Hur man optimerar produktiviteten när man arbetar hemifrån

Coronavirus-pandemin har tvingat miljontals människor världen över att gå över till distansarbete. Under processen har de fått kämpa med en ny uppsättning utmaningar, som att anpassa sig till att arbeta utanför kontorsmiljö och hitta balans mellan arbete och privatliv, som gränserna mellan deras jobb, hem och familjeliv har suddig.

Trots dessa utmaningar har studier faktiskt visat att en majoritet av distansarbetarna har varit lika, if inte mer, produktivt under pandemin, delvis tack vare färre distraktioner, mindre pendling och mer frihet.

Och som långvarigt distansarbete och arbetsflexibilitet blir mer önskvärt för anställda och lönsamt för arbetsgivare, är det viktigt att du fortsätter att vara motiverad, hålla dig konsekvent produktiv och undvika psykiska problem och utbrändhet när du jobbar hemifrån.

Här är sju tips som hjälper dig att optimera din produktivitet och potentiellt gynna din hälsa och karriär när du arbetar på distans.

1. Upprätta en rutin som tillåter arbetslivsflexibilitet

När du arbetar hemifrån kommer en konsekvent rutin säkerställa produktiviteten och skapa en viss separation som kan hjälpa dig att undvika hälso-, jobb- och familjekonsekvenserna av utbrändhet.

Du kan börja med att ha ett samtal med din chef för att avgöra om de planerar att be medarbetarna att arbeta kärntimmar för koordinering och kommunikation. Detta kommer att ge dig vägledning om de timmar du behöver schemalägga för arbetet. Till exempel, efter att ha diskuterat frågan med din chef, kan ni båda komma överens om att ni måste vara tillgängliga för att arbeta och korrespondera med ert team i minst fyra timmar varje dag.

Tänk sedan på din familjesituation och ställ dig själv några frågor:

• Har du barn som behöver börja skolan online eller personligen vid en viss tidpunkt?
• Har du en partner eller make i ditt hushåll som kan dela barnomsorgsansvaret?
• Är det andra faktorer som påverkar tiden du tillbringar på jobbet, till exempel äldreomsorg eller att ta dina barn till skolan eller dagis?

När du har svarat på dessa frågor, sätt upp ett optimalt schema som gör att du kan ta hand om ditt liv och arbete samtidigt. Om du är en morgonmänniska kanske din arbetsdag börjar klockan 05.00 och du har ett par timmar på dig att arbeta innan din familj vaknar. Alternativt kan en nattperson arbeta produktivt fram till midnatt. Du kan närma dig ett flexibelt schema på många sätt.

2. Optimera din arbetsyta för komfort

Skapa ett fysiskt utrymme som gör att du kan koncentrera dig och fokusera på dina arbetsuppgifter. Beroende på dina livsförhållanden kan denna arbetsyta bestå av en bärbar dator, ett skrivbord och en familjerumsstol. Eller så upptäcker du att du kan optimera produktiviteten genom att arbeta i ett hörn av ditt sovrum eller källare, eller i en egentliga kontoret om du har ett extra rum. Många trivs också av att arbeta vid sitt kök eller matsalsbord. Det bästa stället för dig att sätta upp ditt "kontor" är där du är mest bekväm med att arbeta.

För större komfort och produktivitet bör du också motstå frestelsen att inrätta ett traditionellt kontor. Hur många arkivskåp eller arbetsförvaringsutrymmen behöver du egentligen? Med tekniska framsteg behöver de flesta människor vars jobb tillåter dem att arbeta hemifrån lite mer än en bärbar eller stationär dator, en skrivare, kanske brusreducerande hörlurar och en bekväm stol.

3. Ställ in tid och gränser för interaktion

Etablera gränser för utrymme och interaktion med andra i ditt hushåll som dina barn, partner, makar eller föräldrar. Även om du kanske inte nödvändigtvis behöver hålla normal kontorstid vid denna tidpunkt, kommer du att hitta tider när du behöver koncentrera dig utan avbrott. Du kan överväga att sätta upp tidsblock för när dina familjemedlemmar eller de i ditt hushåll går med på att inte avbryta ditt arbete. Du kan också rotera block av tillgänglig tid med andra vuxna i ditt hushåll.

Om din partner eller make lämnar hemmet för att gå in på en verklig arbetsplats kan du överväga att tillåta det en annan vuxen – helst en pålitlig familjemedlem eller vän som är virusfri – för att ge dig en hjälpande hand.

4. Använd produktivitetshöjande metoder när du arbetar hemifrån

Om du kommer på dig själv att spendera hela morgnar med att läsa otaliga e-postmeddelanden och uträtta lite annat, är det dags för dig att inse vikten av att anställa några standardmetoder för att optimera din produktivitet. När du arbetar hemifrån med ett flexibelt schema kan dessa metoder hjälpa dig att effektivisera ditt arbetsflöde och ge dig en känsla av prestation.

• Skapa åtgärdsobjekt: I slutet av varje dag skriver du ner tre till fem viktiga saker du vill göra nästa dag. Välj det viktigaste föremålet och placera det där du kommer att se det först följande dag.
• Fokusera på den viktigaste uppgiften: Utför din viktigaste uppgift först. Om du inte kan utföra någon annan uppgift på en dag, har du åtminstone tagit hand om det mest högprioriterade föremålet. Observera att om någon verkligen behöver dig kommer de att höra av sig, så stressa inte över med andra viktiga saker som väntar på e-post.
• Använd mappar och inkorgar: Använd mappar, etiketter och flera e-postadresser för att organisera din inkorg. Helst går alla publikationer du vill läsa "någon gång" i en mapp. Shopping och andra rea-e-postmeddelanden bör aldrig belamra din huvudsakliga e-post. Reservera det endast för jobbmail och nära familjekommunikation. Även om det kan ta tid att konfigurera ett e-postarkiveringssystem kan det verkligen vara fördelaktigt när du gör det.

5. Var uppmärksam på dina fysiska behov

På dagar som du mest behöver ägna dig åt arbete, se till att du ändå avsätter tid för att ta ett djupt andetag och koppla av. Människor har en tendens att sudda ut gränserna mellan arbete och hem när de arbetar på distans. Middag med familjen är viktig. Så är det kvällstid om du har jobbat hela dagen. Du kanske vill boka en familjemiddag klockan 19.00. varje dag.

Din fysiska hälsa är också viktig. Du kommer aldrig att optimera produktiviteten, undvika utbrändhet, och upplev fördelarna med att arbeta hemifrån om du inte mår bra. Här är några viktiga sätt att hålla koll på ditt välbefinnande.

• Ät regelbundna måltider och schemalägg normal träningstid varje dag.
• Ansträng dig för att få nödvändiga hälsotester och avsätt tid för telehälsosamtal med din vårdpersonal.
• Gå ut på en promenad, ta en cykeltur eller åk längdskidor. Regelbunden träning och frisk luft hjälper din mentala hälsa och fysiska energi – båda är viktiga för att optimera produktiviteten.

6. Kommunicera regelbundet med dina kollegor

En studie av HR-konsultföretaget Mercer om hur företag anpassar sig till arbetsmiljön med covid-19 visade att nästan 37 % av företagen sa att anställda var upplever psykiska problem på grund av social isolering och ekonomisk oro.

Talar regelbundet med kollegor och tränar lagbyggande aktiviteter som drar människor närmare varandra blir avgörande när alla arbetar på distans. Överväg till exempel att dela bilder med kollegor på det roliga du har haft med familjemedlemmar när du har anammat den flexibilitet som att arbeta hemifrån ger. Aktiviteter som denna kan hjälpa till att öka moralen på distans och uppmuntra andra teammedlemmar att göra detsamma. Genom att anstränga dig för att hålla kontakten kan du hjälpa till att upprätthålla en känsla av normalitet såväl som normal produktivitet.

Om du börjar känna dig ensam, överväg att ställa in en veckovis fjärrsupportgrupp vänner och kollegor som också arbetar hemifrån. Planera att träffas via videokonferens regelbundet och dela de kreativa sätt som du har anpassat dig till den nya situationen.

När det gäller regelbunden, arbetsrelaterad kommunikation, tenderar att hålla ett Zoom-möte att vara reservalternativet. Men du måste ofta fråga dig själv: "Gör mitt team behöver verkligen ett möte?”

7. Uppdateringsteknik

Du vill vara säker på att dina program och plattformar är konsekvent uppdaterade till de senaste versionerna och att din hårdvara, smartphone och annan teknik är alla anpassningsbara, uppdaterade och funktionella för att stödja distansarbete.