Vi spenderar mycket av våra arbetsliv i möten. I många fall fattiga mötesledning metoder resulterar i en improduktiv användning av deltagarnas tid. I en relaterad artikel erbjuder vi vägledning om hur du förvandlar fem vanliga mötesscenarier till produktiva evenemang. Här är ytterligare idéer för att stärka användbarheten, produktiviteten och effekten av möten.
Meeting Management Key — Stand PAT
Vissa chefer använder en P.A.T. inställning till möten, som kräver en Psyfte, en Agenda och a Timeframe. Att beväpna deltagarna med dessa kritiska sammanhang inför sessionen säkerställer att människor dyker upp beredda att delta och stöder mötets övergripande syfte. En tydlig P.A.T. outline hjälper till att säkerställa en produktiv session.
Du bör kunna definiera syftet med mötet i högst 1 eller 2 meningar. "Det här mötet är för att planera den nya marknadsföringskampanjen" eller "det här mötet är för att se över fraktens nya policy för hantering av returer." De syfte hjälper till att säkerställa att alla vet varför de är där, vad som behöver göras och hur man vägleder framsteg och driver för en slutsats.
Sätt en agenda. Lista de saker du ska granska/diskutera/inspektera. Vi vill tilldela en tidsgräns för varje punkt på agendan (se nedan) och identifiera den person som är ansvarig för att moderera diskussionen. Ställ in en tidsram; ange åtminstone en start- och sluttid. Vi rekommenderar också att sätta en varaktighet för varje punkt på dagordningen. Dessa bör uppgå till den övergripande mötestiden.
Starta dina möten i tid
Om du arbetar i en av de kulturer där människor sipprar in i möten ända fram till fem eller tio minuter efter den planerade starttiden, är det dags att starta en ny trend. Ett företag uppmanar sina chefer att stänga dörren vid utsatt starttid, och de som är försenade är inte välkomna att närvara. Även om detta kan vara mer drakoniskt än du bryr dig om att agera, bör du inte ha några betänkligheter med att få mötet att ordnas, se över syftet och bekräfta förväntningar och timing.
Vänta inte på att eftersläpande ska dyka upp. När någon kommer för sent, gå inte tillbaka och granska det som redan har täckts. Fortsätt med dina mötesämnen. Detta kommer att vara besvärligt för eftersläpningen och förbättra oddsen för att han/hon kommer i tid till nästa möte.
Om mötesarrangören/sponsorn inte dyker upp i tid, betrakta mötet som inställt och gå tillbaka till jobbet. En väntetid på fem till sju minuter är rimlig. Oddsen är att mötesarrangören stötte på en oväntad svårighet och skulle föredra att du inte slösar din tid på att vänta på honom/henne.
Håll mötet vid ämnet
En god praxis är att tilldela någon rollen att hålla alla på rätt spår under mötet. Alltför ofta driver diskussioner och försämras sedan till en virvel av åsikter, idéer, fakta och känslor. Tilldela istället rollen och informera alla närvarande om att den här personen kommer att ingripa om och när diskussionen avviker från dagordningen och specifika diskussionsämne. I vissa företag hänvisas denna roll till som "Traffic Cope", i andra, "Ämnesvakt". Oavsett etiketten är rollen oerhört hjälpsam för att stärka effektiviteten och produktiviteten hos din möten.
Om ytterligare ämnen dyker upp som ligger utanför agendan men viktiga att diskutera, bör de vara tydliga fångas och placeras på "parkeringsplatsen" för framtida övervägande och diskussion eller för en diskret möte. Mötesägaren förbehåller sig rätten att tillåta en mindre avvikande diskussion om det stöder mötets övergripande syfte.
Förvara och distribuera mötesanteckningar/protokoll
Någon annan än mötesarrangören borde föra protokoll från mötet. En bra protokollföring kommer att innehålla:
- Mötestid, datum, plats
- Beskrivning av syftet
- Kopia av dagordningen
- Lista över deltagare och en lista över de som inte deltog
- En detaljerad sammanfattning av slutsatser, åtgärdspunkter, ansvar och datum för slutförande. Många anteckningsskrivare använder agendan som en guide för att lista slutsatser och åtgärder.
- Planerat uppföljningsmöte om det verkligen behövs.
Dela helst mötesanteckningarna så snart som möjligt efter mötets slut och absolut inom en arbetsdag. Protokoll och anteckningar fungerar som en viktig påminnelse för deltagare samt en informationskälla för andra intressenter eller för de som missade mötet. Protokollerna är ett utmärkt verktyg för att påminna människor och team om deras engagerade uppföljningsåtgärder.
Poängen
Det är möjligt att ett möte kommer att resultera i ett positivt resultat, hjälpa till att driva projekt och människor framåt, bara inte räkna med det. Viss flit och medveten förstärkning av dina möteshanteringstekniker kommer att förbättra dina chanser att få ett bra resultat.
Uppdaterad av Art Petty
