Pismo instrukcije (LOI) je formalno obaveštenje napisano u formatu vojne poruke koje obaveštava stranu primaoca o određenim pitanjima i detaljno navodi kako bi pošiljalac želeo da se ona adresira. Uopšteno govoreći, uputstva se koriste u poslovnoj komunikaciji iu ličnim poslovima. Međutim, svako ih može pisati o gotovo bilo kojoj temi.
U vojsci SAD, LOI se možda najčešće koriste na dva načina. Ovo uključuje uputstva za ličnu imovinu i kao korektivnu meru.
Uputstva za ličnu imovinu
Prvi metod je kao uputstva za namirenje imovine lica u slučaju smrti te osobe. Ovo nije testament, ali se može koristiti više kao lista obaveza koje treba pozvati, dokumenti koje treba pribaviti i konačni aranžmani za sahranu. Takođe može navesti specifičnu imovinu i alokacije.
Korekcioni ili popravni alat
Druga vrsta pisma instrukcije — poput onog prikazanog ispod — koristi se kao korektivno ili korektivno sredstvo u vojsci. Razmotrite najčešći LOI kao formalnu sesiju savetovanja od nadređenog oficira ili višeg vojnog osoblja do mlađeg vojnog pripadnika koji je pokazao učinak ispod parametara. Ovaj tipični LOI neće samo pregledati standarde koje član treba da ispuni, već će ponuditi i lek za postizanje boljeg učinka u oblasti nedostataka. Možda se može dodati plan akcije koji treba slediti kako bi se u potpunosti zahtevalo da zainteresovana strana razume posledice neispunjenja na potrebnom nivou.
Uzorak pisma instrukcije
U uzorku ispod, pismo instrukcije je napisano kao način da se pomogne primaocu da poboljša svoj radni učinak, koji se smatra „nezadovoljavajućim“.
U pismu se dalje navodi niz nedostataka na strani primaoca i savetuje ga da to postane više praktičnih, pišući: „Morate lično da postavite ciljeve svoje divizije i lično proverite da li se sreo.”
Zatim navodi neophodne korake za poboljšanje učinka i završava rečima ohrabrenja, nudeći kontinuiranu pomoć i napomenu: „Želimo i trebamo vaš uspeh.“
Uzorak pisma instrukcije kao ukor
Od: komandant, USS NEVERSAIL (CV 11)
Za: LCDR Mike Rowmanage, USN, 987-65-4321/1300
Službenik za gorivo u vazduhoplovstvu, USS NEVERSAIL (CV 11)
Predmet: INSTRUKCIJSKO PISMO
Ref: (a) MILPERSMAN 1611-080
1. Ovo pismo instrukcije je izdato u skladu sa referencom da bi se razgovaralo o specifičnim merama potrebnim za poboljšanje nezadovoljavajućeg učinka Odeljenja za gorivo za vazduhoplovstvo na brodu NEVERSAIL.
2. Od kada ste preuzeli dužnost službenika za gorivo u avionu na NEVERSAIL-u, dozvolili ste postojanje neovlašćenih procedura u Odeljenje za vazduhoplovstvo koje je dovelo do strukturalnog oštećenja rezervoara za skladištenje JP-5 8-39-02J tokom dopune 18. jula u toku CY. Niste uspeli da se upoznate sa odgovarajućim direktivama o avio gorivu i stoga niste bili u mogućnosti da verifikujete postupke u vašem odeljenju. Takođe niste uspeli da obezbedite da sve direktive budu ažurirane. Uopšteno govoreći, u potpunosti ste se oslanjali na svog pomoćnika oficira za gorivo u svakodnevnom radu vaše divizije.
3. Da biste efikasno funkcionisali kao oficir za gorivo u vazduhoplovstvu, morate se više uključiti u svakodnevne aspekte vašeg odeljenja. Ne možete upravljati iz svoje kancelarije, prihvatajući savet svojih pomoćnika, a da ne razvijete adekvatno lično znanje o specifičnim procedurama. Morate lično postaviti ciljeve svoje divizije i lično proveriti da li se oni ispunjavaju.
a. Morate da pregledate svaku direktivu o avio gorivu koja se primenjuje na USS NEVERSAIL. Osiguraćete da ste upoznati sa dirigovanim procedurama. Kao rutinska stvar, lično ćete se uveriti da vaš odsek ne odstupa od propisanih procedura osim ako to ne ovlasti viši organ.
b. Podnećete zahteve za kvotu za sebe i CWO2 J. S. Ragmanna da pohađa kurs za oficire za gorivo u vazduhoplovstvu po završetku ovog raspoređivanja.
4. Ovo pismo je dizajnirano da vam pomogne da ispravite nedostatke u vašem učinku kao oficir divizije. Čitav lanac komande je na raspolaganju da vam pomogne na bilo koji način. Želimo i potreban nam je vaš uspeh.
D. R. БИБЕР
Ovaj primer pisma instrukcije daje mlađem oficiru direktnu povratnu informaciju bez sivih zona u tonu ili značenju. Ovo je takođe pisana verzija dokumentovane sesije savetovanja koja nudi neposrednu pomoć drugih starijih i iskusnijih članova u komandi. Ovo je savršeno sredstvo za stvaranje boljeg mlađeg oficira u komandi i sprečavanje potencijalnog gubitka sposobnosti misije u budućnosti.
