Hur man välkomnar nya medarbetare till arbetsplatsen

Christine McDade är en HR-professionell (PHR & SHRM-CP) med över 20 år i den offentliga sektorn.

Att vara nybörjare på jobbet

Att vara nyanställd på jobbet är som den första dagen på den nya skolan. Den nyanställde går in på arbetsplatsen med höga förväntningar på hur bra det kommer att bli i jobbet. Alla medarbetare gör en storlek på den nya medarbetaren för att ta reda på vad de kommer att ta med sig till arbetsplatsen. Utbytet av blickar kommer att ge några inledande obekväma ickeverbala meddelanden. Så småningom uppstår dock vänliga introduktioner mellan den nyanställde och hans/hennes nya medarbetare. När medarbetare börjar lära känna den nya medarbetaren kommer de att börja hitta några gemensamma intressen och likheter i den nyanställdes arbetslivserfarenhet. Med tiden kommer medarbetare att bygga kamratskap med den nya medarbetaren när en förtroendefull arbetsrelation utvecklas. När nya medarbetare känner sig välkomna och får verktygen för att framgångsrikt gå över till det nya jobbet, kommer de sannolikt att få en givande upplevelse hos den nya arbetsgivaren. Denna praxis är allmänt känd som

ombordstigning. Men när tid och uppmärksamhet inte ägnas åt att få den nya medarbetaren att känna sig som en del av teamet är chansen stor att den anställde inte stannar, eller kommer att misslyckas med att uppfylla förväntningarna hos den jobb.

Vad är "Onboarding"?

Wikipedia definierar onboarding enligt följande:

• Onboarding, också känd som organisatorisk socialisering, hänvisar till den mekanism genom vilken nya anställda skaffa nödvändiga kunskaper, färdigheter och beteenden för att bli effektiva organisationsmedlemmar och insiders.

Arbetsgivare har traditionellt använt inriktning på nya medarbetare som tidpunkten för att formellt introducera nya medarbetare till organisationens "ins and outs". Denna session är vanligtvis värd av Human Resources för att introducera nyckelpersonal, policygranskning och modifierad utbildning om kundservice, trakasserier på arbetsplatsen och säkerhet. Vissa organisationer håller orienteringen i några timmar och andra kan hålla orienteringen en dag eller mer. Beroende på organisation kommer mängden information som sprids till den nyanställde att variera.

Idag inser organisationer kopplingen mellan assimileringsprocessen och framgången för den nya medarbetaren i organisationen. Dessutom är satsningen stor på att rekrytera och anställa en ny medarbetare. Därför vill arbetsgivare få ut det mesta av sin investering. Att misslyckas med att använda onboarding och orienteringsmetoder är dålig affärspraxis för en organisation.

Vilka ämnen diskuteras för att assimilera nya medarbetare

För att bekanta nya medarbetare med policyer, organisationsstruktur och själva jobben använder arbetsgivare strukturerade orienteringssessioner. Human Resources arbetar med chefer för att planera en session som kommer att täcka de viktiga ämnen som nya medarbetare behöver känna till för att bli framgångsrika på arbetsplatsen. Följande ämnen presenteras ofta för nyanställda under orienteringen:

Läs mer från Pairedlife

3 tips för bättre småprat

Hur man låtsas att ditt äktenskap är bra

Hur du vinner din kamp med en medveten svärmor

• Organisationens historia - Arbetsgivare presenterar organisationens historia under orienteringen. Nyanställda är intresserade av hur organisationen har utvecklats och växt sedan grundandet.
• Organisationsstruktur och organisationsschema – Nyanställda är ofta obekanta med det verkställande ledarskapet och strukturen hos sin nya arbetsgivare. Det kommer till exempel att vara av intresse för de anställda att lära sig om de olika avdelningar och divisioner som utgör organisationen.
• Policies och procedurer – Orientering är ett bra tillfälle att införa policys i medarbetarhandboken. Viktiga policyer som trakasserier på arbetsplatsen, jobböverföringar och klagomål bör diskuteras så att anställda är medvetna om sina rättigheter.
• Säkerhet – Orientering är också ett bra tillfälle för företagets säkerhetsansvarige eller riskchef att presentera sin säkerhetspolicy på arbetsplatsen. Eftersom goda säkerhetsrutiner påverkar varje position i organisationen är det viktigt för nyanställda att veta hur man rapporterar skador, arbetsplatsolyckor etc. till lämplig personal.
• FMLA - Personalpersonal diskuterar Family and Medical Leave Act, FMLA, med anställda för att presentera sina rättigheter enligt federal lag. Kvalificerade arbetsgivare som lägger tid på att utbilda anställda kommer att ha en bättre informerad arbetskraft om denna viktiga lag.
• Anställningsförmåner - Personal ägnar mycket tid under orienteringen för att diskutera personalförmåner. Även om många arbetsgivare inkluderar information om anställdas förmåner i själva erbjudandebrevet, är det klokt att ta tid under orienteringen för att diskutera den anställdes alternativ. Hälsa, tandvård, kort och långvarig funktionsnedsättning, 401K, pension, livförsäkring, syn och andra förmåner ges ofta som alternativ till nyanställda. Personalpersonal kommer att vilja presentera informationen både personligen och skriftligen för orienteringsdeltagare. Eftersom det finns mycket information att diskutera som är personlig och unik för varje anställd, Human Resources gör ofta möten med de nyanställda för att ha en-mot-en-samtal om deras förmåner paket.
• System för prestationsutvärdering - Anställda kommer att vilja veta hur ofta arbetsledare kommer att utvärdera deras prestationer. Prestationsutvärderingar görs vanligtvis årligen och är ofta kopplade till en merithöjning.
• Fackföreningar – Om den nya arbetsgivaren är fackligt organiserad kan det vara bra att lämna kontaktuppgifter till de anställda vars tjänst kvalificerar sig för att vara facklig.
• Utbildning och undervisningsersättning – Vissa organisationer erbjuder olika utbildningsmöjligheter och ersättning för undervisning för högskolekurser. Även om informationen ofta listas i medarbetarhandboken, är det värt att ta en stund under orienteringen för att ge deltagarna en snabb överblick över programmen.

Den personliga touchen

Förutom att göra en orientering för en grupp nyanställda, ger arbetsledare en en-mot-en-tid med de nya anställda. En rundtur i organisationen för en nyanställd ger ett bra perspektiv och visuell förståelse för organisationens layout. En personlig introduktion till medarbetare på de olika arbetsplatserna uppskattas av den nyanställde som försöker bli bekant med allt och alla i organisationen. Vissa organisationer skickar ut ett introduktionsmemorandum eller lägger upp ett foto med bakgrundsinformation om den nyanställde i företagets nyhetsbrev för hela arbetsplatsen att se. Alla personliga beröringar som introducerar medarbetaren till arbetskamrater kommer att vara ett vänligt sätt att bekanta den nya medarbetaren med arbetsplatsen.

Behandla andra som du vill bli behandlad

Det bästa sättet att välkomna en ny medarbetare är att göra det på ett sätt som är informativt samtidigt som det är hänsynsfullt och vänligt. Nyanställda behöver inte gå igenom någon form av initiering för att bli medlem i teamet. De bör assimileras på arbetsplatsen på ett sätt som hjälper dem att komma igång bra i sin nya roll. Genom att förstå de olika fördelarna, förmånerna och möjligheterna som finns tillgängliga för dem kommer nya medarbetare att uppleva en lägre nivå av ångest och vara mer som att vara framgångsrika i organisationen.

• SHRM Online - Society for Human Resource Management
  Society of Human Resource Management tillhandahåller utmärkta resurser för individer som söker information om Human Resources.

Christine McDade (författare) från sydvästra Florida den 28 februari 2013:

Att få en bra start på ett nytt jobb är väldigt viktigt. Omsättning, arbetstillfredsställelse och total produktivitet kan påverkas negativt när nyanställda inte ordentligt introduceras på arbetsplatsen. Tack för kommentarerna.

David Livermore från Bakersfield, Kalifornien, USA den 27 februari 2013:

Detta är mycket sant. Om nya medarbetare inte får en ordentlig introduktion i organisationen kanske de aldrig får en bra känsla för det.

Bra nav, röstade upp!