Иако појам канцеларије без папира у принципу звучи сјајно, реалност је толико много мала или кућна канцеларија (СОХО) предузећа и даље имају потребу да копирају штампане документе довољно често да размисле о сопственом фотокопир апарату.
Самосталне канцеларијске копир машине у старом стилу скоро су нестале у дигиталном добу, замењене мултифункционални штампачи који комбинују функције штампања, копирања, скенирања и опционо слања факса у један уређај. Технички, „копирна машина“ у данашњим терминима је обично штампач који има уграђено скенирање тако да штампач може да скенира и репродукује документ који се копира.
Као и код већине електронике, уређаји за фотокопир/штампаче настављају да опадају по цени, али имају више функција него икада, а практичност копирања у кући уместо вожње до штампарије/копирнице не може бити претучен.
Ево кључних фактора куповине који ће вам помоћи да одаберете штампач/копир апарат за ваш СОХО.
Инкјет против ласера/Лед
За брзо копирање текстуалних докумената, ласерски/ЛЕД штампачи су генерално бољи избор. Инкјет уређаји могу да штампају у много већим резолуцијама што их чини погоднијим за графику, посебно фотографије.
Цост
Док трошкови штампача и мастила/тонера могу бити одузети од ваших пореза, још увек морате да платите рачун у почетку, а може се повећати. Када разматрате цену штампача/копир апарата, узмите у обзир трошкове мастила или тонера, посебно ако ћете редовно штампати/копирати. Произвођачи штампача продају уређаје по цени или испод цене и уместо тога остварују профит продајом мастила и тонера. Да би се увериле да ће добити свој новац, многе компаније опремају своје јединице кертриџима са мастилом/тонером који имају уграђене микрочипови који спречавају употребу "незваничних" кертриџа или имају "стартер" кертриџе са тонером који имају упола мање од уобичајених капацитет. Тај повољни инкјет или ласер можда неће бити тако добар као што сте мислили када дође време за замену скупог кертриџа са мастилом или тонером.
Штампач/копирни уређаји у боји су посебно скупи за рад јер захтевају 4 кертриџа (црно-бели, цијан, магента и жути). Типично је да цена замене инкјет/тонер кертриџа премашује набавну цену целе јединице.
Уз Ви-Фи и Интернет везу, многе компаније за штампање сада могу да надгледају и аутоматски вам шаљу мастило/тонер када открију да сте при крају. Ово захтева услугу претплате, чија се цена заснива на броју страница које штампате месечно. Иако вам претплатничка услуга може уштедети време приликом наручивања или вожње до продавнице, желите да узмете у обзир месечне трошкове у односу на штампање.
Срећом, већина инкјет и неки ласерски тонер кертриџи се могу поново напунити по много нижој цени. Компаније као што је Цостцо нуде допуњавање за један сат за инкјет. Комплети за допуњавање су такође доступни за типове „уради сам“, али пуњење кертриџа за инкџет или тонер је неуредно и није за оне који имају механички изазов. Такође можете да смањите количину мастила које користите коришћењем мањих фонтова, прегледом и провером документа пре штампања и коришћењем опција „Нацрт“ или „Штампај у нијансама сиве“. Такође, имајте на уму да и даље имате више мастила у кертриџима чак и када добијете упозорење „мало мастила“.
Да бисте добили представу о томе колико ће штампач коштати у току, проверите објављену цену по страници произвођача.
Волуме
Већина штампача/копир машина оријентисаних на мала предузећа није дизајнирана за велике количине па проверите препоручену употребу јединице (страница по месечном радном циклусу). Број страница које се могу одштампати са одређеним кертриџом, који се назива ИСО принос, даће вам грубу представу о томе колико често ће кертриџе требати заменити.
Имајте на уму да чак и ако имате интерни штампач/копир апарат, можда има смисла користити локалне или онлајн услуге копирања/штампања за веће послове штампања/копирања или специјално штампање као што је нпр. брошуре. Са ценом мастила и тонера, једноставно није исплативо штампати/копирати велике количине на јефтинијим штампачима/копир апаратима, посебно са документима или фотографијама у боји. Куповина јефтинијег штампача/копир апарата за основне потребе и ангажовање већих послова штампања/копирања је идеалан компромис за већину малих предузећа.
Дуплекинг
Двострано штампање је могућност штампања/копирања са обе стране странице. Иако то можда није неопходно за ваше потребе, двострано штампање има предности као што је уштеда папира. Уз уштеду на трошковима папира и животној средини, двострано штампање може олакшати и хефтање пакета папира.
Повезивање
Да би штампач радио, потребан му је начин да му се каже шта да ради. Када је у питању копирање, једноставно стављање папира на стакло за копирање и притискање дугмета за копирање ће скенирати и одштампати страницу.
Да бисте га користили као штампач, потребно је да уређаји, као што је рачунар, буду повезани да дају команду за штампање. Осим директне УСБ везе са рачунаром, већина штампача/копир уређаја долази са мрежном везом, ожиченом, ви-фи или обоје. Предност овога је смањен број каблова, као и могућност штампања са разних уређаја као што су таблет или телефон.
Црно-бело или у боји?
Копирање у боји је спорије и скупље, али може бити функција коју желите да има ваш штампач/копир машина намеравате да производите промотивне материјале за своје мало предузеће, као што су брошуре или копије у боји фотографије. Имајте на уму да ако вам је потребно штампање у боји високог квалитета, треба да будете сигурни да користите висококвалитетни папир, који је често скупљи од обичног папира за штампач.
Разноврсност медија
Изаберите апарат за фотокопирирање који може да ради са различитим величинама и тежинама папира и другим медијима, као што су фолије и индексне картице. Потражите копир апарате који нуде равно копирање ако сте забринути за копирање из књига. Многи имају увлакаче листова који су корисни ако морате да копирате неколико папира одједном.
Руковање папиром
Као мала пословна особа, имате боље ствари да радите од допуњавања лежишта за папир или увлачења појединачних листова кроз штампач/копир апарат. Ако редовно штампате/копирате, потражите модел са капацитетом папира од најмање 250 листова или више. Такође ћете сигурно желети аутоматски улагач докумената који држи најмање 30 листова.
Време одзива
Штампачи/копирни уређаји који немају времена за загревање су идеални за мале и кућне канцеларије, где машина може да мирује сатима или данима. Велике брзине штампања/копирања су одличне, али вам неће уштедети време ако морате да чекате неколико минута да се јединица загреје сваки пут када изађе из режима спавања. Неки штампачи/копирни уређаји сада нуде време прве копије мање од 10 секунди.
