Постоји много разлога због којих компаније започињу потрагу за новим софтвером за планирање ресурса предузећа (ЕРП).
ЕРП вс. КуицкБоокс и други рачуноводствени софтвер
Многе компаније превазилазе свој почетни ниво књиговодствени софтвер пакети, као што су КуицкБоокс или Пеацхтрее. Други сматрају да се њихов постојећи софтвер не интегрише са софтверским системима других независних произвођача и ствара потребу за додатним радом. Шта год да је разлог, прво питање које ћете вероватно поставити приликом куповине новог ЕРП система је „Колико ће то коштати?“
Скривени трошкови у цени софтвера
Укупни трошкови власништва укључују различите трошкове, а не само накнаде за лиценцирање софтвера. Бела књига ЕРП панела указује да постоје четири трошка за имплементацију ЕРП-а:
- Накнаде за софтверску лиценцу
- Трошкови одржавања
- Хардвер
- Услуге имплементације
Међутим, други стручњаци за имплементацију сугеришу да су ови трошкови много већи од оних наведених у ЕРП белој књизи. ИКМС, који нуди ЕРП софтверске системе од 1989. године, навео је бројне друге скривене трошкове у свом искуству имплементације ЕРП-а које би власници предузећа требали узети у обзир. Према ИКМС-у,
- Имплементација
- обука
- Развој за прилагођавање
- Редизајн процеса
- Одржавање
- Надоградње
- Подршка
ИКМС препоручује да се уверите да ваш продавац софтвера укључује све ове трошкове у свој предлог за вас и то имаћете разумну процену укупних трошкова ако их они вољно „ставе на сто“ да бисте види.
Сходно томе планирајте трошкове имплементације
Укупни трошкови имплементације никада неће бити познати док не завршите свој пројекат јер је ретроспектива 20/20. Међутим, таква ретроспективна анализа неће вам донети много користи у процени вашег буџета који је припремљен пре завршетка имплементације вашег новог ЕРП система. Иако никада не можете знати са било каквом прецизношћу колико ће на крају бити ваши коначни трошкови, можете осигурати да је ваш буџет барем разуман.
Нема горег осећаја у пословном свету од прекорачења буџета, а многи пројекти су прекорачени само зато што су недовољно буџетирани. Зато се побрините да урадите неке једноставне провере да бисте видели да ли су сви трошкови укључени и да буџетирани трошкови изгледају разумно.
Ово поставља питање "Шта су разумни трошкови?" Најбољи савет долази од Ј. Царлтон Цоллинс, ЦПА, који је написао да „Реалност је да је трошак имплементације средњег тржишта на врхунски рачуноводствени софтверски систем ће се обично кретати од 1:1 до 2:1 у поређењу са ценом софтвер."
Ово једноставно правило може да вас води у вашим укупним трошковима. Укупна прекорачења трошкова су обично много већа од прекорачења адекватног планирања, припреме и тестирања.
Требало би да очекујете да ћете потрошити 20 до 25 процената својих трошкова у овој фази планирања и припреме, а Колинс указује да само 10 одсто трошкова се троши на стварну имплементацију софтвера, док је лавовски део трошкова имплементације ЕРП-а обука трошкови.
Да ли је ЕРП најбоља опција за вашу компанију?
Закључак је да морате узети у обзир да ваши укупни трошкови имплементације ЕРП-а укључују све трошкове и то ове процене трошкова су разумне ако желите да добијете тачну слику о томе шта ћете потрошити на своју нову система.
Такође би требало да посветите адекватне ресурсе планирању, припреми, тестирању и обуци, јер ако то не учините трошите новац у овим областима, онда ћете вероватно на крају платити више него што се очекивало за ваш ЕРП систем имплементација.
