1906 skapade den italienske ekonomen Vilfredo Pareto en matematisk formel för att beskriva den ojämna fördelningen av välstånd i sitt land. Pareto observerade att 20% av folket ägde 80% av nationens rikedom. Han kunde inte veta det, men med tiden skulle den regeln visa sig gälla med otrolig noggrannhet i många situationer och vara användbar inom många discipliner, inklusive studiet av företagsproduktivitet.
Utöka definitionen
I slutet av 1940-talet, Dr. Joseph M. Juran – en produktkvalitetsguru från den eran – tillskrev 80/20-regeln till Pareto och kallade den Pareto-principen eller Pareto-lagen. Principen kanske inte har blivit ett hushållsbegrepp, men 80/20-regeln citeras verkligen än i dag för att beskriva ekonomisk orättvisa.
Det är också ett användbart verktyg för att hjälpa dig att prioritera och hantera arbetet i ditt liv.
På kvalitet
Juran tog Paretos princip vidare och tillämpade 80/20-regeln på kvalitetsstudier. Till exempel teoretiserade han att 20 % av defekterna orsakar 80 % av problemen i de flesta produkter.
I dag, projektledare vet att 20 % av arbetet förbrukar 80 % av tiden och resurserna. Dessa 20 % utgörs av de första 10 % och de sista 10 % av projektet.
Andra exempel du kan ha stött på är:
- 80 % av ett företags intäkter genereras av 20 % av dess kunder
- 80 % av klagomålen kommer från 20 % av kunderna
- 80 % av kvalitetsproblemen påverkar 20 % av ett företags produkter
Som en motsatt regel:
- 20 % av investerarna tillhandahåller 80 % av finansieringen
- 20 % av de anställda använder 80 % av alla sjukdagar
- 20 % av en bloggs inlägg genererar 80 % av dess trafik
Det finns ett nästan obegränsat antal exempel som vi tenderar att tillämpa 80/20-regeln på i vårt privata och arbetsliv.
För det mesta hänvisar vi till Paretos regel utan att tillämpa rigorös matematisk analys på situationen. Vi generaliserar om detta 80/20-mått, men även med den slarviga matematiken är förhållandet kusligt exakt i vår värld.
Använda 80/20-regeln för att hjälpa produktiviteten
Det finns flera sätt som 80/20-regeln kan användas för att förbättra din egen eller ditt företags produktivitet. För det första, om du tittar noga på objekten på din "att göra"-lista, är chansen stor att bara ett fåtal är knutna till viktiga frågor. Även om det kan vara tillfredsställande att kryssa av ett stort antal av de mindre frågorna, föreslår 80/20-regeln att du fokuserar på de få viktigare objekten som kommer att generera de mest betydande resultaten. Listan kanske inte blir mycket kortare, men du kommer att öva på effektiv prioritering.
Därefter, när du bedömer risker för ett kommande projekt, kommer du att upptäcka att inte alla risker har lika stor betydelse. Välj de risker som utgör den största potentialen för skador och fokusera dina övervaknings- och riskplaneringsaktiviteter på dem. Ignorera inte de andra, fördela bara dina ansträngningar proportionellt.
20 % av kunderna
Tidigare nämnde vi att företagens intäkter kommer från en liten del av den totala kundbasen. Fokusera på de 20 % av dina kunder som utgör huvuddelen av dina intäkter och investera din tid i att förstå, identifiera och kvalificera liknande kunder.
Utvärdera regelbundet de 80 % av dina kunder som genererar 20 % av din verksamhet och identifiera möjligheter att kasta bort dem för kunder som leder till bättre resultat. Vissa chefer och företag tar aktivt bort sina kundlistor med några års mellanrum, vilket effektivt sparkar de sämsta kunderna.
Leta efter 80/20-regeln i din kundtjänst. Om 20 % av dina produkter skapar 80 % av dina klagomål, gör en analys av grundorsaker för att identifiera kvalitetsproblemen där. Fokusera på eventuella dokumentationsproblem och vidta korrigerande åtgärder vid behov.
Pareto Används för att utvärdera arbetsbelastningar
Entreprenörer och oberoende proffs kan använda 80/20-regeln för att utvärdera sin arbetsbelastning. De kanske upptäcker att en oproportionerligt stor del av deras tid ägnas åt triviala aktiviteter som administrativt arbete som enkelt och billigt kan läggas ut på entreprenad.
När du utvärderar dina framsteg i mitten av året dina mål, fokusera på de få som är mest avgörande för din utveckling eller framgång. Som i den uppgiftslistan skapas inte alla uppgifter och mål lika.
Praktiska begränsningar för 80/20-regeln:
80/20-regeln har många tillämpningar i vårt arbete och privatliv, men det finns minfält här också.
Om du är en chef, fokusera inte på de 20 % av de bästa spelarna i ditt lag på bekostnad av de andra 80 %. Du ansvarar för att öka antalet topppresterande, inte bara bedöma och eventuellt eliminera de som presterar dåligt.
Som investerare kanske du tror att 80/20-regeln föreslår att du minskar din investeringsdiversifiering. Du kan göra justeringar av din portfölj om bara 20 % av dina investeringar driver 80 % av resultaten, men var noga med din övergripande portföljmix.
Paretos princip är en användbar konstruktion när man analyserar insatser och resultat. Det är värdefullt när det appliceras på listor med uppgifter eller mål. Det kan ge en användbar ram för att ta itu med många problem. Använd det frikostigt, men glöm inte att 20 % av allt inte är en obetydlig mängd.
