Опис посла извршног помоћника: плата, вештине и још много тога

Извршни помоћници су слични административни помоћници или секретарице у томе што сви они подржавају нечији рад — обично руководиоца — обављајући или надгледајући канцеларијске дужности. Разлика је у томе што је извршни помоћник посебно виши службеник који је додељен једном од највиших руководилаца. Ово укључује надгледање и обуку другог канцеларијског особља, као и бављење задацима који могу имати драматичан ефекат на успех компаније.

Дужности и одговорности извршног помоћника

Овај посао генерално захтева способност обављања следећег посла:

• Прегледајте документе
• Рачуноводство/књиговодство
• Управљање календаром
• Врши истраживања
• Односи са клијентима
• Дизајнирајте и одржавајте систем досијеа
• Обрадите захтеве за информацијама
• Организујте састанке
• Водити евиденцију
• Организујте планове путовања
• куцање
• Планирање догађаја
• Припремите статистичке извештаје
• Обрада извештаја о трошковима
• Водите записник са састанка

Дужности извршног помоћника обухватају исте дужности које обављају административни помоћници: упућивање и прихватање телефонских позива; слање дописа, мејлова и писама у име извршне власти; пријем посетилаца; руковање распоредом; и још.

Често спроводе истраживања и припремају извештаје који утичу на политику компаније. Ове одговорности значе да извршни асистенти морају темељно да разумеју посао свог послодавца. Као резултат, ови радници такође могу да делују као веза између извршне власти и остатка службеничког особља.

Плата извршног помоћника

Извршни асистенти су зарадили средњу годишњу плату од 63.110 долара у 2020. години, што их чини само изван првих 10% међу свим секретарима и административним помоћницима:

• Средња годишња плата: 63 110 УСД (30,34 УСД/сат)
• Највиших 10% годишње плате: 94,830 УСД (45,59 УСД/сат)
• Доњих 10% годишње плате: 39,350 УСД (18,92 УСД/сат)

Образовање, обука и сертификација

Постоји неколико образовних услова за почетак рада као секретар, али до постизања позиције извршног асистента обично долази тек након неколико година искуства.

• Образовање: Средњошколска диплома је довољна за већину почетних послова, али ће они са дипломама сарадника или првоступника у областима везаним за пословање бити тржишнији.
• сертификација: Нико не мора да буде сертификован да буде извршни асистент, али постоје сертификати доступни путем онлајн курсева за већину софтверских програма који захтевају стручност. Такве потврде могу учинити кандидата за посао привлачнијим.
• Обука: Искуство и поверење се стиче радећи посао, јер су се извршни асистенти углавном доказали у дужем временском периоду.

Вештине и компетенције извршног помоћника

Куцање, архивирање и друго чиновничке вештине су важни, али најбољи извршни асистенти често имају јаке личности које се показују кроз неколико корисних меких вештина:

• Комуникационе вештине: Извршни асистенти често служе као вратари, одлучујући које поруке и који посетиоци или позиваоци треба да оду директно до свог послодавца и које треба да преусмере или обрађују у неком другом начин. Ово укључује могућност брзог прикупљања информација од оних који захтевају време од свог шефа.
• Управљање временом: Свако ко управља временом друге особе, као што извршни помоћници често раде за своје шефове, такође треба да буде добар у управљању сопственим временом.
• Поузданост: Извршни асистенти често имају приступ осетљивим информацијама, а руководиоци за које раде морају да им у потпуности верују како би били што ефикаснији на свом послу.
• Мултитаскинг: Извршни помоћници редовно обављају више од једног задатка у исто време док прате распореде својих шефова и држе их на правом путу.

Јоб Оутлоок

Очекује се да ће се могућности запошљавања извршних секретара и административних помоћника смањити за око 20% у деценији која се завршава 2029. године, према америчком Бироу за статистику рада. Ово је далеко горе од пројектованог раста од 4% за сва занимања и знатно горе од пада од 9% пројектованог за све секретаре и помоћнике.

Пад се приписује повећању броја менаџера у организацији који деле једног помоћника. Ово је више могуће јер су мобилне и друге електронске комуникације омогућиле да руководиоци имају већу вероватноћу да сами управљају својом кореспонденцијом и заказивањем.

Радно окружење

Извршни асистенти обично раде у канцеларијском окружењу и комуницирају са посетиоцима, позиваоцима и другим руководиоцима поред сопствених шефова. Посао може бити брз и захтеван, а улога чувара понекад захтева од извршних помоћника да кажу не људима који не желе да прихвате не као одговор.

Распоред рада

Сати често прате типичне радне недеље типичне пословне недеље. Међутим, руководиоци који раде до касно понекад очекују да ће њихови извршни помоћници бити доступни и након радног времена.

Поређење сличних послова

Људи заинтересовани за рад као извршни асистент такође би могли да размотре један од следећих каријерних путева, наведених са средњим годишњим платама:

• административни помоћник: $40,990
• Записничар: $61,660
• Финансијски службеник: $41,520