Када покрећете нову иницијативу, документ о обиму пројекта је критична информација за цео ваш тим. Он дефинише крајњи производ који ће бити испоручен купцу, када се мора испоручити и по којој цени.
У суштини, овај документ дефинише границе посла, тако да сваки члан тима и купац разумеју шта пројекат подразумева. Једнако је важно да разумеју шта то ради не захтевати.
Користи
Изјава о обиму пројекта која се једном дели са сваким чланом тима и клијентима пројекта је саставни део управљања пројектом. Међу његовим предностима:
- Заједничко разумевање између свих укључених очекиваних карактеристика, квалитета и времена пројекта
- Средства за комуникацију са другим заинтересованим странама у пројекту како би се добила њихова подршка и учешће
- Алат за фокусирање напора тима на посао који је потребан да би се задовољиле потребе купаца
Штавише, ако се предложе промене које су ван граница првобитног обима, изјава постаје основа за процену и предлагање модификација. Ако све заинтересоване стране прихвате промене, изјава о обиму се може ревидирати.
Почетак
Менаџер пројекта треба да тражи допринос од чланова тима, купаца, извршног спонзора и других кључних заинтересованих страна да би разумео и описао потребне резултате пројектне иницијативе. Ово се често назива испоруком.
Опис резултата мора да садржи цену или прихватљив распон трошкова за пројекат. Такође дефинише кључне карактеристике које треба укључити и временски оквир за испоруку.
Након што се договоре од стране клијента, менаџера пројекта, пројектног тима и извршног спонзора, било који измене изјаве о пројекту морају се извршити коришћењем пажљиво контролисане и документоване промене процес.
Каскадни утицај
Када се усагласи изјава о обиму или документ, сваки део тима га користи као основу за сопствене процене посла, времена и трошкова. Што је прецизнија и тачнија изјава о обиму, већа је вероватноћа да ће радни тимови произвести тачне процене и потребе за ресурсима.
Изузеци могу бити важни
Није неуобичајено да документ о обиму пројекта наводи специфичне ставке које треба искључити из резултата. На пример, документ о обиму извођача за изградњу куће може предвидети то окружење дозволе прибавља власник и нису одговорност извођача радова кућа.
Шта може поћи по злу?
Недостатак јасноће је чест извор стреса и неуспеха пројекта. Нејасан или двосмислен документ о обиму оставља многа питања отвореним за дебату и неинформисане одлуке. Ово може утицати на карактеристике, квалитет, тајминг и цену пројекта.
Још једна замка коју треба избегавати је позната као „пузање обима“. Ако је изјава о обиму нејасна, купац је у искушењу да постави захтеве који су изван намере или граница првобитних планова.
Подешавање опсега
Иако ће честе промене обима одложити завршетак пројекта и могу довести до значајних трошкова, понекад су неопходне и разумне. Менаџери пројекта се ослањају на процес „управљања променама“ који идентификује тражену промену, ревидира све одговарајуће процене времена, трошкова и радног оптерећења, и поново процењује пројекат за нове ризике с обзиром на променити.
Менаџер пројекта и извршни спонзор обично доносе коначну одлуку о промени обима тек када се ситуација у потпуности анализира. Промене се документују у дневнику одлука, а затим се саопштавају већем пројектном тиму.
