Сваке године, отворени упис омогућава послодавцима да понуде групне бенефиције својим запосленима на кратко време, обично око 30 до 45 дана. Током овог критичног периода, запослени морају бити информисани о бенефицијама за запослене за које се могу пријавити, када то учинити и где да се упишу. Нажалост, многи тимови људских ресурса се боре да пренесу потребне информације запосленима како би могли да пропусте.
Е-пошта може бити моћан комуникациони алат за едукацију запослених током отворених периода уписа када се правилно користи. Пошто је широко прихваћен и доступан као средство комуникације, ово може бити добар начин да дођете до свих запослених. Научите стручне савете за преношење бенефиција током отвореног уписа, тако да ваши запослени у потпуности искористе предности ваших групних погодности ове године.
Саопштавајте предностима пре, током и после отвореног уписа
Неколико месеци пре датума отвореног уписа, важно је имати солидан комуникациони план за испоруку релевантне информације запосленима пре уписа, током активног уписа и када се упис заврши горе. Ово може бити серија е-порука које подстичу запослене да предузму одређене радње, са везама до сајта за упис и информацијама о погодностима.
Одредите представника за комуникацију са централним бенефицијама
Одговорност је кључна током отвореног уписа јер ће запослени имати безброј питања током овог времена. Обавезно додијелите барем једну особу која ће служити као контакт за све долазне е-поруке од запослених који имају питања и недоумице. То би требало да буде неко добро упознат са детаљима плана, ценама и роковима.
Користите интерни систем за прикупљање информација и аналитике у вези са бенефицијама
Да ли ваша компанија активно прати пријаве, делимичне пријаве и друге аспекте процеса уписа? Ако није, онда интерни систем може бити од помоћи да останете на врху управљања уписима у целој организацији. Користите бесплатни сервер е-поште као што је Оутлоок да бисте подесили обавештења е-поштом за промене података.
Направите серију порука за недељне тачке контакта са запосленима
Отворени упис може бити лакши и продуктивнији када постоји стална размена између ХР тима и запослених. Као део ваше стратегије комуникације путем е-поште, креирајте серију порука које говоре о темама здравља и доброг здравља, карактеристикама програма бенефиција и другим сродним питањима. Шаљите недељне е-поруке о контактној тачки свима.
Дајте менаџерима недељни извештај о напорима за упис на бенефиције
Увек је добро добити пуну подршку од менаџера током напора за упис на бенефиције. Зашто? Менаџери могу помоћи запосленима да дају приоритет упису у своје бенефиције за предстојећу планску годину и могу да поделе како бенефиције подржавају циљеве запослених. Користите фокусирану кампању е-поште за менаџере током периода ОЕ да бисте били у току са важним задацима и датумима.
Учините е-поруке о погодностима забавним
Отворени уписни период не мора да буде стресан. У ствари, то може бити прилика да се мало забавите. Развијте е-поруке које укључују неке забавне игре као што су тривијална питања, занимљиве чињенице о компанији и бесплатне здраве грицкалице.
Осигурајте тачну граматику и правопис у е-порукама
Пре него што пошаљете било какве е-поруке о погодностима, уверите се да су граматика и правопис темељно проверени. Може да обезбеди да читаоцима не доспеју грешке у куцању и да е-поруке имају добар смисао. Грешке у куцању могу збунити запослене и изгледају непрофесионално.
Користите стандардни шаблон е-поште и изоставите ХТМЛ
Када развијате е-пошту за комуникацију са предностима, стручњаци кажу да је најбоље држати се стандардног шаблона е-поште и држати га једноставним. Залутали ХТМЛ може да омета неке програме за читање е-поште, посебно на мобилним уређајима.
Напишите моћне теме
Е-поруке ће се читати тек када се отворе. А то се неће догодити ако тема не примора примаоце. Када пишете е-поруке, фокусирајте се на креирање наслова е-поште који ће заинтригирати примаоце да отворе е-пошта са снажним речима као што су „хитно“, „осетљиво на време“ и „пажња“ може помоћи у постизању овог циља.
Користите изјаве о укупној награди у сезонским имејловима
Да бисте помогли запосленима да разумеју пуну вредност бенефиција својих запослених, користите изјаве о укупним наградама најмање једном у току овог квартала. Може се приложити као ПДФ уз појединачне поруке е-поште или хипервеза може бити укључена у е-поруку да би се покренула изјава о укупној награди када је то згодно запосленима.
