Ej att förväxla med jurister, juridiska sekreterare fylla viktiga roller på advokatbyråer över hela landet. Medan jurister ofta utför advokatuppgifter under överinseende av en advokat, juridiska sekreterare måste hålla reda på alla detaljer kring advokatbyrån.
Juridik har varit och kommer alltid att vara en värld av byråkrati och semantik. Advokater måste vara fullt förberedda för varje rättsligt förfarande. Som sådan är både advokater och jurister starkt beroende av sina juridiska sekreterare.
Vilken typ av färdigheter behöver du för att vara juridisk sekreterare?
Rollen av juridiska sekreterare, även känd som advokatadministrativa assistenter eller juridiska assistenter, har utvecklats under de senaste två decennierna. Som med allt annat fortsätter tekniken att förändra det traditionella advokatkontoret.
Juridiska sekreterare måste överskrida konventionella roller att skriva och svara på telefoner för att övervaka högvärdiga aktiviteter mellan advokater och klienter och med hänsyn till rättsliga förfaranden.
Juridiska sekreterare gör vad som helst administrativ assistent kan göra, förutom att den juridiska världen är lite mer komplicerad. De utför sekreteraruppgifter med hjälp av juridisk terminologi, förfaranden och dokument. Juridiska sekreterare förbereder också juridiska papper och korrespondens, inklusive kallelser, klagomål, motioner och stämningar. De kan också hjälpa till med juridisk forskning.
Typer av juridiska sekreterarkunskaper
Juridiska sekreterares roller har utvecklats över tiden. Dessa färdigheter kommer att hjälpa dig att lyckas på enskilda advokatkontor och på större advokatbyråer.
Tekniska färdigheter
Många advokater har varken tid eller expertis att driva advokatbyråteknik väl. De förlitar sig på tekniskt kunniga juridiska sekreterare för att utföra en mängd olika datorbaserade uppgifter som att bygga kalkylblad, förbereda presentationer, granska tidrapporter, hantera fakturor, skapa/skriva dokument, underhålla kalendrar och spåra deadlines.
Därför kommer juridiska sekreterare som är skickliga i en mängd olika datorprogram att ha mest karriärmöjligheter. Några av de vanligaste teknikerna som juridiska sekreterare måste behärska inkluderar:
- Ordbehandlingsprogram
- Microsoft Office Suite
- Presentation
- Informationshantering
- Digital filorganisation
- Programvara för säkerhetskopiering av data
- Fakturering
- Fakturering
- Transkription
- Desktop Publishing
- Videokonferenser
- E-posthantering
Social förmåga
Juridiska sekreterare interagerar dagligen med advokater, advokater, personal, klienter, motstående rådgivare, rättslig personal, leverantörer och mer.
Interpersonell och kommunikationsförmåga av högsta klass är avgörande. Förutom ansikte mot ansikte kommunicerar sekreterare via e-post, telefon och videokonferenssystem.
- Reception
- Telefonetikett
- Muntlig kommunikation
- Emotionell intelligens
- Initiativ
- Formalitet
- Lager
Skriftlig kommunikation
Tror du att advokater skriver sin egen skriftliga korrespondens? Tänk om. Juridiska sekreterare är ofta ansvariga för att utarbeta rutinmässig korrespondens och anteckningar, i utöver korrekturläsning av juridiska dokument för inlaga, briefer, upptäckter och transaktioner syften.
Att skriva är en integrerad del av juristsekreterarens jobb; de som utvecklas stark skrivförmåga kommer att bli oumbärlig för de advokater de bistår.
- E-postsammansättning
- Följer strikta dokumentformat
- Uppmärksamhet på detaljer
- Följebrev
- Starka grammatikkunskaper
- Transkription
Organisationsfärdigheter
Eftersom juridiska sekreterare är advokatens "högerhand" person, är organisatoriska färdigheter avgörande för att effektivt hantera en advokatverksamhet eller juridisk avdelning för företag.
Juridiska sekreterare måste underhålla pappers- och elektroniska filer, hantera projekt, spåra flera deadlines, underhålla kalendrar, schemalägga möten, organisera evenemang och hålla ordning och reda på allt tillgänglig.
- Uppmärksamhet på detaljer
- Kalenderhantering
- Filhantering
- Hantering av konfidentiell information
- Transkription
- Processen för att packa och skicka juridiska dokument
- Ta emot och organisera avfidavits
- Anteckna
Transkriptionsfärdigheter
Transkriptionsfärdigheter är grundläggande för sekreterarpraktik. Förutom en snabb skrivhastighet (arbetsgivarnas krav varierar från 50 till 100 ord per minut), krävs aktiva lyssnande färdigheter för att förstå röstdikteringsfiler.
Stark grammatik, stavning, ordförråd och språkkunskaper är nödvändiga, liksom en förståelse för juridisk terminologi. Som nämnts ovan måste sekreterare vara skickliga i ordbehandlingsapplikationer och transkriptionsutrustning.
- Aktivt lyssnande
- Skriver
- Ordbehandlingsprogram
- Ljudinspelningsenheter
- Minne
- Skriftlig kommunikation
Uppmärksamhet på detaljer
Uppmärksamhet på detaljer är avgörande i advokatbranschen. Om du till exempel skriver 600 000 USD i ett förlikningserbjudande istället för 60 000 USD kan det kosta ditt företag en kund. Juridiska sekreterare hanterar detaljerna i daglig advokatpraxis, och uppmärksamhet på detaljer är viktig i nästan alla sekreteraruppgifter från att skriva och korrekturläsa dokument till att schemalägga möten och kalender tidsfrister.
- Anteckna
- Uppmärksam
- Revision
- Induktivt resonemang
- Deduktivt resonemang
- Datainmatning
- Noggrannhet
- Proaktiv
Förtrogenhet med juridiska dokument och terminologi
Vad är skillnaden mellan en sekreterare och en Rättslig sekreterare? Juridiska sekreterare är bekanta med allt som hör till lag och domstolsprocesser. Termer som "stämning", "pro se" och "voir dire" förvirrar inte advokatsekreterare.
De förstår nyanserna av juridisk process och har förmågan att skapa och formatera inlagor, upptäckter och transaktionsdokument.
- Trial Brief
- Amicus kort
- Överklagandekort
- Svar Kort
- Förhör
- Överklagandeprocess
- Testamenten och testamenten
- Juridiska klagomål, överklaganden och svar
- Quitclaim Deed
- Garantihandling
- Begär stämningar
Lagarbete
Lagarbete är avgörande för rollen som juridiska sekreterare i tillhandahållandet av juridiska tjänster. I alla praktikmiljöer – från stora företagsjuridiska avdelningar till solopraktiserande läkare – måste juristsekreterare samarbeta med advokater, advokater, sekreterare, arkivbiträden, leverantörer och andra för att leverera juridiska tjänster effektivt.
De mest effektiva juridiska sekreterarna vet hur man kommer överens med kollegor och samarbetar med tredje part för att få jobbet gjort.
- Aktivt lyssnande
- Muntlig kommunikation
- Skriftlig kommunikation
- Problemkänslighet
- Samarbete
Multitasking färdigheter
De flesta juridiska sekreterare arbetar för mer än en person på mer än en fil.
Att utföra flera uppgifter samtidigt bör vara en självklarhet för en kompetent juridisk sekreterare.
De vet hur man jonglerar med flera uppdrag och konkurrerande prioriteringar och hur man hanterar växande arbetsbelastningar i dagens livliga advokatkontor, där en person ofta utför jobbet som tre.
- Uppmärksamhet på detaljer
- Tidsplanering
- Prioritering
- Delegation
- Schemaläggning
- Stress tolerans
Forskningsfärdigheter
Juridiska sekreterare utför internetforskning för en mängd uppgifter som att hitta vägbeskrivningar, samla in kundinformation, undersöka tävlingen och hitta expertvittnen.
Många juridiska sekreterare, särskilt de på små advokatkontor, uppträder också jurist uppgifter, inklusive juridisk forskning, citatkontroll och spårning av rättspraxis. Att lära sig juridiska forskningsplattformar som Westlaw eller Lexis/Nexis kan ge dig en konkurrensfördel.
- Läsförståelse
- Intervjuar
- Anteckna
- Lägger märke till trender
- Dataanalys
- Induktivt resonemang
- Deduktivt resonemang
- Forskning Law Software
Fler juridiska sekreterarkunskaper
- Felsökning
- Hantering av sociala medier
- Korrekturläsning
- Revidering
- Utformning
- Stavning
- Korrekt användning av sökmotorer
- Rapportskrivning
- Slutlig manuskriptproduktion
- Mark-ups
- Utveckla och underhålla standardoperativa rutiner (SOP)
- Deadlines
- Flerspråkig
- Vänlighet
- Anpassningsförmåga
- Effektivitet
- Kritiskt tänkande
- Efterlevnad
- Bokföring
- Professionalism
- Kundservice
- Elasticitet
- Förprövningsavtal
- Faxmaskiner
- Underhålla juridiska bibliotek
- Hantera ärendefiler
- LexisNexis
- PACER
Hur du får dina färdigheter att sticka ut
Lägg till relevanta färdigheter i ditt CV: Var noga med att lyfta fram färdigheterna ovan i din sammanfattning och arbetshistorik. Advokatbyråer bryr sig om din erfarenhet och uppmärksamhet på detaljer, särskilt i hur du konstruerar ditt CV.
Markera färdigheter i ditt personliga brev: Slösa inte bort ord i ditt brev. Eftersom att skapa följebrev är en betydande del av ditt jobb som juridisk assistent, håll dig till saken och visa din förmåga att vara tydlig och direkt.
Använd skicklighetsord i din jobbintervju: Var beredd att diskutera typer av projekt du har hanterat i andra roller utan att bryta mot en klients sekretess hos andra advokatbyråer. Var inte rädd för att beskriva hur du använde kompetensen ovan i andra roller utanför den juridiska världen om erfarenheten är tillämplig på rollen du söker.
