Већина места је навикла на притиске који долазе са координацијом више догађаја у кратком временском периоду. На крају крајева, њихов посао зависи од пружања квалитетне услуге, а сваки догађај је прилика да покажу своје вештине и једнима и другима. планери догађаја и присутних. Ипак, најкритичније време долази пре него што емисија и почне, када клијент уђе у салу за банкете ради подешавања. У овом тренутку ће бити постављен тон за остатак дана.
Припремите колица
Прва ствар коју ће ваш клијент желети да уради је да распакује све своје залихе за догађаје из свог возила. Ово може бити тежак задатак, посебно ако је ситуација с паркингом тешка за навигацију. Замислите да неко уђе у ваше место са гомилом тешких кутија – шта је прво што ће тражити? Одговор је, наравно, колица, или било шта друго што ће им олакшати терет и знатно олакшати злокобни посао истовара. Имати колица на располагању одмах када уђу у место догађаја је једноставан начин да се осећају „олакшано“ само појављивањем.
Припремите таблице за регистрацију
Следеће на листи ствари које треба да ураде за већину клијената је подешавање регистрације. Ово значи ваше место одржавања боље је да све компоненте за регистрацију буду на месту пре него што стигну. То укључује све столове, столице, електричне и лајсне. Организовање ознака са именима и материјала за пријављивање ће одузети много времена планерима догађаја и не би требало да чекају да ви поставите ове једноставне ствари како би могли да започну.
Поставите столове и постељину за све собе
Постављање свих столова и столица у простор за догађај очигледно може потрајати. Надамо се да сте, ако долазите са ранијег догађаја, унапред рекли клијенту када треба да очекује да све компоненте собе буду постављене. Ако ваш клијент уђе у просторију са десетинама радника који се боре да слажу столове и столице, вероватно ће успаничити. У идеалном случају, ваш оперативни тим ће имати све постављено са столним постељином тако да планери могу да почну да постављају централне делове, предмете на аукцији итд.
Уклоните све сигнале рано
Само зато што главни планер зна како да се креће по згради не значи да то зна и њена екипа за подршку. Свакоме можете уштедети много непотребних мука ажурирање сигнализације унутар ваше зграде чим период подешавања ускоро почне. Имајте на уму да продавци попут цвећара и ДЈ-ева такође морају да знају где да иду. Све су то ствари које треба размотрити са својим клијентом пре дана догађаја, али на њих је такође неопходно обратити пажњу на велики дан.
Прегледајте БЕО-ове и фактуре
Опет, вероватно сте ове документе послали е-поштом неколико пута током дана који су претходили догађају, али никада не шкоди да их прегледате последњи пут. Иако је време подешавања напорно, потребно је да издвојите 15 минута да заједно прегледате ове документе. Координатори места треба да имају спреман пакет за свог клијента који укључује БЕО, дијаграм собе и будућа фактура. Врло мали број искусних планера ће пропустити прилику да прегледа ове критичне радове.
Интродуцтионс
Обавезно доведите кључне чланове свог тима свом клијенту на формално упознавање. Ова листа укључује управника угоститељства, капетан банкета, супервизор операција и аудио/визуелни координатор. Размислите у име свог клијента када представљате тим – да ли постоје детаљи о којима би требало разговарати лицем у лице са вашим менаџерским тимом? Започињање кратког разговора је ефикасан начин да се истакне ко је задужен за сваку област.
Ова кратка контролна листа ставки за подешавање догађаја ће увелико помоћи да ваш клијент буде задовољан по доласку. Као примарни представник вашег места, увек је најбоље да клијентима дате свој број мобилног телефона у случају да нешто пође по злу док радите у својој канцеларији. Запамтите, они могу бити фрустрирани ако им нешто затреба, али ће бити још више фрустрирани ако не могу наћи никога да им помогне.
