирати. Међутим, основно професионално писмо ће укључивати следеће:
- Субјецт лине: Ако шаљете е-пошту, укључите јасну тему која сажето објашњава сврху ваше е-поште. На пример, може да гласи „Тема: Честитамо на унапређењу“.
- Контакт информације: Укључите све своје контакт информације—пуно име, адресу, број телефона и адресу е-поште. На тај начин је лако за особу коју контактирате да вам одговори. У писму ћете ове информације укључити на врх странице (затим ћете пратити ове информације са датумом и контакт подацима особе којој пишете). У е-поруци ћете ове информације укључити у свој потпис е-поште, испод свог имена.
- Поздрав: Укључује а поздрав на почетку вашег писма. Обавезно користите одговарајуће име и звање за особу.
- Кратак увод: Након вашег поздрава, укључите кратак увод. Ово може укључивати кратко: „Надам се да си добро“ или неку другу пријатељску уводну фразу. Затим одмах зароните у објашњавање зашто пишете.
- Основна сврха вашег писма: Главни део вашег писма ће се фокусирати на разлог за писање. Када пишете писмо, будите сажети. Два или три пасуса су довољно.
Ваше писмо не би требало да буде дуже од једне странице. Ако је у питању имејл, требало би да буде још краћи.
- Ако имате додатне информације које желите да поделите са читаоцем, понудите да о њима разговарате током позива или доставите прилог или прилог са детаљима.
- Завршни: Завршите своје писмо са а професионално затварање то изражава вашу захвалност и поштовање. Затварања као што су „С поштовањем“, „Најбољи“ и „Поздрав“ добро функционишу.
- Потпис: Ако шаљете штампану копију писма, укључите свој руком писани потпис изнад откуцаног имена. Ако писмо шаљете е-поштом као прилог, само наведите своје откуцано име. Када је ваша е-пошта писмо, укључите своје контакт информације испод укуцаног имена.
Ево како да подесите и форматирате а потпис е-поште који укључује ваше име и контакт информације.
Како користити примере слова
Добра је идеја да прегледате примере писама и е-порука пре него што напишете сопствену преписку. Примери вам омогућавају да видите какву врсту садржаја треба да укључите у своје писмо. Такође вам могу помоћи око изгледа и формата вашег писма.
Док су примери, шаблони и смернице одлична полазна тачка за ваше писмо, увек треба да будете флексибилни.
Обавезно одвојите време да персонализујете своје писмо или поруку е-поште, тако да одражава конкретан разлог зашто пишете.
Узорак пословне е-поруке
Прегледајте пример е-поруке написане као наставак састанка.
Пример пословног писма е-поштом
Предмет: Хвала вам што сте се састали са мном
Поштовани господине Маркхам,
Ценим што сте одвојили време да разговарате са мном данас о АБЦ Невс Цомпани и свету медија који се стално мења. Док се приближавам датуму дипломирања на КСИЗ новинарској школи, пуна сам питања о улогама доступним у медијима. Ваши увиди стечени из ваше каријере у индустрији, као и ваша перспектива о петогодишњем плану компаније АБЦ Невс, били су невероватно корисни.
Посебно су ме погодиле ваше идеје о дугом новинарству, заједно са помоћи (и проблемима) коју друштвени медији могу пружити истраживачким новинарима. Дали сте ми много тога да размишљам док крећем у потрагу за послом. Такође, ценим ваш савет у вези са мојим списатељским портфолиом—било је тако љубазно од вас што сте се заиста удубили и поделили своје идеје о томе како да га структурирате.
Радујем се што ћу остати у контакту и обавестићу вас како напредује моје тражење посла. Надам се да ћете ме имати на уму ако се отвори нека улога и у АБЦ Нев Цомпани. Хвала вам још једном што сте одвојили време да се данас састанемо и што сте записали о мом портфолију.
С поштовањем,
Џејмс Фицпатрик
Адреса Е-поште
Број телефона
ЛинкедИн УРЛ (опционално)
Врсте писама са примерима
Прегледајте ову листу писама и е-порука са примерима сваког од њих, укључујући писма захвалности, насловнице писма, писма молбе за посао, писма запослених, писма препоруке и препоруке, писма захвалности и више.
Користите узорке као полазну тачку за своја писма, а затим прилагодите своја писма тако да одговарају вашим личним и професионалним околностима и разлозима за писање.
Пословна писма
Пословно писмо је професионална преписка. То значи да прати постављени формат и професионални, формални тон. Овај формат ћете често користити током тражења посла, од пропратних писама до захвалница.
- Пословна писма
- Пословна писма захвалности
- Поруке е-поште
Емплоиее Леттерс
Чак и када имате посао, и даље ћете морати да пишете професионалну кореспонденцију. Ово се мало разликује од свакодневних е-порука у вези са питањима везаним за посао и комуникацијом. У овој врсти преписке вероватно ћете желети да будете мало формалнији и да ваш језик - и формат писма - буду строго професионални.
- Емплоиее Леттерс
- Писма извињења
- Збогом писма
- Писмо извињења закашњења на посао
- Писмо извињења за грешку на послу
- Писмо о смањењу плате
Информативна писма
Понекад ћете желети да се дописујете са људима како бисте их обавестили о промени у вашем животу, као што је промена имена или нова локација канцеларије. Ево примера како да поделите да сте променили име са колегама и сарадницима:
- Најава промене имена – Опште
- Обавештење о промени имена – девојачко презиме
- Писмо промене имена - ожењен
Писма кандидата за посао од послодавца
Ако сте укључени у запошљавање, мораћете да се дописујете са кандидатима за посао. Понекад ће то бити са добрим вестима, као што је заказивање интервјуа или понуда за посао. Друга преписка може захтевати дељење мање позитивних вести.
- Писма о одбијању кандидата
- Интервиев Инвитатионс
Писма интервјуа за посао за особе које траже посао
Поред слања захвалнице након интервјуа, можда ћете морати да пошаљете и накнадно писмо да бисте сазнали да ли је послодавац близу доношења одлуке о запошљавању. Или, ако у потпуности пропустите интервју, мораћете да пошаљете извињење.
- Фоллов Уп Леттерс
- Недостаје писмо извињења за интервју
Писма о понуди за посао
Одлична је вест, наравно, добити понуду за посао. Али у неким ситуацијама можете заправо одлучити да одбијете посао. Или, можда желите да дате контра понуду. Прегледајте ова писма да бисте видели најбољи начин да одговорите на понуду за посао, било да прихватате посао, одбијате га или желите да покушате да прилагодите компензациони пакет.
- Писма са шалтерским понудама
- Писма о понуди за посао
Писма о тражењу посла и умрежавању
Процес тражења посла је пун тренутака када ћете морати да пошаљете писмо. Можда ћете желети, на пример, да се обратите својој мрежи за помоћ у успостављању веза. И, наравно, док се пријављујете за улоге, мораћете да напишете пријаву или пропратна писма која прате свој животопис.
- Апплицатион Леттерс
- Пропратна писма
- Инкуири Леттерс
- Писмо за пријаву за посао
- Писма са захтевима за помоћ при тражењу посла
- Нетворкинг Леттерс
- Писма са пропозицијама вредности
Препорука и писма препоруке
И кандидати за посао и људи који се пријављују за упис на колеџ или постдипломске школе могу се наћи у потреби за препоруком или референтним писмом. Ова писма, која могу бити од наставника, надзорника рада, колега или личних веза, пружају увид у искуство, карактер и особине личности кандидата. Ако раније нисте писали овакву врсту писма, погледајте узорке да видите које информације треба да укључите.
- Писма академске препоруке
- Референтна писма карактера
- Лична писма препоруке
- Профессионал Леттерс
- Професионална писма препоруке
- Писма препоруке за запошљавање
- Референтна писма
- Реферрал Леттерс
Писма о оставци и пензионисању
Можете да делите вести о новој позицији или вашем пензионисању путем писма. Можда ћете желети да пошаљете једну белешку колегама, а другу клијентима.
- Писма о оставци
- Ретиремент Леттерс
- Писма за нови посао
Писма захвалности, захвалности и честитке
Ако вам неко помогне током тражења посла или са великим пројектом на послу, добро је да признате ову услугу у писму захвалности. Такође можете користити писма да пошаљете своје честитке колегама јер имају велика достигнућа, попут склапања уговора или унапређења.
- Писма захвалности
- Цонгратулатион Леттерс
- Писма захвалности
Прегледајте Смернице за писање писама
Прегледајте ове упутства за писање писама и е-маил порука које ће бити прочитано пре него што започнете своје писмо.
