Hur man skriver och skickar professionella e-postmeddelanden

Oavsett om du letar efter arbete, skapar nya nätverksanslutningar eller bara försöker att utmärka dig i ditt nuvarande jobb, är det viktigt att veta hur man skriver och skickar professionella e-postmeddelanden.

Det här kan vara svårare än det låter. Många proffs har vant sig vid ett mycket avslappnat förhållningssätt till e-post i sina personliga liv. Även om slang, uttryckssymboler och textspeak vanligtvis är acceptabla när du mailar nära vänner, kommer de inte att flyga i jobbkorrespondens. Det är viktigt att veta hur du städar upp din kommunikation när du behöver.

När kan du behöva skicka ett professionellt e-postmeddelande? Det finns ett antal möjligheter. Du kan behöva skicka ditt följebrev till en potentiell arbetsgivare, a tackbrev till en kollega som gick med på att vara referens, ett avskedsbrev till din nuvarande chef eller en begäran om ett rekommendationsbrev.

När du skickar professionella e-postmeddelanden är det verkligen viktigt att se till att meddelandet är perfekt. Du vill inte spränga en möjlighet genom att göra några misstag – varken i hur du skickar e-postmeddelanden eller hur du håller reda på dem.

Lär dig vad du ska inkludera i dina meddelanden, vad som inte ska inkluderas och hur du stänger, signerar och skickar dina e-postmeddelanden.

Riktlinjer för professionell e-post

Granska dessa steg för att skriva ett professionellt e-postmeddelande av hög kvalitet, så kommer du alltid att göra ett bra intryck på mottagaren.

Vad du ska inkludera i ditt e-postmeddelande

• Ämnesrad: Ämnesraden bör kortfattat förmedla ditt syfte med att skriva. Din ämnesrad kan vara så enkel som "Tack" eller "Begäran om rekommendation."
• Hälsning: Även om du skriver ett mycket kort e-postmeddelande, inkludera en hälsning. Om du vet namnet på personen, inkludera det. Såvida du inte är på förnamnsbasis med personen, kalla dem efter deras titel.
• Längd: Håll din e-post så kortfattad som möjligt. Människor tenderar att skumma långa e-postmeddelanden, så inkludera bara viktig information.
• Stängning: Skriv av med ett kort "Tack", "Bästa" eller en annan enkel avsändning och sedan ditt namn. De flesta e-postkonton låter dig bädda in en signatur med ditt namn, titel och kontaktinformation i varje e-postmeddelande. Det är ett fantastiskt sätt att göra varje korrespondens mer professionell.

Vad du inte ska inkludera i ditt e-postmeddelande

• Typsnitt: Undvik utsmyckade, lekfulla eller färgade typsnitt; dessa distraherar helt enkelt mottagaren från ditt faktiska meddelande. Undvik att överanvända fetstil och kursiv stil, vilket får ett e-postmeddelande att se rörigt ut.
• Versal: Skriv inte heller med stora bokstäver; detta framstår som argt eller överexalterat i ett e-postmeddelande.
• Emoticons: Inkludera inte uttryckssymboler i ett professionellt e-postmeddelande; spara dessa för personlig korrespondens.

Tips för att säkerställa perfekta professionella e-postmeddelanden

När du har skrivit din e-post, gå igenom alla dessa steg innan du klickar på "skicka"-knappen:

• Se till att ditt meddelande är komplett: Dubbelkolla för att se till att ämnesraden i ditt e-postmeddelande är ifyllt, det har du innehöll en signatur, du skickar meddelandet till rätt kontaktperson och du har fyllt i Hemlig kopia fältet för att skicka en kopia till dig själv, så att du har ett register över e-postmeddelandet.
• Bekräfta ditt e-postmeddelande: Innan du trycker på skicka, se också till att du stavningskontrollerar och kontrollerar din grammatik och versaler. De är lika viktiga i e-postkorrespondens som de är i ett pappersbrev.
• Skicka ett testmeddelande: Innan du faktiskt skickar ditt e-postmeddelande, skicka meddelandet till dig själv först för att kontrollera att formateringen fungerar och att ingenting ser fel ut. Om allt ser bra ut, gå vidare och skicka e-postmeddelandet till företaget eller individen du kontaktar.
• Skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv: Använd Hemlig kopia fältet för att skicka en kopia av e-postmeddelandet till dig själv, så att du har ett register över när du skickade meddelandet och vem du skickade det till. Du kan också hitta denna information i din skickade mapp.
• Arkivera dina kopior: Med många e-postprogram kan du skapa mappar för att göra det lättare att hitta viktiga tidigare e-postmeddelanden. Ställ in mappar för alla dina jobbsökande mejl och andra professionella e-postmeddelanden och arkivera dina kopior efter att du har skickat dina meddelanden.

Granska professionella e-postexempel