Se ett exempel på policy för anställdas betalda ledighet (PTO).

Du behöver en policy för betald ledighet (PTO) i din organisation så att de anställda förstår dina regler och förväntningar om hur lång tid de behöver spendera på jobbet. Policyn säkerställer att missförstånd om mängden och typen av kraftuttag minimeras.

PTO-policyn säkerställer också att du som arbetsgivare har ett publicerat ramverk som ger dig vägledning för att fatta beslut som säkerställer en rättvis och rättvis behandling av anställda. Båda dessa mål är en vinst för både arbetsgivare och anställda.

Följande är exempel på PTO-policyn.

Syftet med betald ledighet

Syftet med betald ledighet är att ge anställda flexibel betald ledighet från arbetet som kan användas för sådana behov som semester, personlig sjukdom eller familjesjukdom, läkarbesök, skola, volontärarbete och andra aktiviteter av den anställdes val. Bolagets mål är att minska oplanerad frånvaro och behovet av tillsynskontroll.

De PTO-dagar du samlar på dig, ikraftträdande (datum) ersätter alla befintliga semester, sjuktid och personliga arbetsdagar som du har tilldelats enligt tidigare policyer. Den semestertid som du samlat på dig tidigare kommer att överföras, utöver PTO-policyn, enligt företagets riktlinjer vid den tidpunkten.

Riktlinjer för användning av kraftuttag

Varje heltidsanställd kommer att tjäna PTO varannan vecka i steg per timme baserat på deras tjänstgöringslängd enligt definitionen nedan. PTO läggs till den anställdes PTO-bank när varannan veckas lönecheck utfärdas. PTO som tas kommer att subtraheras från den anställdes upplupna tidsbank i steg om en timme.

Berättigande att skaffa PTO är beroende av att den anställde antingen arbetar eller använder upplupen PTO under hela varannan veckas löneperiod. PTO tjänas inte in i löneperioder under vilka obetald ledighet, kortare eller långvarig funktionsnedsättningsledighet eller arbetsledighet tas ut.

Anställda kan använda tid från sin PTO-bank i steg per timme. Den tid som inte omfattas av PTO-policyn och för vilken separata riktlinjer och policyer existerar, inkluderar företagets betalda helgdagar, ledighet vid dödsfall, obligatorisk jurytjänst och militärtjänst lämna.

För att ta PTO krävs två dagars varsel till handledaren och personalen om inte PTO används för legitim, oväntad sjukdom eller nödsituationer. (Använd formuläret för betald ledighet för att begära PTO.) I alla fall måste PTO godkännas av den anställdes chef i förväg.

Undantag för betald ledighet

• Anställda som missar mer än tre oschemalagda dagar i följd kan bli tvungna att uppvisa en läkarbefrielse till personalavdelningen som tillåter dem att återgå till arbetet.
• PTO som tas utöver den intjänade PTO kan resultera i progressiva disciplinära åtgärder upp till och inklusive uppsägning. Denna ledighet kommer att vara obetald. Det enda möjliga undantaget från denna policy måste beviljas av företagets VD.
• PTO som intjänats före början av en begärd och godkänd obetald ledighet ska användas för att täcka uteblivna timmar innan den obetalda ledigheten börjar.
• Enligt företagets policy för Family and Medical Leave Act (FMLA) tas all intjänad PTO-tid innan den obetalda FMLA-tiden börjar.
• Oschemalagd frånvaro, på grund av sjukdomar på fyra timmar eller mer, som resulterar i på varandra följande dagar frånvarande från arbetet, betraktas som en frånvaroincident i förhållande till potentiella disciplinära åtgärder.

Definierade progressiva disciplinära åtgärder

Progressiva disciplinära åtgärder i förhållande till incidenter med frånvaro administreras på en rullande 12-månaderskalender enligt följande:

• En till tre incidenter: Inga disciplinära åtgärder. Handledningscoachning
• Fjärde incidenten: Verbal varning med dokumenterad coachningssession
• Femte incidenten: Skriftlig varning i den anställdes akt
• Sjätte incidenten: Uppsägning av anställning

Ytterligare potentiella disciplinära åtgärder

• En anställd som får en andra skriftlig varning under en rullande 24-månadersperiod kommer att få sin anställning uppsagd.
• En anställd som har använt alla sina FMLA- och korttidsinvaliditetsförmåner, och fortfarande inte kan återgå till arbetet, kommer att få sin anställning avslutad.

Frivilligt sluta

• Varje anställd som missar två dagars arbete utan att meddela sin chef kan anses ha frivilligt slutat sitt arbete.

Specifik behörighet för PTO

PTO tjänas in enligt följande schema baserat på en 40-timmars arbetsvecka. PTO är proportionellt baserat på antalet arbetade timmar enligt en anställds ordinarie schema. (Tack till Amy Casciotti från TechSmith Corporation för provnumren.)

År i tjänst

• 1-2: 144 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 2,7693 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 3-4: 152 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 2,9231 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 5-6: 160 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,077 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 7-8: 168 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,2308 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 9-10: 176 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,3847 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 11-12: 184 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,5385 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 13-14: 192 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,6924 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 15-16: 200 arbetstimmar per år, intjänad i en takt av 3,8462 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.
• 17+: 208 arbetstimmar per år, intjänad med en takt av 4,0 timmar för varje hel arbetsvecka under ett kalenderår.

Varje anställd får överföra 80 timmars intjänad PTO till ett nytt kalenderår. Anställda ansvarar för att övervaka och ta sin PTO under loppet av ett år så att de inte går miste om tid som intjänats när det aktuella kalenderåret slutar. (PTO är föremål för tillsynsgodkännande och inte alla anställda kan ta ackumulerad tid i december; företaget måste fortsätta att betjäna kunderna.)

Om förmildrande affärsförhållanden hindrade den anställde från att ta schemalagd PTO, får denna PTO bäras över och tas under första halvan av nästa kalenderår med godkännande av avdelningschef och Human Resurser.

Anställda får betalt för den kraftuttag de har förvärvat när anställningen upphör. Om en anställd har använt PTO-tid som ännu inte har intjänats och anställningen upphör, dras den PTO som tagits från den slutliga lönechecken. Anställda som ger två veckors uppsägningstid måste arbeta de två veckorna utan att använda kraftuttag.