Волонтери су одлични па чак и од суштинског значаја за ваше доброчинство. Али, ако ствари крену по злу са волонтером, то може представљати лоше вести за вашу организацију.
На пример, шта ако волонтер доживи несрећу док је служио са вама? Шта ако волонтер прекрши закон или повреди неког другог? Ваша организација би могла бити одговорна.
Ево пет начина да смањите вероватноћу да ћете наићи на проблеме са својим волонтерима. Неки од ових могу изгледати напорни, али одвојите време да их урадите како треба и заштитите и своју организацију и своје волонтере.
Развити волонтерске политике и процедуре
Консултујте се са адвокатом или специјалистом волонтером да бисте били сигурни да су они адекватни. Политике треба да наведу волонтерске обавезе и да се позабаве питањима као што су дискриминација, узнемиравање и друго могуће незаконито понашање.
Експлицитном забраном лошег понашања, ваша организација може бити заштићена од одговорности. Обавезно укључите и заштиту волонтера од злоупотребе од стране организације и њеног особља.
Напишите описе послова за све волонтерске позиције
Будите експлицитни о очекивања од волонтера и шта он или она може, а шта не може. Наведите сваки могући ризик за волонтера и затражите потписано ослобађање од одговорности. Темељно и сажет опис посла може помоћи у заштити организације од одговорности ако волонтер пређе оно што му је дозвољено.
Ево неколико ствари које треба укључити у опис послова:
- твој сврха непрофитне организације
- потребна обука за ову позицију
- дужности које се очекују од волонтера
- време потребно за обављање задатка
- локација на којој ће волонтер обављати посао
Захтевајте од сваког волонтера да попуни пријаву
Већину времена се исплати захтевају апликацију. Међутим, понекад са групним пројектима који укључују "позив за стоку" за волонтере, можете једноставно наложити волонтерима да попуне изјаву која ослобађа организацију од одговорности.
Сложеност апликације зависиће од позиције. Ако волонтер ради са угроженим људима као што су деца или старији, летвица би требало да буде виша. За обичне задатке са малим ризиком за било кога, била би прикладна краћа апликација. Пазите да имате различите апликације за различите послове. Нема смисла обесхрабрити неке волонтере дугачким формуларом ако то није неопходно.
Ево неких ствари које треба укључити у апликацију, где је то прикладно:
- Лични подаци као што су адреса, број телефона, адреса е-поште, особа за контакт у случају болести или несреће, возачка дозвола, доказ о личном осигурању итд.
- Квалификације, када су неопходне за посао, као што су специјалне вештине или образовање.
- Референце које могу потврдити добар карактер или радну етику кандидата. Референце могу бити од члана заједнице, друге непрофитне организације у којој је подносилац захтева волонтирао или послодавца.
- Писмена дозвола да се уради провера прошлости, неопходна ако ће волонтери радити са децом или другом ризичном популацијом
- Одрицање од поверљивости како бисте могли да прикупите информације које су вам потребне и да их на одговарајући начин поделите.
Спроведите одговарајући скрининг
Будите пажљиви овде. Скрининг је посебно важан за волонтере који су можда у контакту са угроженим особама или који морају да возе док обављају свој волонтерски рад или се баве другим врстама опасних послова.
Међутим, 31 одсто непрофитних организација не спроводи волонтерске скрининге према једној студији. Непрофитне организације често мисле да могу саме да контролишу своје волонтере и занемарују да обаве одговарајуће провере прошлости. Али то може оставити организацију отвореном за одговорност. Замислите скрининг као део ваших безбедносних процедура и управљања ризиком.
Скрининг би увек требало да буде са поштовањем и да штити приватност волонтера колико год је то могуће. Добијте писмену сагласност за скрининг пре него што наставите. Такође, с времена на време прегледајте као меру предострожности.
Скрининг може бити једноставан као лични интервју или може укључивати:
- криминалистичке провере
- возачке евиденције и дозволе
- потврда о осигурању
- скрининг здравствених стања или тражење доказа о одређеним вакцинацијама
- провера акредитива као што су сертификат о подучавању или процене посебних вештина
Обезбедите одличну обуку и управљање
Никада не пуштајте добровољца без њега адекватну обуку. Волонтери цене обуку, тако да знају шта и када да раде. Тренирајте у групама или један на један. Развити писане материјале које волонтер може понети са собом и обучити се за своје специфичне задатке. Додијелите волонтера особљу за надзор.
Обука може укључивати:
- кодекс понашања ваше организације
- како поступити приликом представљања организације
- како идентификовати и пријавити злостављање
- како одржати поверљивост организације и људи којима она служи
- шта конкретно очекујете од волонтера
- како пријавити све проблеме
- ко је надлежан и како доћи до њих
Коначно, будите спремни да отпустите волонтера ако прекрши било које од правила, ако је тешко слагати се са њим, ако је непоуздан или увредљив на било који начин. Развити писану процедуру за особље ако морају пустити волонтера.
Увек обавестите волонтера зашто га пуштате, а затим документујте отпуштање, баш као што бисте то урадили са плаћеним чланом особља. Поседовање процедуре, њено праћење и снимање акције ће вам помоћи ако волонтер одлучи да уложи жалбу вашем највишем руководству или на други начин покуша да вам узврати.
Не заборавите да имате политике за своје особље које покривају како треба да се опходе према волонтерима. Опишите шта је узнемиравање и како га избећи. Успоставите жалбени поступак који волонтери могу користити да пријаве свако злостављање.
Волонтери желе да чине добро и захвални су када је организација спремна да ради са њима. Они желе добру политику и одговарајућу обуку и управљање. Задржавање волонтера не захтева само захвалност са ваше стране, али и организован приступ који штити и волонтере и вашу непрофитну организацију.
