Tackbrev som donatorer kommer att älska

Tacksamhet är kraftfullt, och ett tackbrev som skickas via post fortsätter att vara ett av de mest användbara sätten att uttrycka det till givare.

Ett tackbrev uttrycker uppskattning, fungerar som ett kvitto och hjälper till att bygga en starkare relation med givaren. Att skicka ett effektivt tackbrev kan ge din organisation ett försprång i en värld av välgörenhetstävlingar.

Varför ett tackbrev är viktigt

Tackbrev måste betraktas inom ramen för en plan för att behålla givare. Den planen bör omfatta minst:

Hur en välgörenhetsorganisation ber om donationer
Skicka onlinegivare till en lämplig målsida efter donation
Skickar ett mail tack omedelbart till onlinegivare
Att få ett tackbrev utanför dörren inom 72 timmar, oavsett om donatorer skickat en check med posten eller donerat online

Enligt insamlingsorganisationen AFP: s 2019 Fundraising Effectiveness Survey Report, det genomsnittliga övergripande retentionsgraden för givare 2018 var bara 43 %, vilket betyder att mindre än hälften av 2017 givare kom tillbaka för att ge igen 2018.

Det kan finnas många anledningar till detta, men ideella organisationers brist på effektiva retentionsstrategier spelar en stor roll.

Välgörenhetsorganisationer förlorar pengar när donatorer inte återvänder. De får pengar när de kan få givare att komma tillbaka. Det är billigare att behålla en givare än att rekrytera en.

I en studie utförd av filantropiforskaren Adrian Sargeant rapporterade givare att en av de främsta anledningarna till att de slutade ge är att de inte tackades. I en annan studie från DonorVoice är en av de främsta anledningarna till att donatorer uppger för att fortsätta att donera att få ett snabbt tack.

Vad ska inkluderas i ett tackbrev till givare

Tackbrev är en stor del av effektiva retentionsstrategier. Även i en onlinevärld uppskattar folk fortfarande ett brev som skickas. Här är måsten för ett tackbrev som fungerar.

Det måste komma i rätt tid

Insamlingsexperter rekommenderar att du skickar ett tackbrev – oavsett om de är förstagångs- eller långtidsdonatorer – inom 48-72 timmar efter mottagandet av donationen. Tidpunkten kan variera, men givaren bör ändå komma ihåg att ge donationen när de får tacket. Ett tack tre månader senare gör lite nytta.

Det måste vara korrekt

Stämmer givarens namn och adress? Har du använt rätt hedersbetygelse, som fru, fru eller herr? Är stavningen och grammatiken korrekt? Gör formateringen bokstaven lätt att läsa? När det är lämpligt, använd donatorns förnamn i hälsningen för mer personlig anpassning.

Det måste tillåta donatorn att visualisera effekten av donationen

Har du inkluderat en berättelse om någon eller något djur som kommer att dra nytta av gåvan? Eller har du använt ett vittnesmål från den personen? Människor känner sig mer generösa när de kan visualisera vissa människor eller ett djur som de har hjälpt.

Det måste visa hur väl dina program fungerar

Inkludera ett stycke om ditt uppdrag och lite statistik om dina resultat. Håll det dock kort. Brevet ska försöka nå donatorns hjärta mer än bara huvudet. Inkludera precis tillräckligt med numerisk data för att bevisa att du följer och gör vad du lovar.

Den måste använda "dig" oftare än "vi" eller "jag".

Gör givaren till hjälten. Använd frasen "på grund av dig" ofta. Gör brevet om givaren och de människor de hjälper snarare än om organisationen. Det här är ingen tid att skryta med pengarna du samlar in eller utmärkelserna du har vunnit. Det handlar om givaren och vad de har möjliggjort.

Inkludera gåvobeloppet och information om skatter

Är hela beloppet avdragsgillt eller bara en del? IRS anger vilka juridiska uttalanden som måste inkluderas.Denna information kan finnas i slutet av brevet, även om beloppet bör anges i brödtexten. Till exempel, "Tack för din donation på $200." Att nämna beloppet fungerar initialt som en bekräftelse på beloppet och en påminnelse för givaren.

Det bör undertecknas av en anmärkningsvärd person

Den personen kan vara en styrelseledamot, verkställande direktören, en volontär eller en mottagare av donationen. En person med hög status är logisk för de flesta tackbrev. Men några tackbrev kan vara från någon som använder din organisations tjänster, till exempel en student som får ett stipendium eller mamman till ett barn som gynnas.

Den innehåller ett efterskrift

När folk skannar ett brev läser de PS. Så låt det sista meddelandet räknas. Upprepa en viktig del av information och upprepa din tacksamhet. När det är lämpligt, be personen som undertecknar brevet att lägga till ett handskrivet PS där du säger tack igen eller hänvisar till något personligt.

Det bör inte vara ett generiskt formbrev

Helst bör tackbrev inte vara generiska brev, konfigurerade och sedan glömda. Låt inte din tacksamhet bli rutinmässig och tråkig. Om du inte har ett stort antal givare, bör din välgörenhet försöka göra varje tackbrev unikt så att givaren vet att brevet var specifikt avsett för henne.

Exempel på tackbrev

Om du vill att givare ska ge, om och om igen, visa dem din tacksamhet genom att ta dig tid att säga tack kreativt och genom att anpassa dessa tackbrev och anteckningar.

Du kan använda detta prov som en modell för att skriva tackbrev till givare. Ladda ner mallen (kompatibel med Google Docs och Word Online), eller läs textversionen nedan.

Ladda ner Word-mallen

3 tackbrev Donatorer kommer att älska

Tackbrev nr 1 (textversion)

Kära Deborah,

Tack vare dig firade Michael och hans syster, Janet, Michaels 9-årsdag med tårta och ballonger på en trygg och kärleksfull plats. De är inte längre rädda och älskar att ha sina alldeles egna rum.

Tack för din nyligen generösa gåva på 100 USD till Children's Residential Services of Greater Boston. Din vilja att hjälpa fördrivna barn i vårt samhälle att klara kriserna i deras liv gör stor skillnad för barn precis som Michael och Janet.

Tack vare dig har vi försett 250 barn just i år en plats att bo, lära och känna sig trygga på.

Din donation kommer att hjälpa till att köpa nya datorer till våra barn under de kommande sex månaderna. Barnen är ivriga efter nya datorer för att göra sina läxor och kommunicera med vänner och familj.

Datorerna är en del av vår Excellence in Service-kampanj som kommer att göra vårt hem ännu trevligare för Michael, Janet och deras nya vänner. Du och andra personer som du har fört oss närmare vårt mål på 50 000 USD för den kampanjen.

Vi vill gärna ge dig en rundtur för att träffa några av de 15 anställda och 50 barn hos oss. Vi älskar att visa upp vårt bekväma hem, och barnen tycker om att träffa besökare. En eller två kanske till och med visar dig vad de kan göra med sina nya datorer.

Janet Teebs, vår utvecklingsdirektör, är alltid tillgänglig för att boka ett besök åt dig eller svara på eventuella frågor du kan ha. Tveka inte att ringa henne på 520-446-0912 eller maila henne på [email protected].

Vi vill gärna hålla dig uppdaterad med våra e-postmeddelanden och nyhetsbrev. Du kan registrera dig för dem på vår webbplats, www.crc.org.

Återigen, tack för allt du gör för våra barn. Du är också en del av deras liv.

Vänliga hälsningar,

Malcolm Wexter
Verkställande direktör

P.S. Vi är beroende av frivilliga som hjälper oss. Om du vill dela med dig av din tid, låt Janet veta det, så kommer hon att be vår volontärsamordnare att ta kontakt. Vi har frekventa introduktioner till vårt arbete för volontärer. Vi skulle vara glada att se dig där.

Tackbrev nr 2 (textversion)

Kära James,

Först vill jag bara säga tack!

Din senaste donation på $150 betyder att du förstår hur värdefullt att rida en häst kan vara för ett barn med kognitiva eller fysiska utmaningar.

Men låt mig berätta vad våra tjänster på Therapeutic Riding of Atlanta betyder för några av de barn som kommer till våra klasser.

En liten pojke med svår cerebral pares lärde sig att sitta högt på sin häst. Hans mamma var så stolt och sa: "Jag trodde aldrig att han skulle kunna göra det så bra. Om han kan göra det här, vad mer kan han göra?"
En ung tjej som aldrig hade sagt ett ord sa plötsligt "gå" till sin häst.
Eftersom hon byggde upp sitt självförtroende genom att rida, är en liten flicka inte längre rädd för att vara på lekplatsens gungor.
Ett barn som hade problem med att gå själv började göra det efter bara några gånger på en häst.
En ung flicka kunde prata högre i klassrummet eftersom hon hade blivit starkare och andningen bättre av att rida sin häst.

Även om dessa segrar kan verka små för den genomsnittliga personen, vet du att de inte är det. Det är därför du gav, och varför barnen vi tjänar och vi är fulla av tacksamhet för din generositet.

Donatorer som du hjälper till att göra vår terapeutiska ridning möjlig, se till att våra hästar är väl utfodrade, inhysta och tränade, och garantera att vi kan erbjuda stipendier till barn och deras familjer som annars inte hade råd med dessa livsförbättrande aktiviteter.

Vi vill att du också ska vara en aktiv medlem i vår community. Besök vår webbplats på www.tra.org för att registrera dig för våra e-postmeddelanden och nyhetsbrev. Håll utkik efter inbjudningar till våra evenemang som Horsin' Around, Hearts & Horses och de speciella turer vi erbjuder året runt.

Vi är volontärintensiva och ser gärna att du får uppleva glädjen i att hjälpa ett barn att rida en häst. Ange bara ditt intresse på vår webbplats eller ring volontärsamordnaren, Sandy Converse, på xxx-xxxx. Volontärer får också bära några fantastiska t-shirts!

Igen, tack! Vi älskar ditt stöd.

Alltid bäst,

Lilly Andersson
Verkställande direktör

P.S. Som ett speciellt tack kommer vi att lägga till dig i vår exklusiva vänkrets och lista ditt namn i vår årsredovisning och vårt nyhetsbrev. Kom till vår ranch snart så att vi personligen kan säga tack.

Tackbrev nr 3 (textversion)

Kära Frank och Louise,

Den här veckan, tack vare din hjälp, flyttade vi Tom och Francis, ett äldre par, till en ljus, välmöblerad lägenhet i ett samhälle som ägnas åt deras hälsa och lycka.

Tom och Francis är inte längre isolerade i en svåråtkomlig promenad i ett höghus, utan har nu enkel tillgång till de tjänster de behöver. Dessutom kommer de att få två måltider om dagen och delta i hälsosamma och roliga aktiviteter, allt från träningsklasser till utflykter i samhället.

Tack för din omtänksamma donation på $250 till Wildthorne County Agency on Aging. Din donation kommer att se till att seniorer i vårt län, som Tom och Francis, trivs.

Mer än 30 % av vårt läns seniorer lever som bekant på små fasta inkomster. Agency on Aging tillhandahåller måltider, hyressubventioner, rådgivning, rekreation och hälsovård för många av dem.

Tack vare dig kan vi fortsätta hjälpa äldre i nöd. Donationer från omtänksamma människor som du hjälper oss att kompensera för nedskärningar i vår statliga och lokala finansiering.

Ärligt talat skulle vi inte kunna göra detta utan dig. Vi, och de vi tjänar, uppskattar verkligen din generositet.