Сврха пословног писања је преношење информација неком другом или тражење информација од њега. Да бисте били ефикасно писање за посао, морате бити потпуни, сажети и тачни. Ваш текст треба да буде написан тако да читалац може лако да разуме шта му говорите или питате.
Много пословног писања је аљкаво, лоше написано, неорганизовано, препуно жаргона и непотпуно. Често је или предугачко или прекратко. Сви ови атрибути доприносе неефикасном пословном писању.
Било да сте писање продајног предлога, е-маил свом шефу или упутство за употребу софтверског пакета, постоје одређени кораци које морате да следите да бисте били ефикасни. Следите ових пет корака:
- Организујте свој материјал
- Узмите у обзир своју публику
- Запишите своје мисли
- Прочитајте свој материјал
- Уредите свој материјал
Организација је кључна
Ако не организујете свој материјал, он неће добро тећи и неће имати смисла. Писање може бити једноставно или компликовано. Када пишете е-поруку којом се најављује састанак особља, ово је једноставно као прикупљање ваших мисли. С друге стране, вероватно ћете морати да развијете сложени нацрт пре готовог материјала ако пишете резултате револуционарног фармацеутског испитивања. Без обзира на задатак, без одговарајућег нивоа организације (чак и организовања ваших мисли), можда нећете укључити све што вам је потребно или пропустити да дате значај најважнијим темама. Пропусти или нетачан фокус ће учинити ваше пословно писање мање јасним.
Упознајте своју публику
Пре него што почнете да пишете, размислите о циљној публици. На пример, презентација о новом 401(к) програму ваше компаније може имати исти нацрт када се даје вашем финансијском директору као и запосленима, али ниво детаља које укључите ће варирати. Такође морате узети у обзир тон. Брза порука е-поште вашем тиму, која их подсећа на годишњи избор компаније, неће имати исти тон као ваша порука у вези са годишњим извештајем ваше компаније.
Такође, запамтите да хоћете ефикасније комуницирају својој публици ако се фокусирате на оно што желите да чују, а не на оно што ћете рећи.
Реч о добром писању
Добри писци имају различите стилове писања. Неки више воле да све напишу, а затим се врате и уређују. Други више воле да уређују како иду. Понекад њихов омиљени стил варира у зависности од тога шта пишу.
Док пишете (или када уређујете) водите рачуна о дужини. Требало би да користите довољно речи да би ваше значење било јасно, али немојте користити непотребне речи само да бисте га учинили цветним. Пословно писање треба да буде јасно и сажето, а не опсежно и цветно. Запамтите, нико у послу нема времена да чита више него што је потребно.
С друге стране, не чините свој комад прекратким. Морате написати довољно да ваше значење буде јасно и да не буде погрешно схваћено. Замислите да је део опреме у складишту означен као „коришћен, али добар“. Било би нејасно да ли то значи да је део опреме много коришћен, или да део опреме више није нов, али је и даље функционална. Неколико додатних речи би разјаснило значење. Такође, избегавајте коришћење жаргона или скраћеница јер оне могу значити различите ствари различитим читаоцима.
Лектура и уређивање
Без обзира на ваш стил писања, сви писци морају да лекторишу и уређују сав писани материјал, чак и е-пошту. Након што завршите са писањем, лекторирајте свој рад. Тада ћете можда морати да га уредите. Лектура је поновно читање онога што сте написали да бисте се уверили да су све речи у вашој глави исправно доспеле на папир. Пошто наш мозак ради брже од наших прстију, можете изоставити речи, изоставити завршетак или користити погрешан хомоним (нпр. „тамо“ уместо „њихов“). Лектура хвата ове грешке. Очигледно је да је лекторисање е-поште у једном реду лако и може бити довољно само да га погледате док куцате. Међутим, ако пишете упутство за употребу, лектура ће бити компликованија и потрајати дуже.
Након што сте прочитали свој материјал, време је за уређивање. Понекад се лектура и лекторисање могу обављати истовремено, али је ефикасније када се раде узастопно.
Разлог због којег уређујете је да поправите или промените оно што сте написали како би материјал звучао (и читао) боље. Када пишете за посао, то значи да исправите грешке и учините текст што јаснијим и сажетијим.
Ви не пишете роман
Када пишете пословно, не пишете следећи „велики амерички роман“. Ваше писање треба да буде као описно по потреби, али не морате да сликате живописне слике користећи много великих речи и фигура говор. Ако мислите на „стаклене куће“, немојте писати „стаклене куће“, пишите „стаклене куће“.
