Advokater är kända för sin försiktiga natur, men som alla andra kan de göra misstag när de använder e-post. Vissa blir skräckhistorier, medan andra bara är pinsamheter. Följande är vanliga misstag som advokater gör i e-postmeddelanden.
Skickar det "från skrivbordet på"
Denna gammaldags terminologi är fånig och pretentiös. Ännu värre är att en del av eller hela avsändarens namn skärs bort eftersom de flesta e-post systeminkorgarna visar inte avsändarens namn så länge. Använd bara ditt namn.
Lägga till snygga blommor
Vissa advokater försöker få kreativ med utseendet av deras e-postmeddelanden. Fancy blomstrar i signaturer är vanliga, liksom onödig grafik eller konstverk. Allt som gör orden svåra att läsa är en dålig idé. Det gör också att meddelandet öppnas långsammare. Håll det enkelt. Du säljer inte din konstnärliga skicklighet.
Att glömma att använda signaturblocket
De flesta e-postsystem har ett lättanvänt automatiskt signaturblock. Använd den för att eliminera risken att du glömmer att inkludera grundläggande information som ditt namn, adress och telefonnummer. Vissa advokater förvandlar sina e-postsidfot till minireklam medan andra har ett minimalistiskt tillvägagångssätt. Många lägger till ett sekretessmeddelande eller juridisk friskrivning. Alla dessa är acceptabel användning av ett e-signaturblock.
E-post medan arg
Advokater kan vara särskilt utsatta för att skicka e-post när de är arga, även om det kan hända vem som helst. Förr i tiden hade advokater sekreterare att skriva sina brev och en lång fördröjning innan postupphämtning. Återskapa den ångerperioden för dig själv innan du avfyrar ett e-postmeddelande. Det kan göra skillnaden mellan att behålla eller förlora kunder, vänner och pengar.
Misslyckas med att svara snabbt
Vissa advokater antar att den gamla femdagarsregeln för att svara på affärskorrespondens gäller för e-post. Det gör det inte. Människor förväntar sig snabbare svar på ett e-postmeddelande än ett brev som skickas via posten. Försök att svara inom 24 timmar. Om saken är komplicerad, skicka en bekräftelse och låt personen veta när han kan förvänta sig ett svar. I annat fall får klienten spekulera i om något svar kommer.
Skickar e-post till fel adress
Automatisk kompletteringsfunktion på e-postsystem är en stor bekvämlighet, men den ökar risken för att skicka ett e-postmeddelande till fel mottagare. Detta kan inte vara mer än en mindre pinsamhet, men i vissa fall kan det handla om yrkesmässig försummelse. Skicka inte oavsiktligt e-post med konfidentiell kundkommunikation till motsatt ombud eller en annan klient.
Använder "Svara alla" utan att dubbelkolla
Säg att motparten skickar ett e-postmeddelande till dig med ett förslag eller en åsiktsförklaring. Du vidarebefordrar e-postmeddelandet till de andra advokaterna i ditt företag som är inblandade i ärendet. Snart används knappen "svara alla" flitigt, och ingen märker att motstående ombud kopieras i den interna diskussionen på ditt företag. Det händer. När du trycker på "svara alla", kontrollera varje e-postadress i mottagarlistan innan du trycker på Skicka.
Använda slarviga ämnesrader
En enkel och informativ ämnesrad som "Parkerson-fallet" eller "Smith föreslåt avtal" fungerar bäst. Lämna inte ämnesraden tom, annars kan ditt meddelande förbises. Håll din ton seriös och professionell, undvik alla frestelser att använda en ämnesrad som "min idiotiska klient" eller "dumma domarens order." Glöm aldrig att ett e-postmeddelande kan vidarebefordras till vem som helst.
Bråka inte via e-post
När människor pratar ansikte mot ansikte hjälper ansiktssignaler och rösttoner att göra deras avsikt tydlig. Vid telefonsamtal signalerar en talares röst när ett uttalande är tänkt att vara sarkastiskt, skämtsamt eller seriöst. Men i e-post är det farligt lätt att helt feltolka en persons avsikt, och svara olämpligt.
Advokater, som argumenterar med varandra hela tiden, kan vara särskilt utsatta. Ett hår-trigger-svar på upplevd elakhet eller fientlighet kan vara katastrofalt. Vänta ett tag och läs sedan meddelandet igen. Även om du fortfarande upplever elakhet, försök att svara med artighet. Du kanske upptäcker att det desarmerar situationen.
