Arbetsgivarförmånsadministratörer hanterar vanligtvis en blandning av obligatoriska och icke-obligatoriska personalförmåner. Från sjuk- och receptförsäkring till pensionssparande och frivilliga förmåner, företag har ofta många val att erbjuda under varje år. Slutet av året är en lämplig tidpunkt att samla alla nödvändiga och icke-obligatoriska förmånsplandata för att utvärdera hur alla dessa fördelar förbättrar de anställdas liv, om de fortfarande är kostnadseffektiva, och vilka nya förmåner som kan läggas till för att förbättra totalen ersättning. Det är bäst att sortera ut de erforderliga personalförmånerna först och sedan arbeta med icke-obligatoriska förmåner.
Erforderliga anställdas förmåner
Oavsett om du driver ett litet företag eller ett stort multistatligt företag, finns det lagar på arbetsplatsen för att skydda anställdas hälsa och ekonomiskt välbefinnande. En av dessa lagar säger att arbetsgivare måste ha åtminstone de minimikrav som krävs för personalförmåner. Dessa faller under flera mandat inklusive Affordable Care Act (ACA), Employee Retirement Income Security Act (ERISA) och mer. Det är viktigt att skilja mellan erforderliga förmåner och de som är industristandarder.
Handikappförsäkring
I flera stater krävs kortsiktiga och långsiktiga invaliditetsförsäkringar anställda förmåner som delvis betalas av arbetsgivaren och anställda. Ytterligare planer täcks i allmänhet av löneavdrag för anställda. Small Business Administration rekommenderar att följande stater nu kräver invaliditetsförsäkring för att tillhandahålla partiell lönersättning till berättigade anställda om de har upplevt icke-arbetsrelaterade olyckor eller sjukdom:
- Kalifornien
- Hawaii
- New Jersey
- New York
- Puerto Rico
- Rhode Island
Familje- och sjukledighet
I alla stater tillåter Family Medical Leave Act (FMLA) anställda upp till 12 veckors jobbskyddad obetald ledighet om de uppfyller vissa krav. Under ledigheten fortsätter alla koncernersättningar. Om den anställde väljer att inte återgå till arbetet vid slutet av FMLA-ledigheten, kan han eller hon fortfarande vara berättigad till täckning och fortsatta hälsovårdsförmåner enligt COBRA-stadgar. Företaget ska sysselsätta minst 50 personer eller vara en offentlig organisation. Behörighetskrav inkluderar:
- Den anställde måste vara skyldig att ta hand om ett barns födelse, fosterhemsplacering eller adoption.
- Arbetstagaren ska ta hand om en närmaste familjemedlem som lider av en allvarlig sjukdom eller skada.
- Arbetstagaren ska behöva vård för sitt eget allvarliga hälsotillstånd.
- Den anställde ska ta hand om en skadad eller sjuk aktiv militärmedlem.
I de flesta fall måste anställda meddela sin arbetsgivare i förväg innan de tar en godkänd FMLA-ledighet, även om nödsituationer kan dyka upp. Både män och kvinnor är berättigade till hela FMLA-ledigheten.
Betald ledighet och andra ledighetsförmåner
Utanför FMLA-ledigheten är arbetsgivare faktiskt inte skyldiga enligt federala lagar att tillhandahålla betald eller obetald ledighet till anställda. Det är dock standardpraxis för de flesta arbetsgivare att erbjuda åtminstone ett fåtal betalda och obetalda ledighetsförmåner för anställda. Merparten av tiden är betald ledighet begränsad till semester- och semestertid, sjuktid, personlig ledighet, begravnings- eller sorgledighet och juryns tjänstledighet.
Många företag erbjuder anställda chansen att tjäna betald ledighet baserat på hur många timmar de har arbetat under en viss tidsperiod, och dessa timmar tillkommer. Andra företag kan välja att erbjuda en begränsad mängd ledighet per år, där efterföljande lediga dagar är obetalda. En vanlig betald ledighet inkluderar 5 semesterdagar, 3 sjukdagar och 1 personlig dag.
Socialförsäkring och Medicare skatter
Även om de flesta anställda inte automatiskt tänker på social trygghet och Medicare som förmåner, men snarare något de har tjänat, alla arbetsgivare är skyldiga att betala socialförsäkring och Medicare skatter. Amerikanska arbetsgivare måste matcha samma skattesats som anställda betalar till socialförsäkringssystemet, vilket varierar med åldern på varje anställd och hur mycket anställda tjänar.
Varje anställd fyller i vissa skatteformulär vid anställningens början, och detta utgör grunden för W-2-formuläret som måste lämnas in av arbetsgivare för att redovisa löner. Dessutom måste arbetsgivare verifiera identiteten och namnen på alla anställda med hjälp av det (gratis) systemet för verifiering av personnummer eller den (betalda) samtyckesbaserade SSN-verifieringstjänsten. Detta förhindrar att arbetsgivare använder fel identifiering och säkerställer att rätt anställd krediteras för sina framtida förmåner.
Arbetslöshetsförsäkring
Alla företag ska betala a-kassa för varje anställd, vare sig de är heltid eller deltid. Detta säkerställer att det finns medel tillgängliga för att täcka perioder av arbetslöshet om en eller flera ofrivilligt separeras från företaget. Varje företag kommer att uppmärksammas på detta av den stat där det är verksamt och hur mycket försäkring företaget får ha. Företag registrerar sig hos en statlig arbetskraftsmyndighet och där hanteras betalningar. Om en anställd sägs upp och det inte finns någon berättigad orsak, kan han eller hon få arbetslöshetsersättning under en kort period. I annat fall har anställda inte direkt nytta av denna obligatoriska försäkring.
Ej erforderliga förmåner
Alla andra personalförmåner anses vara icke-obligatoriska förmåner, med undantag för de minimikrav som krävs för hälsoförmåner enligt ACA. Detta berör endast företag som har 50 eller fler heltidsanställda eller motsvarande i deltidsanställda. Sjukförsäkringen måste tillhandahålla grundläggande förebyggande vård, men kan ha höga maxgränser för egen ficka.
Andra icke-obligatoriska förmåner inkluderar alla andra former av tilläggsförsäkringar, pensionssparplaner, livförsäkring, syn och tandvård, friskvård program, löner, företagsförmåner, professionell utveckling och utbildningsförmåner, personalstödsprogram, hotlines för läkare och sjuksköterskor, telemedicin, och mer. Ingen av dessa förmåner krävs enligt lag utan är upp till varje arbetsgivares bedömning. I de flesta fall hjälper icke-krävda förmåner företag att bli mer konkurrenskraftiga och dikteras ofta av region- och branschnormer.
