Припрема је кључ за успешан физички инвентар.
Ако ваш производни објекат, центар за испуњење или логистички објекат треће стране (3ПЛ) не спроводи годишњи физички инвентар свих ваших СКУ-а – и ваше готове робе и ваших артикала у процесу (ВИП) – требало би да буде.
3 ствари о којима треба прво водити рачуна
Али пре него што почнете да бројите све у свом производном погону и складишту, постоје три ствари о којима морате прво да се побринете:
- Програм за бројање циклуса
- Верификација пре бројања/карантин
- Планирање радног налога (ВО) или налога за посао (ЈО).
Да би се припремили за редован (по могућности годишњи) физички инвентар, потребно је поставити много елемената. Правилно, тачно и одговорно спровођење физичког инвентара није само ствар коју ваш објекат ради једног дана у години, већ и промена начина живота.
Припрема
Припрема је кључ за успешан физички инвентар. Три ствари – горе наведене – које су неопходне пре спровођења физичког инвентара вашег објекта омогућиће вашој компанији да има:
- Тачност на дан вашег физичког инвентара
- Оптимизована ефикасност током физичког инвентара
- Мање СКУ-а које треба рачунати током вашег физичког инвентара
Припреме потребне за успешан физички инвентар треба да се планирају и планирају током целе године.
Програм за бројање циклуса
Без обзира да ли ваш производни или складишни објекат има 10 СКУ-а за бројање или 10.000 СКУ-а за бројање, програм бројања циклуса је неопходан део сваког програма контроле залиха.
Пре него што извршите свој физички инвентар, уверите се да ваша компанија ефикасно циклично броји ваше делове. Робустан програм за бројање циклуса ће смањити број изненађења која се појављују када почнете да усклађујете број циклуса.
Овде можете пронаћи механику бројања циклуса, али довољно је рећи да ако имате 10.000 СКУ-а за рачунајте, да око 2.000 њих (отприлике 20 процената) представља 80 процената вредности вашег укупног инвентар.
Током вашег физичког инвентара, морате да пребројите све своје СКУ-ове. Међутим, пре него што извршите свој физички инвентар, можете се уверити да имате контролу над тих 80 процената вредности вашег инвентара тако што ћете бројати циклус.
То на први поглед може изгледати превише за одгризање. Како се уопште може очекивати да ваша компанија преброји 80 одсто вредности својих залиха током године? Зар не схватамо да имате друге ствари да радите?
Али то значи да ако заиста имате 10.000 СКУ-а за пребројавање, онда циклусно бројите 2.000 СКУ-а. А то можете учинити тако што ћете бројати осам СКУ-ова дневно, пет дана сваке недеље током 52 недеље.
Веровали или не, бројањем циклуса (тј. урадите физички инвентар одабраног подскупа ваших вредних делова) осам делова а дана, можете бити сигурни да ће 80 процената вредности вашег инвентара бити тачно када обавите пуну физичку инвентар.
Мало труда и претходног планирања могу много допринети успеху контроле залиха. А кад смо већ код предактивности...
Верификација пре бројања/карантин
Када обавите бројање циклуса, делови које бројите циклусом се враћају у употребу. Међутим, у припреми за физички инвентар, ваш производни или складишни објекат ће такође желети да примени предбројавање.
Пребројавање се разликује од бројања циклуса по томе што ће претходно бројање спречити употребу, издавање или на други начин трансакцију СКУ-а све док се физички инвентар не заврши.
Пребројавање захтева пажљиво планирање. Рецимо да свој физички инвентар обављате на годишњем нивоу и да је до датума физичког инвентара још један месец. Неко у вашем објекту ко управља планирањем (било планирањем производње или планирањем потражње, на пример), може да погледа планирану активност за следећи месец и одговори на ова питања:
- Које ставке сигурно нећете користити у наредних 30 дана?
- Које од тих ствари имате при руци?
- Да ли имате траку „Карантин—не отварај“?
Идентификовањем ставки које имате при руци и које нећете морати да обављате пре него што их има ваша компанија физичког инвентара, можете да предузмете кључни корак у обезбеђивању да ће ваш физички инвентар бити успешан.
Ставке које пребројите могу се пребројати, означити количином претходног бројања, а затим у карантину — било на физичкој локацији или затварањем кутије помоћу „Карантин—Не отварај“ трака.
Пребројавање је један од кључних начина на који се физички залихе производних објеката и складишта разликују од физичких залиха на малопродајној локацији. Малопродајна локација не може стварно да преброји артикле, а затим да каже купцима да не могу да их купе док се њихов инвентар не заврши. Али производни погон — са правом врстом планирања — може то да уради.
Планирање радног налога (ВО) или налога за посао (ЈО).
Управљање ВИП-ом вашег објекта може бити један од најтежих делова спровођења физичког инвентара.
Можда имате предмет А и вреди 10 долара, а можда имате ставку Б и вреди 20 долара, али када направите предмет Ц, његова вредност може бити 50 долара (јер сте додали рад и другу вредност када сте ставили ставку А и ставку Б заједно). Наравно, то има смисла у свако друго доба године, али можда неће нужно имати смисла током физичког инвентара ваше компаније.
Рецимо да се догоди ваш физички инвентар и да имате три налога за посао (зарад овог аргумента, назовимо било који производни производни налог као налог за посао или ЈО) у радњи.
ЈО #1 је управо објављен. Имате 10 комада предмета А и 10 комада ставке Б на производној линији, али посао није почео.
ЈО #2 је скоро завршена. Тих 10 комада ставке А и 10 комада ставке Б састављено је у 10 комада ставке Ц. ЈО #2 треба само коначну инспекцију да затвори ЈО.
ЈО #3 је усред производње. 10 комада предмета А и 10 комада ставке Б још увек нису успели да постану предмет Ц. Али они више не личе на ставке А или Б.
Планирањем унапред, можете избећи покретање ЈО #1 пре вашег физичког инвентара. И можете да довршите ЈО #2 и затворите је тако да ти артикли Ц оду на залиху да се преброје.
Желите да избегнете да имате превише ЈО #3 на поду. Тешко је проценити вредност ЈО #3 и вероватно ћете морати да радите са својим финансијским људима да бисте схватили како желе да их обрачунају.
Планирањем унапред и постављањем програма за бројање циклуса, управљањем вашим пребројавањем и заказивањем вашег ВИП-а, можете осигурати да ваш производни погон или локација складишта имају успешну физичку инвентар.
