Управа догађаја укључује надгледање све логистике која води до и током догађаја, било да се ради о конференцији, венчању или било ком организованом скупу. Менаџери догађаја извршавају планове догађаја тако што управљају особљем, финансијама, односима са добављачима и још много тога.
У професији планирања догађаја, називи послова су различити и бројни као и услуге које се нуде, и често може бити тешко разликовати један од другог. Може бити изазовно када припремате портфолио за планирање догађаја, тражите посао или радите са клијентом који нема исправно разумевање функције вашег посла и одговорности. Сазнајте више о томе шта укључује управљање догађајима и да ли је оно право за вас.
Шта је управљање догађајима?
Управљање догађајима укључује низ функција за извођење великих догађаја, који могу укључивати конференције, конвенције, концерте, сајмове, фестивали, и церемоније. Укључује руковање целокупном логистиком догађаја, рад са особљем и управљање пројектом догађаја као целине.
Додатне дужности могу укључивати управљање буџетом и тимовима људи одговорних за сваку функцију, као и надгледање извршења догађаја. Менаџери догађаја такође надгледају услуге свих спољних добављача и професионалаца, укључујући планере догађаја.
Како функционише управљање догађајима
Специфичне одговорности менаџера догађаја могу укључивати:
- Избор и резервација места
- Координација спољни продавци
- Ангажовани говорници или забава
- Уређење превоза и паркинга
- Добијање потребних дозвола и одговарајуће осигурање
- Усклађеност са стандардима здравља и безбедности
- Израда планова за ванредне ситуације
- Управљање кризом и ситуацијом на догађају
- Израда плана безбедности
- Праћење догађаја
Ова листа ни у ком случају није коначна. У зависности од обима догађаја и других ангажованих професионалаца, обавезе посла могу варирати. У суштини, менаџер догађаја је одговоран за координацију све логистике потребне за догађај.
Улога услуга управљања догађајима
Фирме за управљање догађајима се често ангажују да планирају и изводе велике састанке компаније и посебне догађаје. Док су венчања и концерти уобичајени догађаји за професионалце за управљање догађајима, спортски догађаји, окупљања и велике забаве су такође прилике које могу имати користи од управљања догађајима.
Државни субјекти, непрофитне организације, удружења и корпорације користе компаније за управљање догађајима за координацију важних догађаја и састанака. Функција управљања догађајима се често може наћи у оквиру корпоративног маркетинга или одељења за односе с јавношћу или као део особља за посебне догађаје.
Вештине за успех
Као и код већине функција планирања догађаја, управљање догађајима захтева одличне организационе вештине за успех. Способност обављања више задатака и жонглирања са многим покретним деловима је од суштинског значаја, а заједно са том врхунском организацијом долази и потреба за вештинама ефикасног управљања временом.
Способност да одредите приоритете и останете на задатку је оно што води до успешног догађаја. Управљање догађајем захтева сагледавање визије догађаја до извршења, што захтева упорност, креативност и флексибилност.
Пошто је управљање пројектима кључни елемент и укључује управљање не само функцијама већ и тимовима људи, међуљудске вештине су такође важне. Интеракција са појединцима на свим нивоима организације је део посла, тако да ће бити удобан, пријатан и снажан комуникатор у великој мери допринети развоју тих односа.
Управљање догађајима вс. Планирање догађаја
Иако су веома блиско повезани, управљање догађајима и планирање догађаја служе две различите функције. Једноставно речено, планери догађаја креирају визију и многе прелиминарне планове за догађај, док менаџери извршавају детаље пре и током њега.
Уз то, менаџери догађаја могу такође планирати аспекте догађаја, а планери догађаја могу управљати одређеним компонентама процеса планирања догађаја. Њих двоје раде раме уз раме, а њихове одговорности се могу преклапати. Многи појединци могу испунити обе улоге, посебно ако воде сопствени посао или раде у малој компанији за планирање догађаја. Ипак, обука и вештине потребне за сваку позицију су донекле различите.
Ево неколико примера неких од кључних разлика:
| Менаџери догађаја | Планери догађаја |
|---|---|
| Прављење резервација локација | Одабир теме и концепта догађаја |
| Координација са продавцима | Одабир места |
| Запошљавање и управљање особљем | Планирање менија |
| Управљање на лицу места током догађаја | Организовање забаве или гостујућих говорника |
Кључне Такеаваис
- Управљање догађајима је надзор многих административних детаља за догађаје као што су конференције, фестивали или венчања.
- Менаџер догађаја ради са особљем и продавцима како би се уверио да се догађај изврши према плану.
- Док планери догађаја теже да раде на целокупном концепту догађаја, менаџери догађаја се баве детаљима његовог извођења.
- Менаџери догађаја морају да буду организовани, вешти са људима и флексибилни, између осталог.
