E-post har blivit så populärt att folk i vissa fall använder det oftare än telefonen. För att det skrivna ordet så lätt kan missförstås, förståelse korrekt e-postetikett är avgörande i affärsmiljön.
Tyvärr förstår många människor inte hur man använder e-post till sin fördel, och de fördelar det kan ge ett företag missas ofta. Följande etikettregler för företags e-post kan hjälpa dina anställda att skriva e-postmeddelanden som är effektiva och effektiva.
Skicka endast tydliga och koncisa e-postmeddelanden
Den första regeln för god e-postetikett är att undvika långrandiga e-postmeddelanden som innehåller ovidkommande information och irrelevanta fakta. Håll dig till ämnet som kommuniceras och använd så få ord som möjligt. Om du behöver ett beslut, be om det. Om du behöver information, fråga efter den. Om du vill att någon ska vidta en åtgärd, be om det. Få inte dina läsare att undra varför du kontaktar dem. När du skriver ett e-postmeddelande, tänk på det som ett facklitteratur. Gör det inte till ett mysterium.
Använd alltid en meningsfull ämnesrad
Lämna aldrig ämnesraden i ett e-postmeddelande tom. En tom ämnesrad kan få din e-post flaggad som skräppost, och den kommer aldrig att nå sin destination. E-postmeddelanden med tomma ämnesrader förbises också ofta, särskilt om den avsedda mottagaren vanligtvis får många e-postmeddelanden en viss dag. Använd alltid en ämnesrad som på ett adekvat sätt återspeglar innehållet i din e-post. Det kommer att hjälpa dina mottagare att sortera igenom sina e-postmeddelanden mer effektivt och kommer att uppmuntra ett snabbare svar på din e-post.
Undvik extravagant formaterade e-postmeddelanden
Skicka e-postmeddelanden i professionella format. Undvik flerfärgade typsnitt och bilder för bakgrunder. Dessa tillbehör kan distrahera läsaren eller göra meddelandet svårt att läsa. Alla bakgrundsbilder du lägger till kan svälla filstorleken på din e-post. Det kan tvinga mottagare med långsamma anslutningar att vänta en plågsamt lång tid på att ditt meddelande ska laddas ned. Nya bakgrundsbilder som du lägger till kan svälla upp filstorleken på din e-post. Det kan tvinga mottagare med långsamma anslutningar att vänta en plågsamt lång tid på att ditt meddelande ska laddas ner.
Om ditt företag insisterar på att du använder särskilda e-postpapper för att skapa ett konsekvent utseende och känsla, dra nytta av det. Företagets logotyp och signaturlinjen kan projicera en professionell bild på dina e-postmeddelanden.
Skicka svar i rätt tid
Låt inte folk vänta på snabba svar på sin e-post. Svara snabbt med ett tydligt, kortfattat budskap. Om du behöver mer tid för att söka efter ett svar eller samla in mer information, berätta för din e-postavsändare när de kan förvänta sig ett svar.
Använd frånvarosvarsverktyg
Om du ska vara borta från kontoret och inte kan läsa din e-post, använd e-postsystemets frånvaroverktyg för att automatiskt svara alla som försöker kontakta dig. Se till att ditt autosvar låter avsändare veta när de kan förvänta sig att få ett svar.
Gråt inte varg med högprioriterade flaggor
De flesta e-postsystem låter dig flagga ett e-postmeddelande som "Hög prioritet" eller "Rush". Gör inte detta till din förinställda e-postflagga. Använd det sparsamt, annars kommer dina mottagare att ignorera prioritetsflaggan. När du äntligen skickar ett genuint viktigt e-postmeddelande kommer det inte att få den uppmärksamhet det förtjänar.
Fundera på om "Svara alla" är nödvändigt
Klicka inte instinktivt på knappen "Svara alla" för varje e-postmeddelande som har flera avsändare eller mottagare. Tänk på ämnet och bestäm vem som behöver läsa ditt svar. Att kontinuerligt svara alla i onödan ger dig snabbt ett rykte som en "affärsspammare", och folk kan börja ignorera dina e-postmeddelanden helt och hållet.
Separera företags- och personliga e-postkonton
Om det inte är en nödsituation, använd aldrig din företags-e-post för personlig korrespondens. Även om du äger ditt eget företag är det en bra idé att ha två separata e-postkonton. Det gör att du kan prioritera dina e-postmeddelanden och hålla orelaterade personliga meddelanden borta från affärsnätverket.
Använd professionella e-postkontonamn
Använd ditt eget namn som en del av alla företags e-postadresser. Till exempel [email protected] eller [email protected]. Undvik smeknamn, handtag, moniker eller oklara referenser. Använd till exempel inte [email protected] eller [email protected].
Är e-post det bästa för det här svaret?
Använd inte e-post som ditt enda kommunikationsverktyg. Alla meddelanden är inte lämpliga för e-post, och det kommer att finnas tillfällen då ett kort telefonsamtal eller ett kort kontorsbesök kan vara ett mer effektivt sätt att förmedla ett budskap. Att träffas eller prata i telefon kan introducera ett mänskligt element i interaktioner, och det kan göra allt skillnaden när du försöker förklara något, eller du vill övertala någon att ta en handling.
Var känslig och tillgänglig
Använd aldrig e-post för att avsluta en relation eller ett kontrakt. I professionell affärskorrespondens, inkludera alltid en signaturrad som ger alternativa sätt att kontakta dig. Du kan till exempel inkludera ditt kontors-, fax- och mobiltelefonnummer och din kontorspostadress.
Undvik att e-posta massiva bilagor
Du vet aldrig hur eller var din mottagare kommer åt sin e-post. Mobila enheter kan börja ladda ner filen innan de ber användaren att bekräfta nedladdningen. Det kan ta lång tid och förbruka bandbredd som mottagaren måste betala för. Håll den kombinerade storleken på bilagor under 50 MB.
Om du måste skicka en stor fil, kontakta mottagarna först och fråga hur de vill ta emot filen. Du använder också en filöverföringstjänst för att skicka filen.
Tänk efter innan du skickar det e-postmeddelandet
Slutligen, ta en stund och fundera över vad du har skrivit innan du trycker på "skicka"-knappen. Är det något som inte ska skickas i ett mejl? Är det av personlig karaktär och inte lämpligt att använda företagets e-postsystem? Skrev du mejlet medan du var arg och inkluderade stycken som du mycket väl kan ångra senare? Om så är fallet, tryck på "radera"-knappen.
