Dokumentgranskning är ofta det mest arbetskrävande och dyra skedet av rättsprocess, den e-upptäcktsprocessenoch den elektroniska upptäcktsreferensmodellen (EDRM). Under denna fas granskas och analyseras varje sida med data i en samling för att avgöra vilka dokument som måste undanhållas från produktion till motstående ombud.
Vem utför dokumentgranskning
Ofta är dokumentgranskare advokater som förstår de juridiska och faktiska frågorna i rättstvisterna och kan göra de nödvändiga bedömningarna vad gäller privilegier och lyhördhet. För att minimera kostnaderna anställs ofta team av kontraktsadvokater eller advokater.
Granskningen består ofta av flera steg. Det juridiska teamet kan genomföra en första genomgång för att analysera dokument med avseende på relevans och kod eller markera dem för ett relevant ämne. Personal för rättstvister ladda sedan in den kodade datan i en sökbar databas som gör det möjligt för rättstvister att enkelt hitta nyckeldokument i varje fas av rättstvistsprocessen.
Orsaker till att dokument kan undanhållas
Efter att informationen har behandlats genomför det juridiska teamet en andra, mer detaljerad granskning för att avgöra vilka dokument som ska undanhållas från produktion. Dokument kan hållas inne av flera skäl, inklusive:
Relevans
Är informationen relevant för frågorna i ärendet? Om det är irrelevant för fakta och frågor i anspråket, rättegången eller utredningen behöver det inte presenteras för motparterna.
Lyhördhet
Reagerar informationen på begäranden om upptäckt från de motstående parterna eller utredningsförfrågningar från tillsynsorgan? Om så är fallet, vilken begäran om produktion svarar informationen på? Dokumentgranskare kan också tagga "heta" dokument - de som innehåller viktig information för ärendet och är särskilt lyhörda - under dokumentgranskningsstadiet.
Privilegium
Är informationen föremål för advokat-klientprivilegier, doktrinen för advokatarbetet och/eller några sekretessregler och integritetslagar? I så fall undanhålls den också från produktion.
Sekretess
Om handlingen är konfidentiell ska den undantas från produktion. Till exempel, om ett dokument diskuterar en byteshemlighet, såsom receptet på en godistillverkares signaturchokladkaka, är det juridiska teamet inte skyldigt att överlämna det till motparter. Dokumentgranskaren kommer att analysera dokumentet för att avgöra om det innehåller konfidentiell information. Om den gör det kommer granskaren att avgöra om vissa delar av det dokumentet ska redigeras till skydda kundens konfidentiella arbetsprodukt eller om dokumentet ska uteslutas från produktion sammanlagt.
Som en del av dokumentgranskningen kan granskningsteamet identifiera dokument som bör vara helt eller delvis redigerad eller markerad som konfidentiell för att skydda innehållet i dessa dokument från avslöjande. Teamet kan också förbereda privilegie- och/eller redaktionsloggar för att spåra sådan information.
Förutom granskning för relevans, lyhördhet, privilegier och konfidentialitet, granskar teamet kan också analysera informationen för att relatera nyckeldokument till påstådda fakta eller viktiga juridiska frågor i fall. Dokumentgranskare kan också försöka relatera nyckeldokument till nyckelspelare som kan vittna om dokumenten eller identifiera annan subjektiv information.
Syftet med dokumentgranskning
Baserat på granskning och analys av dokumenten i samlingen kan det juridiska teamet börja få en större förståelse av sakfrågorna i ett mål, formulera juridiska teorier och identifiera nyckelvittnen som ska avsättas eller kallas vid rättegång.
Genom avlivning, nyckelordssökning, första tidigare granskning och andra tekniker för att minska volymen av datamängden dokument som i slutändan granskas av det juridiska teamet representerar vanligtvis bara en liten del av originalet samling. För att ytterligare minska kostnaderna strömmar ett växande antal tekniker som automatiserar granskningsprocessen till marknaden.
