Без обзира да ли сте а планер корпоративних догађаја или административно лице, основе планирања догађаја захтевају да имате јаке организационе, комуникационе и документационе вештине. Без обзира на ваш ниво искуства, чак и ентузијаста угоститељства може да организује невероватан пословни догађај уз мало креативности и доста организације на том путу. Али када је у питању планирање догађаја, посебно за заузете планере догађаја који имају више од једног догађаја у својим књигама, организовање може бити већа препрека него што већина мисли.
Како организатори догађаја остају организовани
Организација је један од многих кључева успеха за већину планера догађаја. Не само да савладавање организационих вештина може довести до мањег стреса, већ може и да унапреди вашу креативност као догађај планер који вам омогућава да видите ширу слику и размишљате ван оквира знајући да имате чврсту руку на томе детаљима. Ево неколико начина на које успешни планери догађаја остају организовани.
Креирајте повезиваче догађаја
Креирање регистратора за планирање догађаја и догађаја је вероватно најефикаснији начин да останете организовани за планирање семинара, конференција, интерних обука, извршни састанци, и све врсте догађаја. Док многи планери догађаја прелазе на више електронских и дигиталних алата за организацију, физички регистратори могу послужити као место за најважније детаље догађаја и програма. Чување штампаних копија одређених докумената, белешки и других детаља може бити спас током целог догађаја.
У идеалном случају, сваки догађај и/или програм би требало да има своју фасциклу. У зависности од сложености вашег догађаја, ваш регистратор може да садржи неколико секција, укључујући:
- План пута/Дневни ред
- Кључни контакти
- Полазници
- Комуникације
- Уговори
- Налози за банкете
- Забава
- Листа смештаја/соба
- Доласци/Одласци
- Активности
- Поклони
- Буџет
- Остало
Уз планирање догађаја, регистратор који се редовно ажурира, лако ћете делити информације са интерним колегама и клијентима, чак и ако вам не дају много времена за припрему.
Користите софтвер за планирање догађаја или складиште докумената на мрежи
Док ваши регистратори догађаја треба да садрже све најважније детаље сваког догађаја у штампаној верзији, Остатак ваших референтних белешки, идеја и преписке такође треба да буде организован и заједно. Данас многи планери догађаја користе софтвер за планирање и управљање догађајима, али много више тражи опције за складиштење датотека на мрежи како би се организовали.
Онлине алатке као што су Гоогле Дриве и Дропбок могу да обезбеде организовано место за све врсте електронских докумената, од табела до фактура. Ови алати вам омогућавају да отпремате, складиштите и организујете документе у онлајн датотеке и фасцикле где им се може лако приступити са било ког места. Можете да отварате документе на лаптопу, паметном телефону или таблету. Такође можете лако да приложите те датотеке у е-пошту или да делите документ са колегама, продавцима и клијентима. То може бити савршено организационо решење за планере догађаја који су увек у покрету.
Закључак организације
На крају, како ћете организовати своје документе, белешке и преписку зависи од вас. Сваки планер догађаја има другачији систем који ради за њих и њихове догађаје. Најважнији фактор увек треба да буде доступност и спремност за информације. Зато се уверите да који год систем да користите, можете брзо и лако да лоцирате информације које тражите.
