Основне менаџерске вештине за почетнике

Ниво 1 од Пирамида менаџерских вештина показује основне вештине које сваки менаџер почетник мора да овлада. То је основа пирамиде управљачких вештина, која показује вештине које менаџер мора да овлада да би био успешан и показује како се ове вештине управљања надограђују једна на другу ка успеху.

Основне вештине управљања

Постоје четири основне менаџерске вештине које свако мора да савлада да би имао успеха у менаџерском послу. Ове четири основне вештине су планирање, организовање, усмеравање и контрола и о њима се детаљно говори у наставку.

План

Планирање је први и најважнији корак у сваком задатку управљања. То је такође корак који се најчешће занемарује или намерно прескаче. Док је количина од планирање и потребне детаље ће се разликовати од задатка до задатка, прескочити овај задатак значи призвати сигурну катастрофу осим слепом срећом.

То је оно што пружа стару изреку о 6 П планирања: Претходно планирање и припрема спречава лоше Перформансе (или 7 П: Правилан, Претходни, Планирање, Спречавање, Пишање, Лош, Учинак) у зависности од тога како цоунт.

Иако већина људи појам планирање повезује са општим пословним планирањем, заправо постоје три различита нивоа планирања:

• Стратешко планирање
• Тацтицал Планнинг
• Оперативно планирање

Такође, различите врсте планирања се користе за постизање нивоа и области припремљености:

• Планирање у случају катастрофе
• Планирање сукцесије
• Кризно планирање
• Планирање компензације

Основне менаџерске вештине потребне за ефикасно планирање

Ово су неке од примера вештина које морате имати да бисте ефикасно планирали.

• Замислите будућу државу
• Ментално организујте суштинску мисију и визија која ће вас покренути до жељеног будућег стања
• Одредите општу стратегију која ће постићи жељено будуће стање
• Изаберите краткорочни циљеви и активности то ће те одвести тамо

Организујте

Менаџер мора бити способни да организују тимове, задатке и пројекте како би се рад тима обавио на најефикаснији и најефикаснији начин. Као почетник менаџер, можда организујете мали радни тим или пројектни тим. Ове исте вештине ће вам бити потребне касније у каријери када будете морали да организујете одељење или ново одељење компаније.

Јасно је да постоји преклапање између планирања рада и његовог организовања. Тамо где се планирање фокусира на оно што треба да урадите, организовање је оперативније и више је усредсређено на то како да најбоље обавите посао.

Основне менаџерске вештине потребне за ефикасно организовање

Када организујете посао, потребно је да:

• Одредите улоге потребне за остварење плана
• Додели задатке улогама
• Одредите најбољи ресурс (људе или опрему) за ту улогу
• Набавите ресурсе и распоредите их по улогама
• Доделите ресурсе улогама и делегирајте овлашћења и одговорност на њих.

Било да вам је додељен мали тим или пројекат за управљање, менаџери почетници такође морају бити способни да се организују канцеларије и системи података.

Више везано за организовање

Можда нећете моћи физички да померате људе како бисте окупили свој тим, али треба да размотрите ту могућност. С друге стране, можда ћете морати да преместите неколико људи у мали простор и мораћете да организујете ствари тако да тим може ефикасно да ради у том простору. Касније у својој каријери, можда ћете морати да организујете канцеларију за смештај тимова из неколико различитих одељења и њихових специфичних потреба.

Такође ћете морати да будете у могућности да организујете све рачунарске системе који ће руковати подацима које ваш тим треба да прикупи или дистрибуира. Морате одлучити да ли, на пример, треба да подесите дељене веб странице на интранету компаније или само дељени фолдер на серверу датотека. Одлучите како ћете организовати системе тако да сви којима су потребне информације имају приступ њима (и да оне нису доступне онима који не би требало да их виде, попут ваших конкурената).

Ако вашем тиму треба или производи нешто друго осим информација, морате се организовати тако да ваш тим добијају оно што им је потребно, када им је потребно, и могу да изнесу другима оно што ваш тим производи са десне стране време.

Коначно ћете открити да јесте довољно ретко да се организују пројекти једном. Уз сталне промене у ресурсима, циљевима и спољним факторима, обично ћете морати да се реорганизујете да бисте се прилагодили њима.

Директан

Режија је корак акције. Планирали сте и организовали рад. Сада мораш усмерите свој тим да заврши посао. Почните тако што ћете се уверити циљ је јасан свима у тиму. Да ли сви знају шта је циљ? Да ли сви знају која је њихова улога у довођењу тима до циља? Да ли имају све што им је потребно (ресурсе, овлашћења, време, итд.) да ураде свој део посла?

Вуци, не гурај

Бићете ефикаснији у усмеравању тима ка свом циљу ако повучеш (водиш их) а не гурати (седи и дати наредбе). Желите мотивишите људе у свом тиму и помозите и инспирисати их ка тимским циљевима.

Основне менаџерске вештине потребне за режију

Када усмеравате рад тима, потребно је да:

• Дајте јасан правац како би тим могао да успе
• Уверите се да чланови тима су јасни о улози коју треба да играју да тим успе
• Обезбедите тиму најмању количину упутства како би тим био оснажен да успе
• Обезбедите инспирацију и праћење како бисте одржали присуство као подршку тиму

Контрола

Неки писци покушавају да „омекшају“ ову основну вештину управљања називајући је „координацијом“ или сличним терминима. Међутим, јачи термин, контрола, је суштински, тако да менаџер је у стању да контролише активности тима.

У горњим корацима сте испланирали посао, организовали ресурсе како бисте га најефикасније остварили и усмерили тим да почне са радом. У контролном кораку, пратиш рад који се обавља. Упоредите стварни напредак са планом. Потврђујете да организација ради онако како сте је осмислили.

Ако све иде како треба, не морате ништа да радите осим да надгледате. Међутим, то се ретко дешава. Запослени се разболи, сортирање базе података траје дуже свака итерација него што је предвиђено, кључни конкурент одустаје од цене, пожар уништи суседну зграду и морате да се евакуишете неколико дана или неки други фактори твој план.

Основне менаџерске вештине потребне за контролинг

Када контролишете рад, потребно је да:

• Пратите напредак тима и пројеката
• Уверите се да сваку улогу обавља запослени
• Поставите стандарде за перформансе и квалитет
• Помозите тиму да реши проблеме и уклони баријере за њихов успех
• Обезбедите повратне информације о предузетим радњама и напредак тима
• Обезбедите награде и признања за успехе тима и напредак
• По потреби прилагођавајте одлуке донете у фазама планирања, организовања и усмеравања

Менаџери такође контролишу алатке

У контролном кораку постављате стандарде за перформансе и квалитет, а затим надгледате да бисте били сигурни да су испуњени. На располагању вам је онолико алата колико ствари треба да надгледате.

• Алати за планирање: Бројни софтверски алати вам омогућавају да унесете свој распоред, а затим редовно ажурирате напредак. Програм ће истаћи промене у распореду како бисте могли да идентификујете корективне мере које треба предузети.
• Финансијске контроле: као менаџер, обично ћете имати буџет. Извештаји одељења за финансије ће вас обавестити како ваша потрошња (на људе и друге ресурсе) одговара плану.
• Контрола људи: морате бити сигурни да сви људи у вашем тиму раде како је планирано. Ако нису, морате пронаћи и поправити узрок. Зар не разумеју циљ? Зар немају неки ресурс или вештину која им је потребна? Да ли је задатак превелик за њих и треба да се измени или додели другом ресурсу? Ваш посао као менаџера значи да члановима вашег тима дајете повратне информације о томе како њихов учинак испуњава план. када није, морате предузети корективне мере.