Владине организације предузимају пројекте када неки аспект обављања рада људи треба да се промени. Према Институт за управљање пројектима, пројекат је „привремена групна активност дизајнирана да произведе јединствени производ, услугу или резултат.“ Када пројекат промени како ан организација послује, крајњи производи пројекта се уграђују у свакодневни рад и стога побољшавају рад организације у вечност.
Можда звучи лако, али није. Промена је тешка, а пројекти могу врло лако да излете из шина. Сваки дан доноси изазове који угрожавају напредак и евентуални успех пројекта. За борбу против ове опасности, пројектима су потребни одређени витални елементи. Са следећим ставкама на месту, пројекат има велике шансе за успех.
Посвећени спонзор пројекта
Спонзор пројекта је особа на високом нивоу у организацији која има власништво над пројектом. Посвећени спонзор пројекта очекује да пројекат успе и чини све што може да би осигурао да се успех оствари.
Спонзор пројекта има четири примарне одговорности у вези са пројектом. Прво, спонзор подупире пројекат. Он или она јавно и приватно навијају за пројектни тим. Друго, спонзор подржава
Спонзор се информише кроз сталну комуникацију са менаџером пројекта. Њих двоје раде заједно како би одредили када спонзор треба да уђе и снажније извршава своје одговорности као подршку менаџеру пројекта. На пример, менаџер пројекта може имати проблема да добије информације од финансијског одељења организације. Спонзор пројекта може да се обрати главном финансијском службенику у вези са ситуацијом и затражи да задатак добијања информација буде приоритет у односу на конкурентске задатке.
Јасни циљеви и обим
Пре него што се рад на пројекту заврши или чак планира, спонзор пројекта мора да артикулише циљеве и обим пројекта. Циљеви су велике ствари које пројекат треба да постигне. Узмите, на пример, пројекат побољшања софтвера. Одељење за људске ресурсе користи добро познати прилагодљиви пословни софтвер за управљање платним списком. Организација жели да дода модул за управљање учењем. Циљеви пројекта су да се софтвер за управљање учењем прилагоди пословним потребама организације и да се интегрише са постојећим платним системом.
Обим дефинише параметре пројекта. Настављамо са примером софтверског пројекта; обим овог пројекта је ограничен на увођење система управљања учењем и његову интеграцију са системом платног списка. Много пута је корисно идентификовати ствари које су ван домета да бисте разумели шта је у опсегу. За овај пројекат, додавање других модула је ван опсега. Одељење рачуноводства не може да дође код менаџера пројекта и тражи модуле за обрачун, потраживања или обавезе.
Додавање модула када је пројекат дефинисан дозвољава обим пузања. Добри спонзори пројекта и пројектни менаџери чувају се од повећања обима и веома нерадо додају обим усред пројекта. Повећање обима пројекта повећава потребу пројекта за ресурсима као што су време и новац. Поред тога, рад на додатном обиму доводи у опасност квалитет производа рада.
Добар менаџер пројекта
Менаџер пројекта планира рад и организује ресурсе да би се пројекат завршио. Ова особа је веза између спонзора пројекта који поставља визију и пројектног тима који је остварује. По потреби и на време, менаџер пројекта доводи актери понудити инпут.
Менаџери пројеката обично имају следеће особине које им помажу да померају пројекат:
- Менаџери пројекта су планери. Размишљају о редоследу рада и знају шта треба да се деси након што тим заврши задатак. Они праве добре планове, али такође знају када да буду флексибилни и да скрену са плана.
- Менаџери пројекта су поуздани. Будући да њихов успех зависи од рада других, менаџерима пројеката су потребни људи који верују у њихову добру намеру и компетентност. Поверење је посебно важно у односу између менаџера пројекта и спонзора пројекта.
- Менаџери пројеката имају тенденцију да се екстровертиран јер велика већина њиховог посла укључује комуникацију.
Они држе људе одговорним за своје обавезе. Ево примера. Супервизор члана пројектног тима рекао је менаџеру пројекта да члан тима може да посвети пројекту четири сата недељно. Овај члан тима је пропустио два недељна састанка узастопно и није постигао никакав напредак на својим задацима у структури распореда послова. Након првог пропуштеног састанка, менаџер пројекта се састао са чланом тима како би разговарали о одсуству и пропуштеним роковима. Члан тима је рекао да има хитније приоритете. Менаџер пројекта је сумњао да то није тачно, па се након другог пропуштеног састанка, менаџер пројекта састао са супервизором члана тима. Супервизор је рекао менаџеру пројекта да ће се побринути да се понашање члана тима промени.
Ангажоване заинтересоване стране
Заинтересоване стране на пројекту су људи који су заинтересовани за успех пројекта, али нису чланови пројектног тима. Они не размишљају о пројекту свакодневно као менаџер пројекта или чланови пројектног тима раде, али желе да буду у току са критичним одлукама и целокупним напретком ка пројекту циљевима.
Заинтересоване стране имају своје мотивације да буду у току са пројектним активностима, али то је пројекат одговорност менаџера да их привуче на начин који унапреди рад ка пројекту циљевима. У многим случајевима, ово укључује деликатан баланс између добијања превише инпута и премалог уноса. Заинтересоване стране не могу да утичу на сваку одлуку. То би заглавило пројекат и сваку одлуку учинило борбом. Насупрот томе, заинтересоване стране се не могу искључити јер је значајан аспект скоро сваког пројекта задовољавање заинтересованих страна.
Посвећени чланови пројектног тима
Чланови пројектног тима остварују рад на пројекту. Много пута се чланови пројектног тима додељују пројекту поред својих редовних дужности, што значи да нема смањења другог посла како би се надокнадио додатни посао који пројекат доноси. Менаџери пројекта могу помоћи члановима тима да преговарају са својим супервизорима о овом питању, али менаџер пројекта нема контролу над одговорностима које чланови пројектног тима имају изван пројекта.
Посвећеност чланова тима пројекту је веома вредна. Без посвећености, рокови пропадају, а радни производи нису доброг квалитета. Посвећени чланови тима су мотивисани да остваре циљеве пројекта на време, у оквиру буџета и у складу са очекивањима квалитета.
