Једна од важних чињеница о људским ресурсима је да имате тону папирологије. Тоне и тоне и тоне. Додуше, доста тога је ових дана електронско, али принцип остаје. ХР води евиденцију. И, морате да водите те евиденције. Али основно питање које треба поставити је колико дуго ХР мора да чува досијее запослених?
Ево основних смерница за вођење кадровске евиденције. Имајте на уму, међутим, да се државни закони могу разликовати од ових смерница. Ако су државни и савезни закони у супротности, увек водите евиденцију на основу захтева који је дужи. Боље је задржати нешто предуго него недовољно.
Следећи стандарди за чување записа засновани су на информацијама из Друштва за управљање људским ресурсима (СХРМ).
Колико дуго морате да водите евиденцију о запошљавању
Морате да сачувате све биографије, белешке са интервјуа, пријаве и огласе за посао, па чак и евиденцију ваше претраге кроз ваш систем за праћење кандидата годину дана након одлуке да дате понуду за посао направио. Дакле, ако интервјуишете кандидата, а цео процес се одужи три месеца, тек
Зашто мораш ово да радиш? Ако неко икада доведе у питање вашу одлуку о запошљавању, мораћете да покажете да јесте не дискриминишући незаконито на било који начин, облик или форму. Закони као што су Закон о Американцима са инвалидитетом, Наслов ВИИ, и многе друге захтевају од вас да докажете да сте у складу. Одржавање ових записа вам помаже у томе.
Колико дуго морате да водите евиденцију тестова на дрогу
Ако вам је потребно тестирање на дроге за пре запошљавања, резултати тестирања су део евиденције о запошљавању и требало би да чувате њихову копију годину дана. Ако радите додатно тестирање на дроге, било због инцидента који се десио на послу или као део насумичне провере, такође морате да чувате ове евиденције годину дана.
Међутим, ако сте подвргнути прописима Министарства саобраћаја, онда је минимални временски оквир за чување евиденције о тестовима на дроге пет година.
Колико дуго морате да чувате платни списак/временске картице, итд?
Закон налаже да ове евиденције чувате три године, али недавне тужбе значе да би било паметније да их чувате дуже. Желите да водите евиденцију о томе колико је сваки запосленик био плаћен и колико сати је радио током целог свог радног стажа у вашој компанији. Чувајте своју евиденцију најмање пет година након што запослени оде, без обзира на разлог.
За ослобођене запослене, наравно, не морате да водите евиденцију радног времена, јер је њихова плата иста без обзира на број радних сати.
Међутим, ако сте икада погрешно класифицирали запосленог као ослобођеног када он или она нису требали бити изузети, ова евиденција о одрађеним сатима може вас водити за плаћање дугованог прековременог рада. Обавезно укључите начин на који је компанија израчунала плату. На пример, морате да пратите да ли је то била директна плата, плата плус провизија, прековремени рад, рад по комаду или директна плата по сату.
Ово морате да урадите не само за питања о плаћама и порезима, већ се многе друге одлуке ослањају на број радних сати. На пример, подобност за ФМЛА зависи од броја сати рада у години. Ако имате запосленог са скраћеним радним временом, можда бисте желели да размислите о томе да захтевате евиденцију радног времена како бисте утврдили да ли имате право на ФМЛА. Такође морате бити у могућности да докажете да сте својим радницима платили све сате које су радили.
Колико дуго морате да чувате образац И-9
Чувајте Образац за запослене И-9, који се чува одвојено од ваше кадровске евиденције, три године након што сте запослили запосленог и годину дана након престанка радног односа, шта год је касније.
Ове формуларе чувате одвојено од досијеа особља, тако да ако влада затражи да их провери, радници неће имати приступ осталим информацијама у кадровској евиденцији запослених.
Колико дуго морате да чувате информације о здравственим/пензионим бенефицијама
Морате да чувате евиденцију о својим плановима за све своје бенефиције најмање шест година. Судови су закључили да ако вас запослени тужи, говорећи да заслужује већу пензију, нпр. одговорност послодавца да докаже да не дугују више, а не одговорност запосленог да докаже да урадите. Задржите све те описе сажетих планова.
Ако имате бивше запослене који су испуњава услове за ЦОБРА, проширујући њихове здравствене бенефиције, требало би да чувате те евиденције шест година само да бисте били сигурни. Закон не прецизира задржавање, али пошто би се ово могло применити у складу са Законом о обезбеђењу прихода од пензионисања запослених (ЕРИСА), овај закон захтева задржавање шест година. Да бисте били сигурни, немојте бацати те записе.
За појашњење погледајте Институт за правне информације Правног факултета Цорнелл за Закон о осигурању доходака запослених при пензионисању (ЕРИСА).
Колико дуго морате да водите ФМЛА евиденцију
Када запослени затражи ФМЛА, морате задржати тај папирни траг, чак и ако одбијете одсуство три године. Водите рачуна о одсуству сваког запосленог – када је почело и колико је времена искориштено. Ако запослени има повремени ФМЛА, водите рачуна да пратите свако одсуство и документовати број сати коришћени. Датуми и број сати треба да буду документовани. Запамтите, повремени одмор се може користити неколико сати дневно или неколико дана у недељи. Све то документујте и чувајте ту евиденцију.
Запамтите, ово није свеобухватна листа и односи се само на савезне статуте. Можда ћете бити предмет додатних закона о чувању записа ако сте, на пример, савезни извођач или ваша држава има другачије стандарде. Када сте у недоумици, немојте га избацити.
Додатним ресурсима о вођењу евиденције и обавезном извештавању можете приступити у Друштву за управљање људским ресурсима (СХРМ).
Имајте на уму да дате информације, иако су меродавне, не гарантују се за тачност и законитост. Сајт чита публика широм света изакони о запошљавању а прописи се разликују од државе до државе и од земље до земље. Молимо вас тражити правну помоћ, или помоћ државних, савезних или међународних владиних ресурса, како бисте били сигурни да су ваше правно тумачење и одлуке тачне за вашу локацију. Ове информације служе за смернице, идеје и помоћ.
