Anställda behöver respons att veta hur de mår och om de uppfyller sin chefs förväntningar. Alla älskar en kritik när du ger beröm och tillfredsställelse; det är mer utmanande när du behöver diskutera förbättring av prestanda.
Nyttan av prestandarecensioner
Organisationer håller en prestationsöversyn för att ge feedback, uppmuntra medarbetarnas utveckling och bedöma medarbetarnas framsteg och bidrag. Huruvida en anställd möter och överträffar jobbets förväntningar är en kritisk komponent i återkopplingen av prestationsgranskningen.
A formell prestationsöversyn utmanar chefens kommunikationsförmåga eftersom medarbetaren förstår att prestationsöversynen kommer att påverka hans ersättning. Detta kan orsaka konflikter, ångest och sårade känslor. Oavsett hur din organisation tillämpar resultatfeedback, när du behöver föra en svår konversation, kommer dessa fraser och tillvägagångssätt att hjälpa. Här är några taktiker för att ge feedback.
Din prestation är enastående
Denna kommunikation är enkel, men du kan förbättra dess effekt och effekt. Nämn varför och ge exempel på skälen till att bedöma medarbetarens prestation som enastående. Den anställde kommer att lära av dina exempel och du kan uppmuntra henne att göra fler av de åtgärder som identifierats som anmärkningsvärda.
Din prestation kan förbättras
Kommunicera att medarbetaren presterar och uppfyller förväntningarna på jobbets krav, men han har möjlighet att förbättra prestation och siktar på att bli en enastående bidragsgivare. Beskriv de områden som behöver uppmärksamhet.
Ange att även om hans prestation kvalificerar honom för en löneförhöjning eftersom han framgångsrikt utför de grundläggande jobbkraven, skulle du vilja se förbättringar inom specifika områden.
Påpeka att om den anställde ska tjäna största möjliga löneökning varje år måste han förbättra nuvarande prestationer för att uppnå det målet. Diskutera de områden där han har störst möjlighet till förbättring.
Din prestation uppfyller inte förväntningarna
Observera att även om vi har diskuterat hans prestation under veckomöten, förbättras den inte och det är dags att prata om en handlingsplan. Alla anställda förväntas som ett minimum uppfylla sina arbetsförväntningar.
Ange de kritiska prestationsområden som behöver förbättras innan du kan fastställa att hans prestation uppfyller minimikraven på jobbet.
Påpeka att den anställde inte uppfyller de lägsta arbetsförväntningar som du diskuterade för året. Du kan lägga till, "Kanske jag inte kommunicerar denna information tydligt så att du förstår konsekvenserna av dina fortsatta dåliga prestationer. Jag har bestämt att vårt nästa steg är a prestationsförbättringsplan där vi sätter upp mål, gör överenskommelser, sätter deadlines och förfallodatum och träffas ofta för att bedöma dina framsteg."
Hjälpa anställda att förstå
Fortsätt inte att upprepa samma information när en anställd inte verkar förstå vad du försöker kommunicera. Hitta andra sätt att säga samma sak och hoppas att någon av dem kommer att kommunicera dina bekymmer. (Tänk på att brist på tydlighet ibland signalerar oenighet.)
Berätta för medarbetaren att du är öppen för alla frågor som kan hjälpa till att klargöra de punkter han inte förstår. Till sist, be honom att sammanfatta sin förståelse för dina viktigaste problemområden. (Du kan sedan bestämma vad som inte förstås och hur långt ifrån varandra du är i kommunikationen.)
När den anställde inte håller med
När du har försökt kommunicera problemen, noterar du med en anställds prestation, och medarbetaren inte håller med, är ifrågasättande ett rekommenderat tillvägagångssätt.
- Kan du ge exempel som visar mig vad som är fel med min bedömning av din prestation?
- Vad tror du att jag missförstår om den prestation som jag regelbundet observerade det här kvartalet?
Den feedback som jag har fått från dina medarbetare, teammedlemmar och andra chefer stämmer överens med mina observationer. Följaktligen vet jag att du inte håller med om min bedömning, men jag har inte hört något idag som gör att jag vill ändra den. Tills vidare kommer min bedömning att stå sig. Jag kommer gärna att diskutera din prestation ytterligare om en månad på vårt veckomöte efter att jag har sett bevis på förbättringar inom dessa områden.
Sammanfattning av prestationsöversikten
Säg till medarbetaren: "John, kommer du att sammanfatta vår diskussion här idag så att jag vet att du och jag är på samma sida?" Uttrycka förtroende för medarbetarens förmåga att lära sig, växa, förändras eller förbättras: "Jag är övertygad om att du kommer att kunna göra de förändringar som vi har diskuterat idag. Jag tror att du kommer att kunna göra dessa förbättringar eftersom du har talangen och färdigheterna som behövs för att prestera över genomsnittet. Jag finns tillgänglig för att hjälpa dig när du stöter på hinder för din framgång eller om du känner att du kommer att missa ett förfallodatum eller deadline. Låt mig bara veta när detta inträffar så snart du är medveten om det."
Skapa en uppföljningsplan
Ange: "Låt oss göra en plan tillsammans för att fortsätta dessa förbättringar. Jag vill ha feedbackpunkter tillräckligt ofta så att vi vet när ett problem uppstår. Ta dig tid mellan nu och torsdag att komma med en plan för att göra dessa förändringar. På torsdag kan du och jag komma överens om mål och tidsplaner för planen. Jag tänker också på det och kommer förberedd med mina idéer."
Nå överenskommelse om en handlingsplan
Fråga medarbetaren: "Håller du med om att detta är en genomförbar plan? Vi har sammanställt den här planen och jag är övertygad om att du kommer att kunna åstadkomma de nödvändiga förbättringarna inom de tidslinjer vi tagit fram. Håller du med? Vilka bekymmer har du som vi kan prata om idag?"
Tillkännage ett impopulärt lönebeslut
Säg till den anställde: "Baserat på din prestation i år har jag bestämt att du inte är berättigad till en löneökning. Eftersom du inte har uppnått dina förväntningar på jobbet kommer du inte att få löneförhöjning i denna cykel. Jag kommer gärna att diskutera detta ytterligare inom 4-6 månader efter att jag har sett en varaktig förbättring av din prestation."
Ange storleken på löneökningen och den lön som ökningen ger i den anställdes lönecheck med en ny löneökning. Procentsatser är inte alltid motiverande. Medan den anställde sannolikt kommer att räkna ut, är ditt mål att göra honom medveten om löneförändringen. Exempel: "Din löneökning är 500 USD, vilket ger din totala lön till 55 000 USD."
När du kommunicerar tydligt och undviker en defensiv reaktion kan du uttrycka dina förväntningar på ett sätt som medarbetaren hör. Tala så att medarbetaren lyssnar, förstår och förbättrar. När allt kommer omkring, är inte det målet?
