У школи, групни пројекат није увек био позитивно искуство. Неизбежно, у свакој групи, неки су радили више од других док се други никада нису појавили. Као резултат тога, могло би бити фрустрирајуће ако сте један од чланова тима који носи највећи део терета.
У пословном свету је мало другачије јер сваки пројекат има менаџера пројекта и та особа може да изнесе стварне последице ако чланови тима не заврше своје задатке. Чак и ако менаџер пројекта нема дисциплински ауторитет над својим или њеним тимом, сваки лош учинак члана може се вратити свом шефу и негативно се одразити на његову каријеру.
Вероватно је да менаџер пројекта неће моћи да бира чланове тима за пројекат и неће имати овлашћење да уклони члана због лошег учинка. Како управљате пројектом када вам чланови тима не одговарају?
Ево шест савета о томе како да водите пројекат када вам чланови тима не извештавају.
Разјасните своје границе са шефом
Пре него што уопште одржите свој први тимски састанак, седите са особом која вас је доделила овом пројекту и разговарајте о очекивањима менаџмента. Ово је најлакше, наравно, ако се ви и сви чланови тима пријавите у исту особу, али чак и ако не, пожелећете да водите овај разговор.
Ово су питања која желите да поставите:
- Да ли имате моћ да уклоните и замените људе у тиму ако не раде?
- Да ли овај пројекат има приоритет у односу на друге пројекте? Ако не, где се онда ваш пројекат налази у хијерархији. Другим речима, можете ли рећи члановима вашег тима да морају да престану да раде на другом пројекту како би испоштовали рок?
- Ако имате проблема са учинком чланова тима, да ли ће вас шеф са дисциплинском моћи подржати или се сматрате равноправним члановима тима?
- Ако то већ нисте урадили, питајте који су циљеви пројекта и очекивани временски оквир за завршетак.
Ако сте поставили своја ограничења пре него што пројекат почне, знаћете колико далеко можете да идете и шта можете да тражите од чланова свог тима. Шеф који каже „овај пројекат је главни приоритет“, али вас неће подржати у томе, исто је као и шеф који каже: „ово није главни приоритет“.
Међутим, добијање подршке од свог шефа да ли је пројекат главни приоритет може вам помоћи да подстакнете чланове да раде што је више могуће. И немојте се плашити да будете директни са својим шефом тако што ћете поменути да желите да знате ниво важности пројекта како бисте могли да пренесете ту поруку тиму. Желећете да кажете да сви имају исти циљ, да се пројекат заврши како треба и на време.
Такође, можете се обратити свом шефу путем е-поште тражећи да потврдите да је пројекат главни приоритет. Када примите потврду е-поштом, можете проследити е-пошту тиму ако је потребно.
Важно је запамтити да чланови тима могу имати и друге одговорности поред пројекта. Као резултат тога, они можда неће сматрати ваш пројекат главним приоритетом за њих на почетку, али то није нужно зато што их није брига или желе да избегну рад. Сасвим је вероватно да једноставно имају друге задатке и одговорности које треба да обављају свакодневно. Ово је посебно тачно када радите са колегама из различитих одељења.
Разговарајте са својим шефом да разјасните важност пројекта, циљеве и временску линију, и рано саопштавање тих информација тиму може помоћи да се процес одвија лакшим и мањим стресно.
Разговарајте са својим тимом пре него што дате задатке
Када имате међуорганизацијски тим, лако је постављати задатке. Џејн из маркетинга ће се бавити маркетиншким задацима. Карен из финансија ће се побринути за финансије. Али чак и када су одговорности јасне, прво разговарајте са члановима вашег тима.
Можда ћете сазнати да су и Карен и Џејн тражиле да буду у овом тиму како би сазнале више о другим областима компаније, па када их доделите њиховим областима стручности, могу постати фрустриране.
Овај разговор је кључан за добар тимски однос. Иако сте ви одговорни за крајњи исход пројекта, нећете постићи сјајне резултате без чланова тима који су укључени. Укратко, оснажите чланове вашег тима тражећи њихов допринос и њихове бриге. Када је пројекат завршен и успешан, цео тим може бити поносан знајући да је сваки од њих играо активну улогу у његовом успеху.
Двострука провера са шефом
Ако, након разговора са члановима вашег тима, утврдите да је једини начин да извршите овај задатак да дајте задатке који ће једној или више људи бити непријатни, разговарајте са својим шефом пре него што их урадите задаци.
Зашто? Желите да будете сигурни да имате резервну копију која вам је потребна и да нисте занемарили опцију која ће задатке учинити испуњенијим члановима тима.
Урадите барем један лош задатак
Сви можда знају да сте изабрани да водите овај тим због успеха, али је такође важно да засучете рукаве и уђете у мешавину ствари.
Ако преузмете нешто тешко или непријатно, шаљете поруку да сте део тима и да вам је стало до својих саиграча. Додељивање непријатних задатака шаље поруку да мислите да сте бољи од својих саиграча.
То не значи да морате да урадите све лоше задатке. Али уверите се да су прилично подељени међу члановима тима. Оно што је непријатно варира од тима до тима, али сваки пројекат има нешто што нико не жели да ради. Често постоје бројни задаци које би сви желели да избегну. Уверите се да су они праведно подељени, а ви узмите свој део.
Дајте брзе повратне информације
Запамтите, повратне информације су више од речи, „одличан посао“ или „лош посао“, то је „то је био сјајан посао јер...“ и „то није испало тако добро јер...“ Без фраза зато што нико не учи. И све док желите да шаљете повратне информације, уверите се да прихватате повратне информације од чланова вашег тима.
Опет, оснажујете их да ураде одличан посао и подсећате их да је њихов успех ваш успех и да сте сви заједно у овоме. Дајући повратне информације и подучавајући их како да ураде задатак, посебно ако имате више искуства, створићете позитивно радно окружење.
Нека сви буду информисани
Као вођа тима, извештаваћете о напретку менаџерима ваше организације и вишим руководиоцима. Обавезно вратите информације са тих састанака свом тиму. Поред тога, обавестите своју групу шта ћете рећи на овим састанцима.
Такође, одајте признање свима, посебно када је реч о похвалама. Да ли пројекат иде добро јер сте фантастични? Па, наравно, али не говори то. Реците да пројекат иде добро јер је тим фантастичан. Сви ће знати да сте део тима.
Али шта ако пројекат иде ужасно? Да ли делите кривицу? Да, али само приватно. Посетите чланове тима појединачно и радите на томе да помогнете да промените њихов правац или допринос. Ако то не успије, идите код свог шефа и ријешите проблеме.
Ако имате моћ да уклоните људе из тима, сада је време да то учините, али ако немате, можете разговарати са особом која то чини. Али шта год да радите, немојте почети да оговарате или да се жалите на чланове вашег тима. То ће уништити њихов морал и погоршати све.
Запамтите да успешно вођен тимски пројекат може унапредити вашу каријеру, унапредити вашу професионалну репутацију и учинити ваш рад видљивим у вашој организацији. Резултат могу бити додатни задаци или унапређење.
Сузанне Луцас је слободни писац која је провела 10 година у корпоративним људским ресурсима, где је ангажовала, отпуштала, управљала бројевима и још једном проверавала са адвокатима.
