Цену рачуноводственог софтвера је лако одредити; трошкове повезане са рачуноводственим софтвером, с друге стране, много је теже одредити. Можете одредити цену свог рачуноводственог софтвера тако што ћете питати продавца колико наплаћује свој софтвер. Понуда коју ћете добити вероватно ће укључивати накнаду за лиценцирање која ће задовољити ваше потребе, али постоје и други трошкови рачуноводственог софтвера који су укључени у ову понуду. Ово су прави трошкови рачуноводственог софтверског програма и они морају бити укључени у вашу анализу када узмете у обзир укупне трошкове поседовања рачуноводствене софтверске апликације:
- Имплементација
- обука
- Развој за прилагођавање
- Редизајн процеса
- Одржавање
- Надоградње
- Подршка
Трошак број 1: Имплементација
Трошкови имплементације рачуноводственог софтвера укључују све трошкове потребне за инсталирање и конфигурисање програма. Неки основни рачуноводствени софтверски пакети могу се преузети за рад на скоро свакој радној површини, док други захтевају одређени хардвер и софтвер да би исправно радили. Мораћете да проверите спецификације хардвера и софтвера на било ком рачуноводственом софтверском програму купићете да видите да ли ће вам требати надоградња хардвера или оперативног система да бисте покренули програм. За врхунски рачуноводствени софтвер, мораћете да ангажујете спољне консултанте да конфигуришу програм тако да правилно ради. Чак и најосновнији рачуноводствени софтверски програм мора бити прилагођен вашем послу, тако да ћете имати неке трошкове подешавања и конфигурације.
Цена број 2: Обука
Ако не знате како да користите свој рачуноводствени софтвер, неће вам помоћи. Многи добављачи пружају почетну обуку тако да можете научити како да користите програм. Међутим, добићете само основну обуку; мало продаваца ће вам вероватно понудити свеобухватну, детаљну обуку без додатних трошкова. Осим тога, имаћете периодичне промене запослених, тако да ће и они морати да науче програм у неком тренутку. Време утрошено на почетну обуку, а затим на годишњу обуку запослених треба узети у обзир у вашој анализи трошкова било које апликације рачуноводственог софтвера. Ако просечном запосленом треба две недеље да научи овај софтвер пре него што почне да буде продуктиван, онда би требало да укључите њихову плату и бенефиције за две недеље и губитак продуктивности у своје трошкове анализа. На крају, можете очекивати да ће софтвер вишег ранга вероватно захтевати више времена за обуку и трошкове него што је потребно за рачуноводствени софтвер ниске класе.
Цена број 3: Развој за прилагођавање
Можда ћете моћи да користите рачуноводствени софтвер директно из кутије ако имате стандардно пословање засновано на услугама. Али сва мала предузећа нису иста, при чему нека предузећа имају јединствене потребе за усаглашеношћу, регулаторним или правним извештавањем. Због тога ћете можда морати да прилагодите своју рачуноводствену софтверску апликацију како би задовољила ваше потребе. Требало би да додате ове предвиђене трошкове прилагођавања трошку вашег рачуноводственог софтвера.
Цена број 4: Редизајн процеса
Ако имате посао који је покренут и ради, вероватно већ имате програм рачуноводственог софтвера који сте користили, али који више не задовољава потребе вашег пословања. Сваки нови рачуноводствени софтвер би требало да учини ваше пословне процесе лакшим за извођење, али ће такође захтевати да прилагодите неке од процеса како би се ускладили са процесима рачуноводственог софтвера. Требало би да разумете ток информација унутар вашег пословања како бисте могли да предвидите количину процеса који ће бити промењен.
Трошак број 5: Одржавање
Мораћете да одржавате свој рачуноводствени софтвер и било који хардвер или софтвер који подржава апликацију. Ако користите рачуноводствену софтверску апликацију засновану на серверу, требало би да размотрите трошкове одржавања тих сервера. Цлоуд-басед Рачуноводствене софтверске апликације могу елиминисати ове трошкове, али продавац може наплатити накнаду за одржавање, било годишње или месечно, да би повратио ове трошкове.
Цена број 6: Надоградње
У неком тренутку ћете морати да надоградите свој рачуноводствени софтвер, желели то или не. Многи програмери софтвера дизајнирају застареле своје производе тако да они само раде одређене оперативне системе или неће обезбедити обуку и подршку за застареле верзије њихове програме. Можда ћете такође морати да надоградите свој рачуноводствени софтвер ако ваше пословање расте или да додате додатне рачуноводствене модуле како бисте побољшали функционалност основног програма. Опет, ове трошкове надоградње можете додати укупној цени рачуноводственог софтвера.
Цена број 7: Подршка
Последњи трошак који разматрамо у укупни трошкови рачуноводственог софтвера је трошак подршке. Наићи ћете на проблеме са коришћењем рачуноводственог софтвера и мораћете да ступите у контакт са било којом од њих добављач софтвера или консултант који ће вам помоћи да решите проблем или вам показати шта радите нетачно. Требало би да додате предвиђене трошкове техничке подршке да бисте добили праву слику трошкова вашег рачуноводственог софтвера.
