Многи људи греше за праћење времена управљање временом. Они религиозно прате све што раде сваки дан, недељама или чак месецима. А онда престају да то раде јер нису остварили никакве позитивне промене. Наравно, елиминисали су неколико догађаја и дали приоритет неким другим. Али ништа нису успели; управо су га преуредили. На крају свог дана, и даље су изнемогли и фрустрирани.
Али праћење начина на који проводите време није управљање временом. Управљање временом подразумева промене у начину на који проводите своје време. За ефикасно управљање временом, морате да примените систем управљања временом који ће вам помоћи да видите где промене могу и треба да се изврше... што значи да је први корак управљања временом анализа како проводите своје време како бисте могли да одредите које промене желите да направите.
Користите категорије за ефикасан систем
Како управљате временом? Тајна ефикасног система управљања временом је у категоријама. Погледајте свој календар за сутра. Вероватно је већ пун догађаја и активности којима се надате да ћете остварити.
Док радите или касније, попуњаваћете празна места детаљима о томе шта сте радили. На крају дана погледајте листу и означите сваки задатак и/или догађај једном од следећих категорија. Колико сте времена током радног дана провели:
Гашење пожара
Неочекивани телефонски позив. Извештај који је неопходан за састанак који је требало да буде одштампан јуче. Фајл који недостаје који би требао бити на вашем столу. Колико сте дана провели у кризном режиму? За већину људи, ово је негативна категорија која им црпи енергију и омета њихову продуктивности.
Решавање прекида
Телефонски позиви а људи који сврате у вашу канцеларију ће вероватно бити на врху листе када додељујете догађаје овој категорији. Још једном, за већину људи, ово је негативна категорија јер омета (и понекад убија) продуктивност.
Обављање планираних задатака
То је најпозитивније коришћење времена током вашег радног дана. Ви имате контролу и остварите оно што сте намеравали да постигнете. Планирани задаци могу укључивати телефонски позиви, састанке са особљем, чак и одговарање на е-пошту—ако су то задаци које сте ставили на свој дневни ред.
Рад без прекида
Можда не радите на задатку који сте планирали да урадите, али ћете нешто постићи, а за већину људи ово је веома продуктиван, позитиван начин рада.
Непрекидни застоји
То време током радног дана се користи за обнављање енергије и прегруписавање. Ручак или пауза средином јутра могу се рачунати ако су непрекидни. Ако имате довољно среће да радите са компанијом која нуди просторије за вежбање на лицу места или собе за спавање, то би се такође рачунало. Свакоме је потребна одређена количина непрекидног застоја уграђена у њихов дан да би била продуктивна током свог радног времена.
Недеља ваше прошлости је кључ будућности
Сада када разумете категорије овог система управљања временом, време је да их користите за анализу ваше „типичне“ радне недеље. Користећи било који систем календара који користите за навођење састанака и активности у свом свакодневном животу, вратите се и изаберите недавну типичну недељу.
Прођите кроз уносе сваког радног дана и категоризујте их према горе наведеним категоријама управљања временом ако већ нисте. Одржавање текућег укупног броја на дну сваког дана ће вам олакшати да видите како сте свакодневно провели своје радно време.
Сада имате податке који су вам потребни да промените начин на који проводите време на послу. Да ли трошите превише времена на гашење пожара? Затим морате извршити организационе или физичке промене да бисте спречили или одложили ове сталне кризе. Очистите и реорганизујте свој сто, на пример, тако да можете лако да пронађете датотеке које су вам потребне и успоставите рутину стављања датотека које су вам потребне за следећи дан на свом столу пре него што кренете дан.
Не добијате довољно непрекидних застоја током радног дана? Затим морате заказати време за вас током радног дана. На пример, престаните да ручате за својим столом и физички напустите зграду на предвиђено време за ручак.
Или закажите „паузу“ од 10 до 15 минута у поподневним сатима да бисте угризли и разгибали се у својој канцеларији. Планирани застоји не морају бити дуги. Само пет минута проведених радећи нешто потпуно невезано за посао може бити довољно за освежење да повећате своју продуктивност и ваше благостање.
Можете ефикасно да управљате својим временом
Примењујући радне категорије управљања временом и уносећи промене које морате да унесете да бисте више свог времена током радног дана провели у позитивном категорије и мање времена у негативним категоријама, заиста ћете моћи ефикасно да управљате својим временом - и остварите прави циљ управљања временом, да осећати се боље.
